Matthias Gärtner

PM 4.0 – Projektauftrag im Team erarbeiten

Der Projektauftrag ist die Grundlage des Projekterfolgs

Ehe ich auf eine effektive Methode zur Erarbeitung des Projektauftrages im Team mit einer Canvas-Vorlage eingehe, möchte ich auf meine Projekterfahrungen zurückblicken.

Meine ersten eigenen Projekte hatten keinen oder nur einen rudimentären Projektauftrag. Die Projekte sind irgendwie ganz gut ausgegangen. Mit der Zeit musste ich dann doch feststellen, dass ein guter Projektauftrag die Grundlage für eine gute Projektumsetzung ist.

Bei der Analyse von Fehlern, die Probleme im Projekt verursachen, konnte ich feststellen, das 90% dieser Fehler in der Startphase des Projektes entstehen. Die Top-Fehlerursachen bei gescheiterten (doppelte Zeit oder doppelte Kosten) oder abgebrochenen Projekten sind:

Projektziele nicht ausreichend (SMART) definiert und/oder nicht bekannt
Magisches Dreieck des Projektmanagement (Inhalt, Termine, Kosten) nicht detailliert genug betrachtet
Einflussfaktoren (Ereignisse und Personen-Gruppen) nicht ausreichend beachtet

Weitere Fehlerfaktoren wie zum Beispiel „schlechte Kommunikation“ resultieren in der Regel aus den oben genannten Fehlern.

Projektauftrag im Team erarbeiten

Eine wesentliche Komponente im „Projektmanagement 4.0“ ist die teamorientierte Umsetzung (siehe auch Blog Selbstführung in Projekten). Mit der Erarbeitung des Projektauftrages durch das Team (bei größeren Projekten durch das Kern-Team) lässt sich effektiv die Grundlage für den Projekterfolg – das ist der Projektauftrag – schaffen. Mit dem gemeinsam erarbeiteten Projektauftrag entwickelt sich ein einheitliches Verständnis zum Projektvorhaben. Gleichzeitig fließen das Wissen und die Erfahrungen des Projektteams mit ein.

In den Projektauftrag fließen nahezu alle Wissensgebiete des Projektmanagements ein. Mehr dazu auch im Blog PM 4.0 – Projektmanagement Prozessmodell.

Projektziele (Integration) – SMART definiert
Erfolgsfaktoren – Grundlage für die Qualität
Hauptanforderungen – oberste Ebene von Inhalt und Umfang
Meilensteine – Grundlage für die Terminplanung
Risiken und Chancen – Einflüsse durch Ereignisse
Budget – erste Komponente im Kostenmanagement
Stakeholder – Einflüsse durch Personen und Gruppen
Projektorganisation – Rollen und Aufgaben im Projekt

Diese einzelnen Komponenten des Projektauftrages stehen direkt oder indirekt in Abhängigkeit zueinander. Zum Beispiel kann sich ein Risiko („Key Ressource fällt aus“) gravierend auf die Kosten („Ersatzbeschaffung“) und die Termine („Ersatz steht nicht gleich zur Verfügung“) auswirken.

Daher lässt sich der Projektauftrag nicht einfach von „oben nach unten“ abarbeiten. Die Erstellung des Projektauftrages erfolgt iterativ. Das Team-Wissen ist dabei sehr gefragt. Wenn diese komplexen Abhängigkeiten visuell transparent gemacht werden, lassen sich die Abhängigkeiten besser verstehen und darstellen.

Für die Erarbeitung des Projektauftrages im Teams eignet sich die Canvas-Vorlage sehr gut. Der Entstehungsprozess des Projektauftrages ist interaktiv. Das Board bietet eine hohe Transparenz und die Zusammenhänge zwischen den Wissensgebieten sind besser zu erkennen.

Diese Canvas-Vorlage wurde durch RUHR PM auf Basis unserer Praxiserfahrungen erprobt und weiterentwickelt. Sie steht in diesem Beitrag auch als Vorlage zum Download bereit.

Download der Vorlage „Canvas Projektauftrag“ als PDF

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