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Veränderungen im Projektmanagement durch Digitalisierung

Matthias Gärtner

Gründer und Geschäftsführer der RUHR PM GmbH

Workshop aus der Reihe "Digitaler Dienstag" bei der IHK zu Essen

Am 4. September 2018 fand in den Räumlichkeiten des Camp.Essen ein Workshop zum Thema "Wie verändert sich das Projektmanagement in den Zeiten der Digitalisierung" statt. Dieser Workshop gehört zu der Reihe "Digitaler Dienstag" und wird von der IHK Essen angeboten.

Projektmanagement in der Digitalisierung

In dem Workshop stellte RUHR PM ihre praktischen Erfahrungen über die Veränderungen in den Projekten vor. Mit den Teilnehmern wurden anhand eines Beispielprojektes die drei Grundlagen für einen Projekterfolg erarbeitet.

Besonderes Interesse der Teilnehmer erregte dabei vor allem, wie die Digitalisierung die Steuerung von Projekten verändert. Da die Teilnehmer aus unterschiedlichen Klein- und mittelständischen Unternehmen des Ruhrgebiets kamen, waren die Vorkenntnisse im Projektmanagement unterschiedlich ausgeprägt. Das machte den Austausch besonders lebhaft und interessant.


Die Steuerung von Projekten in Zeiten der Digitalisierung

Die Anforderungen der Digitalisierung besteht darin, schneller auf den Markt zu kommen und die Projekte flexibel – und damit agil – umzusetzen.
Was unterscheidet die herkömmliche Projektgestaltung von der agilen?

Die klassische Umsetzung

Bei der klassischen Umsetzung, wie beispielsweise im Wasserfall oder im V-Modell, sind lange Laufzeiten unvermeidbar, denn die Anforderungen werden in Form von Lastenheften beschrieben und anschließend – mit technischer Sicht – in Pflichtenhefte überführt. Diese liefern dann die Grundlage für den Projektauftrag.

Nachträgliche Änderungen in die Pflichtenhefte aufzunehmen, ist sehr aufwendig und arbeitsintensiv.

Die Kunden oder Anwender sind nicht durchgängig bei der Projektumsetzung dabei. Die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern kann deshalb nur stark reglementiert erfolgen. Erst in der Testphase, kurz vor dem Roll Out, kommen die Endanwender üblicherweise wieder an Bord. Aufgrund der langen Projektlaufzeit haben sich Umfeld und Marktanforderungen bis zu diesem Zeitpunkt bereits stark geändert.

Im Ergebnis bedeutet es, dass das Projekt zwar – wie beschrieben – umgesetzt wird, aber dennoch kein Erfolg ist.

Die agile Umsetzung

Aus diesem Grund geht der Trend zu der agilen Umsetzung von Projekten mit  kleineren Teams – beispielsweise mit Scrum und Kanban.

Die Teams starten mit einer Vision und einer Übersicht der wichtigsten Anforderungen, die für das Projektergebnis wichtig sind. Diese sind die Grundlage für den Projektauftrag.

Sobald der Auftrag vom Kunden genehmigt ist, beginnt die iterative Umsetzung. Die Planung erfolgt unmittelbar vor jedem Projektabschnitt für exakt diese Projektphase. Mit dem Abschluss einer Iteration wird hinterfragt, ob die Ergebnisse (Review) den Anforderungen in vollem Umfang entsprechen oder die Methoden weiter optimiert werden sollten.

Durch das stetige Mitwirken des Kunden wird sichergestellt, dass das Projektergebnis immer zum aktuellen Umfeld und den Marktanforderungen passt.

Die Projektvielfalt in der Digitalisierung

Agile Projektrealisierung ist flexibel. Damit können vielfältige Projekte vielseitig umgesetzt werden.

Mit der wachsenden Projektvielfalt ändern sich allerdings auch die Anforderungen an die Mitarbeiter und die Teams. Während in den klassischen Großprojekten erfahrene und spezialisierte Teams für professionelles Projektmanagement in unterschiedlichen Hierarchien zum Einsatz kommen, sind bei den kleinen, schnellen, agilen Projekten vor allem hohe Flexibilität, ausgeprägte Teamarbeit und breites Fachwissen gefragt. Dabei kann sich das breite Wissen auf mehrere Schultern verteilen.

Sehen Sie sich das Segelboot mit den 10 Besatzungsmitgliedern in der Mitte an. Mit "Nur-Spezialisten" kommt man hier nicht weit. Agile Werte, wie Commitment, Offenheit, Mut, Respekt und Fokus sind hier in der Zusammenarbeit gefragt.



Projekte einfach erfolgreich machen

Unabhängig davon, für welche Umsetzung – klassisch, hybrid oder agil – der Kunde sich entscheidet, ist von größter Bedeutung, dass die Mitarbeiter die Ansätze der erfolgreichen Projektsteuerung verstehen. Das Projektmanagement muss deshalb einfach sein, um die Projekte erfolgreich werden zu lassen.

Wie das geht, zeigen wir in unserem PM-BOOK.
Darin beschreiben wir – einfach und kompakt – auf Basis unserer Praxiserfahrungen die wichtigsten Komponenten des Projektmanagements.

In dem praktischen Teil des Workshops konnten die Teilnehmer dieses PM-BOOK als kleines Nachschlagewerk im Taschenformat oder online nutzen.


Die 3 Grundlagen des Projekterfolgs

In dem praktischen Teil des Workshops haben wir anhand eines Beispiels die wichtigsten Grundlagen der Projektsteuerung und damit des Projekterfolgs erarbeitet.

In unserem Beispielprojekt ging es um die Erweiterung eines Mäh-Roboter-Prototypes mit GPS-Steuerung für die Präsentation auf einer Messe. Wichtig war dem Auftraggeber dabei, dass in der kurzen Zeit das bestmögliche Ergebnis erzielt wird. Daher bot sich in diesem Projekt eine agile Umsetzung an.

Der Projektauftrag ist die Mutter des Projekterfolgs. Er schafft den Leitplanken für die Projektarbeit und die Steuerung.
Das zwischen Auftraggeber und Projektleiter abgestimmte Vorgehen liefert für beide Seiten ein einheitliches Projektverständnis. Er ist eine Orientierungshilfe für alle Entscheidungen im Projekt.

Mit seiner Genehmigung startet die Umsetzung des Projektes.

 

Die Projektplanung beginnt mit der Erarbeitung des Projektauftrages auf hoher Ebene.
Die Planung bildet die Basis zur Steuerung des Projektes. Hier werden die Projektaufgaben in umsetzbare und steuerbare Einheiten aufgeteilt. Bei klassischer Umsetzung erfolgt die Planung für die gesamte Projektlaufzeit, bei der agiler Umsetzung ist die Planung dagegen iterativ.
Ein Projekt ohne Planung ist nicht steuerbar und kann daher nicht erfolgreich sein.

Der Statusbericht liefert die Grundlage für die Entscheidungen im Projekt. Er zeigt, ob die Umsetzung im Sinne der Planung erfolgt.
Es werden Informationen für Entscheidungen bei Abweichungen vom Projektauftrag geliefert. Die Mitarbeiter werden bei der Fokussierung auf die umzusetzenden Aufgaben unterstützt.Der Statusbericht gibt den Auftraggebern damit eine Zusammenfassung zum Projektfortschritt


Fazit

Die digitale Transformation wirkt sich auf die Zusammenarbeit in den Projekten und im Unternehmen aus. Agile Werte und Umsetzung rücken immer mehr in den Fokus. Die Projektsteuerung verlangt einfache und handhabbare Tools, die die Projektsteuerung beherrschbar machen.

Projektmanagement gehört deshalb zu der Grundausstattung der Mitarbeiter und muss in der Organisation verankert sein.


Erfahren Sie mehr in unseren PM-Nuggets

... das Business Breakfast mit interessanten Vorträgen und Workshops zur Agilität und zum Projektmanagement in der Digitalisierung.

Informieren Sie sich über unsere PM-Workshops

... als Einstieg für ihr Unternehmen bei der Einführung von agilen Methoden und wie Projekte einfach erfolgreich werden.


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