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Agilität in Projekten (4/5) – Statusbericht in agilen Projekten

Matthias Gärtner

Gründer und Geschäftsführer der RUHR PM GmbH

... oder der Projektstatus als Basis für Projektentscheidungen

Im Zusammenhang mit agiler Umsetzung wird oft hinterfragt, ob in Zeiten von selbstorganisierten Teams Statusberichte in Projekten überhaupt noch nötig sind. Meine klare Antwort dazu ist JA.

Denn der Statusbericht liefert die Grundlage für (Projekt-)Entscheidungen. Er

  • zeigt, ob die Umsetzung im Sinne der Planung erfolgt.
  • liefert Informationen für Entscheidungen bei Abweichungen vom Projektauftrag.
  • unterstützt die Mitarbeitern bei der Fokussierung auf die umzusetzenden Aufgaben.
  • gibt den Auftraggebern eine Zusammenfassung zum Projektfortschritt.

 

Definition

Der Statusbericht ist das Steuerungsinstrument bei der Umsetzung der Projektaufgaben. Er referenziert alle für die jeweilige Berichtsebene relevanten  Detailpläne (Kosten, Meilensteine etc.). Bei eingetretenen oder drohenden Abweichungen sind diese Informationen die Basis für Entscheidungen und Änderungen in der Projektplanung.

Das ist die Definition auf Basis unserer Praxiserfahrungen. Das PMBOK® und die DIN gehen auf den Statusbericht nicht näher ein. Der Statusbericht hat als „Dokument des Projekt-Controlling“ zur „Vorlage bei der Projektleitung“ oft ein zu Unrecht negatives Image.

Hinweis: In unserem PM-BOOK haben wir auf Basis unserer Praxiserfahrungen wichtige Komponenten des Projektmanagements einfach und kompakt beschrieben.


Wer berichtet - was - wie oft - an wen

Die Frage wird mit der Kommunikationsplanung in der Planungsphase des Projektes festgelegt. Diese Planung erfolgt unabhängig davon, ob das Projekt agil, hybrid oder klassisch umgesetzt wird.

  • Es berichten die Teams an die nächsthöhere (Projekt-)Instanz. Das können Teilprojekte sein, die an den Projektleiter berichten. Oder es berichten die agilen Umsetzungsteams an den Teilprojektleiter "Anwendungsentwicklung". Und es berichtet der Projektleiter an seinen Auftraggeber oder dessen Steuerungsgremien (Lenkungsausschuss, Portfoliomanagement oder Projektmanagement Office).
  • Die Berichtszyklen werden ebenfalls in der Kommunkationsplanung festgelegt. Diese sollten zu den Meetingplanung passen. In der klassischen Umsetzung hat sich ein 2-wöchiger Rhythmus bewährt. In der agilen oder hybriden Umsetzung sollten die Statusberichte jeweils nach Iterationsabschluss erstellt werden. Der Statusbericht an den Auftraggeber erfolgt in der Praxis aller 6-8 Wochen.
  • Die Inhalte der Statusberichte ergeben sich aus der Verantwortung für die Ergebnisse aus den unterschiedlichen Wissensgebieten, die an die jeweiligen Teams oder Personen übertragen worden. Bei den Umsetzungsteams sind das in der Regel Inhalt und Umfang, Qualität sowie Meilensteine. In der Projektleitung oder im Projektoffice kommen die Themen Kosten, Risiken und Stakeholder dazu. Diese speziellen Themen können auch unterschiedlichen Berichtsrhythmen unterliegen (zum Beispiel Kostenstatus jeweils nach Monatsende).

Komponenten

Abhängig von der Berichtsebene und der unternehmensspezifischen Standards können die Statusberiche unterschiedliche Ausprägungen haben. Wichtig ist, dass die Berichte nur diese Themen enthalten, die für den Berichterstatter relevant sind. Damit soll der Statusbericht kein Selbstzweck werden, sondern weiterhin ein Steuerungsnstrument bleiben.

Folgendes Beispiel enthält Komponenten die in der Praxis oft anzutreffen und bewährt sind.

Die formalen Daten (Projekt, Berichterstatter, Datum) dienen zu Klassifizierung des Berichtes.

Der Status zu Inhalt und Umfang sowie Qualität werden in den drei folgenden Blöcken beschrieben:

  • Erreichte Ergebnisse der letzten Berichtsperiode - kann bei agilen Teams die Liste der umgesetzten User Stories (mit den jeweiligen Story Points) aus dem Review sein.
  • Probleme, Maßnahmen und Entscheidungsbedarfe - enthält aktuelle Probleme und getroffene Maßnahmen aus den berichtenden Teams. Bei Bedarf der Unterstützung aus der nächsthöheren Ebene können Entscheidungen andressiert werden. Diese Informationen kommen zum Beispiel auch aus der Retrospektive.
  • Geplante Aktivitäten in der nächsten Berichtsperiode - informiert darüber, welche Aktivitäten anstehen. Bei den agilen Teams kann das die Übersicht des aktuellen Sprintbacklogs sein.

Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit werden oft Ampeln verwendet. Was zu einer erfolgreichen Ampelkultur als Spiegelbild der Projektkultur gehört, habe ich auf in einem Vortrag im Arbeitskreis "Projektmanagement" des Bitkom ausgeführt. Mehr über diese Tagung ist in meinem Blog "Controlling in agilen Projekten" nachzulesen.

Weitere Themen, wie Meilensteine oder Kosten, können je nach Zuständigkeit des Berichterstatters dazukommen.

Auch aus den Kennzahlen der agilen Teams (geplante und ungesetzte Story Points) lassen sich KPI ableiten, die Auskunft über Termin- und Kostenprognosen geben. Die Überleitung aus den Burn-Up-Diagramm in eine Earned Value Analyse wird im neuen PMBOK® beschrieben und in unseren Projekten praktisch umgesetzt.


Projektportfolio steueren

Der Statusbericht sollte von jedem Projekt regelmäßig eingefordert werden. So erhält die Unternehmensführung einen vollständigen Überblick  über alle laufenden Projekte und Vorhaben mit dem aktuellen Status. Oft ist es in der Praxis so, dass Statusberichte als Vorlage in Powerpoint oder Word gestaltet werden. Diese sind zwar schnell erstellt, eignen sich leider gar nicht, um den jeweiligen Bericht im Gesamtportfolio einfach darzustellen.

Eine sehr smarte Lösung für die Erfassung und Darstellung der Statusberichte ist der Projekt-RADAR. Die Informationen des Projektstatus lassen sich einfach über eine XML-Schnittstelle oder direkt in einem webbasierten Formular erfassen. Die Übersicht über alle Projekte ist leicht verständlich. Der RADAR läuft auf allen Browsern vom Mobile über Tablet bis hin zu PC und Laptop. Durch Auswahl eines Projektes kann direkt in den aktuellen Statusbericht zum Beispiel im PDF-Format navigiert werden.

Wir erläutern Ihnen gern diese smarte (intuitive) und solide (preiswerte) Lösung zur Darstellung ihres Projektportfolios. Sprechen Sie uns an.


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