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Digitale Projekte erfolgreich managen

Matthias Gärtner

Gründer und Geschäftsführer der RUHR PM

Vorträge auf dem PMI Chaptermeeting bei der IHK Köln

Am 16.11.2017 fand das 7. Chaptermeeting 2017 des PMI Köln Chapter e.V. bei der Industrie- und Handelskammer zu Köln statt. Auf dieser Netzwerkveranstaltung standen zwei Vorträge zum Thema "Digitale Projekte erfolgreich managen" im Mittelpunkt:

  • "Digitale Transformation - Herausforderungen an das Projektmanagement"
    von Matthias Gärtner, RUHR PM GmbH
  • "Die neuen Währungen im Digitalen Marketing:  Engagement, Emotion, Edgerank und Endorsement"
    von Prof. Dr. Stefan Strauß, STRAUSS MEDIA

Durch die Veranstaltung mit über 60 Gästen führte Herr Dr. Peter Fey, Vice President Universities des PMI Köln Chapter e.V.


Digitale Transformation - Herausforderungen an das Projektmanagement

In seinem Vortrag stellt Matthias Gärtner die drei wesentlichen Veränderungen im Projektmanagement, die durch die zunehmende Digitalisierung verursacht werden, vor:

  • Veränderungen in der Zusammenarbeit
  • Veränderungen in der Organisation
  • Veränderungen in der Projektsteuerung

Veränderungen in der Zusammenarbeit

In den letzten Jahren veränderte sich der Charakter der Projekte gravierend. Die agile Methoden der Projektumsetzung lösen immer mehr die klassischen Umsetzungsmethoden ab. Wo liegen die wesentlichen Unterschiede:

  • Die Laufzeit der Projekte wird immer kürzer. Wo vor zehn Jahren noch Großprojekte 3-4 Jahre dauern konnten, sind in der heutigen Zeit Laufzeiten unter einem Jahr die Regel.
  • Inhalt und Umfang der Projekte erfahren immer mehr Unschärfen bei dem Start der Projekte und höhere Flexibilität bei der Umsetzung. Die vollständigen Lasten- und Pflichtenhefte werden durch wachsende und in sich flexible Backlogs abgelöst.
  • Die Beteiligung des Kunden bzw. Auftraggebers in den flexiblen Projekten ist dringend erforderlich und durchgängig gegeben. Eine mitunter monatelange Pause in der Kommunikation zwischen Projektteam und Kunde in der Zeit zwischen Pflichtenheftabgabe und Testbeginn gibt es heute nicht mehr.
  • Die Dienstleister werden zu Partnern. So wie der Kunde und das Projektteam enger zusammenarbeitet, um der Flexibilität der Umsetzung gerecht zu werden, müssen auch die Dienstleister eingebunden werden. Die geforderte Flexibilität spiegelt sich in der Zusammenarbeit und den Verträgen wieder. 
  • Nicht zuletzt ist die Teamarbeit mit den agilen Werten der Schlüssel zum Erfolg. Die Zeiten, in der hinter verschlossenen Türen mit wenig Kommunikation umgesetzt wurde, sind längst vorbei. Die Teams arbeiten nach den agilen Werten.

Veränderungen in der Organisation

Projektmanagement war vor allem in den großen Projekten den oft zertifizierten Spezialisten vorbehalten. Eine Verankerung des Projektmanagements (mit Methoden, Erfahrungen, Steuerungsmöglichkeiten und Kultur) im Unternehmen zum Beispiel durch Projektmanagement Offices (PMO) war eher selten oder falsch positioniert anzutreffen. Mit den kürzeren Projektlaufzeiten, den kleineren Projektteams und der Vielzahl der Anforderungen steigt zwangsläufig die Anzahl der Personen mit Bedarf an Projektmanagement Know how im Unternehmen. Wer hier als Unternehmen nicht rechtzeitig die Weichen stellt, wird die Projekte in der digitalen Transformation nicht erfolgreich meistern.

Das Projektmanagement Office (PMO)

  • ist eine Organisationsstruktur, die projektbezogene Führungsprozesse standardisiert und die Verteilung von Ressourcen, Methodologien, Werkzeugen und Methoden unterstützt.
    (Definition des Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) des PMI®)
  • legt die PM-Standards (Vorgehen, Methoden, Tools, Templates) im Unternehmen fest.
  • ist verantwortlich für die Qualifikation (Ausbildung, Weiterbildung und Zertifizierung) im Projektmanagement.
  • ist in der Regel für das Projektportfolio verantwortlich (Planung, Steuerung und Berichtswesen).
  • unterstützt die operativen Projekte durch Audits, Support, Coaching oder Ressourcen für die Projektoffices.
  • schafft die Verbindung zwischen Strategie und Operative.

Veränderungen in der Projektsteuerung

Die Steuerung der Projekte wird auf immer mehr Schultern verteilt. Die Projektmitarbeiter mit diesen Aufgaben sind in der Regel keine Spezialisten im Projektmanagement. Sie müssen aber die Prinzipien einer erfolgreichen Projektsteuerung beherrschen, also kennen und anwenden. Das macht man mal nicht nebenher, wie manche "Führungskräfte" immer noch glauben.

  • Nur einfache und verständliche Standards und Methoden werden angenommen und umgesetzt.
  • Tools und Templates kommen nur zur Anwendung, wenn sie keinen Mehraufwand verursachen und handhabbar sind.
  • Der (vom Auftraggeber und Projektleiter unterschriebene) Projektauftrag ist das wichtigste Dokument im Projekt.
  • Der (regelmäßige) Statusbericht ist das wichtigste Steuerungsinstrument für den Projektleiter und den Auftraggeber.
  • Ein übersichtliches Projektportfolio ist bei der Vielzahl der Projekte unverzichtbar. Es wird aus den Statusberichten einfach befüllt.

Die neuen Währungen im Digitalen Marketing - Engagement, Emotion, Edgerank, Endorsement

In seinem Vortrag stellte Prof. Dr. Stefan Straß das "4E-Prinzipien im Umgang mit den Sozialen Medien" und "5 Gründe für Soziale Medien" vor. Bild- und wortgewandt stellte er den Zuhörern an vielen Praxisbeispielen vor, worauf es bei dem erfolgreichen Umgang mit den Sozialen Medien ankommt.

Durch die Digitalisierung der Kommunikation konnten neue Medienformate entwickelt werden, die aktuell mitunter Milliarden von Usern haben. Aus Unternehmenssicht sind diese Medien aktiv zu nutzen, da die Unternehmen selbst Inhalte in diesen Medien sind. Denn in vielen digitalen Medienformaten können die Kunden der Unternehmen oder andere (Konkurrenz-)Firmen direkt mit diesen in Verbindung treten oder über diese ihrer Community Nachrichten und/oder Bewertungen mitteilen.

Zur Bewertung des Erfolgs der Nutzung dieser digitalen Medien haben sich aktuell 4 Begriffe etabliert, an denen eine Kommunikation zielgerichtet ausgerichtet und gemessen werden kann. Diese Begriffe lauten Engagement, Emotion, Edgerank und Endorsement. Mit Blick auf führende Plattform-Anbieter wie Facebook müssen die Unternehmen in ihren Kommunikationsabteilungen die jeweils geltenden Vorgaben kennen und darauf adäquat reagieren. Die Kommunikation der Unternehmen in den Digitalen Medien ist klar an der Strategie der Unternehmen auszurichten.

Interessant für viele Gäste waren die beiden Nielsen-Regeln 90-9-1 oder 70-20-10 in Bezug auf Beteiligung (Produzenten und Konsumenten) in den Sozialen Medien

  • 1-10% der User "sprechen" und wirken optisch aktiv
  • 9-20% der User "liken" und "teilen" und sind damit interaktiv
  • 70-90% der User "schauen" nur und sind damit stille Konsumenten

oder umgekehrt

  • 70-90% des Contents kommt von 1-10% der User - sehr wenige sprechen für sehr viele
  • 9-20% des Contents kommt von 9-20% der User - ein sehr kleines Mittelfeld
  • 1-10 % des Contenst kommt von der großen stillen Masse - Keine Reputation der Mehrheit 

Herr Dr. Peter Fey bedankte sich bei den Vortragenden über sehr informativ Vorträge und bei allen Teilnehmern für die interessanten Diskussionen und ein lebhaftes Networking.

Die Unterlagen wurden durch dem PMI Köln Chapter e.V. zur Veröffentlichung zur Verfügung gestellt. Teile daraus sind Bestandteil dieses Beitrags. Das Copyrigth des Beitragsfotos liegt bei Helena Fey.

Vielen Dank auch im Namen der Vortragenden für diesen abwechslungsreichen Abend mitten in Köln.


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