Kostenmanagement - 3 Regeln für den Projekterfolg

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Kostenmanagement – 3 Regeln für den Projekterfolg

12. August 2019 - 16:23
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Matthias Gärtner

Gründer und Geschäftsführer der RUHR PM GmbH

Projektmanagement Wissen und Vorträge

Wenn Projekte scheitern, wird der Misserfolg des Projektes immer am "magischen Dreieck" des Projektmanagements gemessen:

Termine (Time) - wurde die Meilensteine eingehalten?
Kosten (Budget) - ist das Projekt im Budgets geblieben?
Inhalte (Scope) - entspricht das Ergebnis dem Projektauftrag?

Der Projekterfolg hängt noch von anderen Komponenten, wie

Projektauftrag, Projektorganisation und Beschaffung
Risikenmanagement und Stakeholdermanagement
Projektkommunikation und Projektsteuerung

ab. In der Beurteilung des Projekterfolges wird auf diese Komponenten eher selten zurückgegriffen.

Aus meiner Erfahrung sind viele Projektleitende und ihre Teams in fachlichen Fragestellungen sehr gut aufgestellt. An der inhaltlichen Umsetzung scheitert ein Projekt selten.

Viele Projekte haben einen ordentlichen Terminpläne, an dem sich orientiert werden kann. Diese Pläne sind für viele Teams verständlich und sie können sich bei der Umsetzung danach richten.

Am häufigsten ist in den Projekten das Kostenmanagement nicht erfolgreich. Dafür gibt es folgende Gründe:

Kostenmanagement wird nicht gemacht (zum Beispiel in reinen internen Projekten mit "Eh-da-Kosten")
Kostenkontrolle erfolgt außerhalb des Projektes (Projektbudget und Rechnungen im Controlling)
Kostensteuerung erfolgt viel zu spät in den Projekten (erst, wenn Budgets "aus dem Ruder laufen")

Das Budget für das Projekt wird oft als "auftraggeber-gegeben" durch die Projektleitung hingenommen. Mit dem Erarbeitung eines Projektauftrages ist die Projektleitung in der Lage die Kosten viel besser als der Auftraggeber (z.B. im Business Case) abzuschätzen. Diese erste Gelegenheit, am Projekterfolg zu arbeiten, sollte sich die kluge Projektleitung nicht entgehen lassen.

Stelle anhand der umzusetzenden Aufgaben mit Hilfe eines Projektstrukturplans (PSP) ein übersichtliche Kostenverteilung für Dein Projekt auf. Lasse auf jeden Fall die bekannten Projektrisiken in Höhe des Risikowertes (= Eintrittswahrscheinlichkeit * Schadenhöhe) einfließen. Damit erhältst Du ein zu genehmigendes Budget, welches mit der Unterzeichnung des Projektauftrages zu den Leitplanken des Projektes gehört. Sollte das zu genehmigende Budget deutlich vom gesetzten Budget abweichen, kann man bei gewissenhafter Kalkulation das dem Auftraggeber gut erläutern.

Beispiel 1: Eine interne Key-Ressource steht Ihnen ad hoc nicht zur Verfügung. Dieses Risiko (als Bedrohung) ist schon im Projektauftrag verankert. Kalkuliere den Ersatz dieser Ressource durch interne oder externe Ressourcen und setze die neuen Ressourcen richtig ein.
Beispiel 2: Für die Anbindung eines externen IT-Systems hatte man eine Eigenentwicklung geplant. Der Anbieter des Systems kann jetzt eine standardisierte Schnittstelle liefern. Auch diese Möglichkeit hatte man als Risiko (als Chance) im Projektauftrag aufgenommen. Entscheide im Sinne des Projekterfolgs.

Binde bei solchen Entscheidungen den Auftraggeber (zum Beispiel in Form einer Entscheidungsvorlage) mit ein. Es zeichnet Dich als professionellen Projektmanager oder Projektmanagerin aus.

Nach jedem Abrechnungszyklus liegen neue Istzahlen vor. Verlasse Dich nicht auf die Rechnungslegung der Dienstleister oder die Kontierung der Mitarbeitenden.

Bestimme ab dem ersten Zyklus mit der Earned-Value-Methode den aktuellen Fertigstellungswert und damit die Prognosen für Projektkosten und Abschlusstermin. Die dazu benötigten Kennzahlen liegen in Projekten in der Regel vor oder lassen sich einfach ermitteln.

Berichte regelmäßig dem Auftraggeber über den Fortschritt und die Prognosen der Kosten und Termine.

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