... oder warum es kein agiles Projektmanagement gibt
Der Begriff des "agilen Projektmanagements" beschreibt in der Regel die Umsetzung von Projektaufgaben mit agilen Methoden. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban sind Umsetzungsmethoden, die ihre eigenen Regeln und Vorgehensweisen haben. Auch andere Umsetzungsmethoden, wie Wasserfall oder V-Modell, die oft als klassische Vorgehensweisen bezeichnet werden, haben ihre eigenen Regeln und Vorgehensweisen. Die Auswahl der passenden Umsetzungsmethode hängt von der Komplexität der Aufgabenstellung ab. In dem Zusammenhang möchte ich auf die Stacey-Matrix verweisen, aber hier nicht näher darauf eingehen.
Wichtig ist die Frage in welchem Rahmen die Aufgaben umgesetzt werden. Ist es eine permanente Aufgabe innerhalb der Organisation, wie zum Beispiel die Weiterentwicklung eines Produktes oder ist es ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben, also ein Projekt. Die jeweilige Organisation (Linie oder Projekt) gibt die Rahmenbedingungen für die Umsetzung vor und steuert diese. In der Linienorganisation hat sich das Anforderungsmanagement bereits etabliert, die Budgets werden oft als Jahresbudgets innerhalb der Organisation geplant, die Release-Termine sind durch die Unternehmensplanung vorgegeben und das Berichtswesen wird durch den Linienverantwortlichen übernommen. In den Projekten schafft die Projektleitung gemeinsam mit den Auftraggebern in Form eines Projektauftrages diese Rahmenbedingungen für dieses zeitlich begrenzte Vorhaben.
In den Methoden des Projektmanagements werden die Einzelprozesse innerhalb der Projektphase und des Wissensgebietes beschrieben. Je nach Vorgehensmodell (PMI, GPM, DIN) unterscheiden sich die Projektphasen und die Wissensgebiete teilweise, aber nicht wesentlich. In unserem PM-BOOK haben wir auf Basis unserer Praxiserfahrungen die Phasen und Wissensgebiete weiter reduziert, um das Projektmanagement noch einfacher zu beschreiben und zu handhaben. Die Anwendung vieler Einzelprozesse, wie "Meilensteine festlegen" oder "Stakeholder identifizieren", ist unabhängig von der Umsetzungsmethode. Es gibt aber auch Einzelprozesse, die bei agiler Umsetzung entfallen ("Vorgangsdauer schätzen") oder modifiziert angewendet werden ("Inhalt und Umfang steuern").
Verlagerung von Projektmanagementaufgaben
In den Projekten mit agiler Umsetzung verlagern sich die Aufgaben des Projektmanagements teilweise in die Projektteams. In der Startphase des Projektes und beim Projektabschluss hat die Projektleitung die Steuerungsaufgaben in ihrer Verantwortung. In der Phase der Umsetzung, hier verschmelzen "Planung", "Umsetzung" und "Steuerung", verteilen sich die Aufgaben je nach Wissensgebiet komplett oder anteilig auf die Projektleitung und das Projektteam. In dem Bild "Agilität in Projekten" werden diese Verantwortlichkeiten blau oder grün dargestellt.
Die Projektleitung ist in der Startphase ("Initialisierung" und "Definition") für die Erstellung und Genehmigung des Projektauftrages verantwortlich. Zum Projektabschluss erstellt sie den fachlichen und kaufmännischen Projektabschluss und organisiert das "Lessons Learned" mit dem Projektteam.
Steuerung überwiegend durch die Projektleitung:
Integration - die Zusammenfassung aller Steuerungsfunktionen
Berichtswesen - gegenüber seinen Auftraggebern und Stakeholdern
Meilensteine - Planung zu Beginn des Projektes und bei Veränderungen
Beschaffung - Zusammenstellung des Teams und Beschaffung von Ressourcen
Kosten - Planung und Steuerung über die gesamte Projektlaufzeit
Risiken - insbesondere die Einflussgrößen von außerhalb des Projektes
Stakeholder - Planung und Steuerung der Einflüsse durch Stakeholder
Steuerung überwiegend durch das Projektteam:
Inhalt und Umfang - Produkt- und Sprintbacklog liegen in der Hoheit des Scrum-Teams
Qualität - durch die Reviews in jedem Sprint wird die Qualität gesteuert
Kommunikation - Wichtige Komponente der Zusammenarbeit im Team und im Projekt
Termine - Release- und Sprintplanung in Abhängigkeit der Meilensteine
Organisation - Teamarbeit ist überwiegend durch Selbstorganisation geprägt
Andere Beiträge in der Serie "Agilität in Projekten"
In den nächsten Beiträgen geht es um das Zusammenspiel des Projektmanagements mit der agilen Umsetzung: