Home / Projektmanagement / Projekte einfach erfolgreich – 3 Tipps für den Projekterfolg

Projekte einfach erfolgreich – 3 Tipps für den Projekterfolg

Matthias Gärtner

Gründer und Geschäftsführer der RUHR PM GmbH

Wie wichtig ist Projekterfolg?

Nehmen wir an, Sie hätten ein privat zu finanzierendes Projekt "Hausbau". Die Prognose für den Erfolg dieses Projektes lautet:

  • 65% - im Projekt geht irgendetwas schief
  • 19% - das Projekt bricht erfolglos ab und das bisher investierte Geld ist verloren
  • 46% - das Projekt wird doppelt so viel kosten, wie prognostiziert
  • 46% - das Projekt dauert doppelt so lange, wie prognostiziert

Wie würden Sie entscheiden, wenn es um ihr eigenes Projekt geht?
Wenn Sie mich fragen? - Ich würde das Projekt unter diesen Prognosen nicht machen.

In den Unternehmen werden solche Projekte gestartet und mit diesen Erfolgsquoten umgesetzt. Die Prognosewerte stammen aus Studien zu Projekterfolgen aus den letzten 20 Jahren von der Standish Group, dem PMI® und der GPM.


Hebel für den Projekterfolg

Unterschiedlichen Studien untersuchten die Frage nach den Ursachen. Diese lassen sich in drei Kategorien zusammenfassen:

  1. Fehlendes Wissen im Projektmanagement
    Es agieren hervorragende Fachleute als Projektleiter. Denen fehlen teilweise die Erfahrung im Projektmanagement. Der Fokus der Projektarbeit ist dadurch fast nur auf dem inhaltlichen Teil des Projektes gerichtet.
  2. Fehlende Anwendung des vorhandenen Wissens
    Es ist ein Rätsel, warum die Verantwortlichen die Prinzipien des Projektmanagements nicht anwenden. Sie sind entweder von der Sinnhaftigkeit und Notwendigkeit nicht überzeugt oder es fehlt die praktische Erfahrung.
  3. Fehlerhafter Umgang mit Einflüssen auf das Projekt
    Der Umgang mit äußeren oder inneren Einflüssen auf das Projekt muss gelernt und geübt sein. Dazu bedarf es grundlegender Fähigkeiten im Management aber auch dem Wissen und der Übung, wie mit Risiken und Stakeholdern erfolgreich umzugehen ist.

Um die wirkungsvollen Verbesserungen für den Projekterfolg zu finden, müssen die Entstehungszeitpunkte von Fehlern in den einzelnen Projektphasen betrachtet werden. Zum Projektstart enstehen 75% aller Fehler, die sich dann auch fortsetzen. In der Planung sind es 15% und die restlichen Fehler werden im weiteren Projektverlauf gemacht.

Es entstehen also 90% aller Fehler in ungefähr 5% der Projektlaufzeit!

Tipp 1: Investieren Sie in einen professionellen Projektstart

Wenn Sie ein Projekt mit einem unerfahrenen Projektleiter starten, unterstützen Sie ihn ausreichend.

1. Wissen - stellen Sie dem Projektleiter Wissen und Erfahrungen in Form von Vorlagen oder Templates aus dem Unternehmen oder anderen erfolgreichen Projekten zur Verfügung.

2. Anwendung - unterstützen Sie ihn in der Anwendung der Vorlagen und Templates sowie bei der Umsetzung des Projektmanagements zum Projektstart durch ein PMO oder durch erfahrene Projektmanager.

3. Umgang mit Einflüssen - helfen Sie dem Projektleiter in der Anfangsphase die Einflüsse durch Ereignisse (Risiken) oder durch Personen und Personengruppen (Stakeholder) zu identifizieren und eine Strategie zum Umgang mit diesen Ereignissen zu entwickeln durch Beratung oder Coaching.


Tipp 2: Erstellen sie einen vollständigen Projektauftrag

Definition: Der Projektauftrag ist ein formelles Dokument, durch das das Projektvorhaben genehmigt wird und der Projektleiter bevollmächtigt wird, die Projektarbeiten zu planen und zu steuern, sowie Ressourcen der Organisation für Projektvorgänge einzusetzen.

Erstellen Sie mit dem Kernteam des Projektes den Projektauftrag. Dadurch fließen die Erfahrungen der künftigen Projektmitarbeiter ein. In Form eines Workshops werden in kurzer Zeit die wichtigsten Ergebnisse erzielt. Wichtig zu wissen ist, dass die einzelnen Komponenten nicht nacheinander zusammengestellt werden. Die Entwicklung des Projektauftrages erfolgt iterativ und jeweils aufbauend auf den Ergebnissen der unterschiedlichen Wissensgebiete.

Der Projektleiter stimmt den Projektauftrag mit dem Auftraggeber ab und beide Parteien unterzeichnen den Projektauftrag. Dieser bildet für den weiteren Projektverlauf die Leitplanken für alle Entscheidungen im Projekt.


Kostenmanagement in Projekten einfach erfolgreich machen.
Verschaffen Sie sich einen Überblick in unserem PM-Nugget am 13.09.2019.

Neuer Call-to-Action

Tipp 3: Planung und Steuerung am Projektauftrag orientieren

Nutzen Sie den Projektauftrag um alle Entscheidungen im Projekt an ihm zu spiegeln. Im regelmäßigen Austausch mit den Auftraggebern berichtet das Projekt über den Fortschritt gemäß des Projektauftrages.

Mit einem vollständigen Projektauftrag haben sie alle Wissensgebiete des Projektmanagements initial betrachtet. In der Planungsphase brechen Sie die den Projektauftrag in kleine steuerbare Einheiten herunter. Diese steuerbaren Einheiten sollten dann zu den Berichts- bzw. Umsetzungszyklen des Projektes  passen. Das können entweder die regelmäßigen Statusberichte oder die geplanten Iterationen sein.



Letzte Beiträge dieser Kategorie

Kommentare

Schreiben Sie einen Kommentar

Google Analytics Opt-Out Cookie wurde erfolgreich gesetzt.

Um unsere Webseite für Sie optimal zu gestalten und fortlaufend verbessern zu können, verwenden wir Cookies. Durch die weitere Nutzung der Website stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen zu Cookies erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Akzeptiert