Home / Projektmanagement / Kostenmanagement – 3 Regeln für den Projekterfolg

Kostenmanagement – 3 Regeln für den Projekterfolg

Matthias Gärtner

Gründer und Geschäftsführer der RUHR PM GmbH

Das magische Dreieck des Projekterfolgs

Wenn Projekte scheitern, wird der Misserfolg des Projektes immer am "magischen Dreieck" des Projektmanagements gemessen:

  • Termine (Time) - wurde die Meilensteine eingehalten?
  • Kosten (Budget) - ist das Projekt im Budgets geblieben?
  • Inhalte (Scope) - entspricht das Ergebnis dem Projektauftrag?

Der Projekterfolg hängt noch von anderen Komponenten, wie

  • Projektauftrag, Projektorganisation und Beschaffung
  • Risikenmanagement und Stakeholdermanagement
  • Projektkommunikation und Projektsteuerung

ab. In der Beurteilung des Projekterfolges wird auf diese Komponenten eher selten zurückgegriffen.


Was funktioniert in der Regel und was nicht?

Aus meiner Erfahrung sind viele Projektleiter und ihre Teams in fachlichen Fragestellungen sehr gut aufgestellt. An der inhaltlichen Umsetzung scheitert ein Projekt selten.

Viele Projekte haben einen ordentlichen Terminpläne, an dem sich orientiert werden kann. Diese Pläne sind für viele Teams verständlich und sie können sich bei der Umsetzung danach richten.

Am häufigsten ist in den Projekten das Kostenmanagement nicht erfolgreich. Dafür gibt es folgende Gründe:

  • Kostenmanagement wird nicht gemacht (zum Beispiel in reinen internen Projekten mit "Eh-da-Kosten")
  • Kostenkontrolle erfolgt außerhalb des Projektes (Projektbudget und Rechnungen im Controlling)
  • Kostensteuerung erfolgt viel zu spät in den Projekten (erst, wenn Budgets "aus dem Ruder laufen")

Regel 1 - Sichern Sie sich das Budget, welches Sie für das Projekt benötigen

Das Budget für das Projekt wird oft als "auftraggeber-gegeben" durch den Projektleiter hingenommen. Mit dem Erarbeitung eines Projektauftrages ist der Projektleiter in der Lage die Kosten viel besser als der Auftraggeber (z.B. im Business Case) abzuschätzen. Diese erste Gelegenheit, am Projekterfolg zu arbeiten, sollte sich der kluge Projektleiter nicht entgehen lassen.

Stellen Sie anhand der umzusetzenden Aufgaben mit Hilfe eines Projektstrukturplans (PSP) ein übersichtliche Kostenverteilung für Ihr Projekt. Lassen Sie auf jeden Fall die bekannten Projektrisiken in Höhe des Risikowertes (= Eintrittswahrscheinlichkeit * Schadenhöhe) einfließen. Damit erhalten Sie ein zu genehmigendes Budget, welches mit der Unterzeichnung des Projektauftrages zu den Leitplanken des Projektes gehört. Sollte das zu genehmigende Budget deutlich vom gesetzten Budget abweichen, können Sie bei gewissenhafter Kalkulation das dem Auftraggeber gut erläutern.


Regel 2 - Übernehmen Sie aktiv die Budgetverantwortung

Mit der Genehmigung des Projektauftrages und dem Projektbudget hat der Projektleiter die volle Hoheit über die Verwendung des Projektbudget im Sinne des Projekterfolgs. Nutzen Sie das Zusammenspiel von Risikomanagement und Kostenmanagement, um Ihr Projekt einfach erfolgreich zu machen.

  • Beispiel 1: Eine interne Key-Ressource steht Ihnen ad hoc nicht zur Verfügung. Dieses Risiko (als Bedrohung) ist schon im Projektauftrag verankert. Kalkulieren Sie den Ersatz dieser Ressource durch interne oder externe Ressourcen und setzen Sie die neuen Ressourcen richtig ein.
  • Beispiel 2: Für die Anbindung eines externen IT-Systems hatten Sie eine Eigenentwicklung geplant. Der Anbieter des Systems kann jetzt eine standardisierte Schnittstelle liefern. Auch diese Möglichkeit hatten Sie als Risiko (als Chance) im Projektauftrag aufgenommen. Entscheiden Sie im Sinne des Projekterfolgs.

Binden Sie bei solchen Entscheidungen den Auftraggeber (zum Beispiel in Form einer Entscheidungsvorlage) mit ein. Es zeichnet Sie als professionellen Projektmanager aus.


Kostenmanagement in Projekten einfach erfolgreich machen.
Verschaffen Sie sich einen Überblick in unserem PM-Nugget am 13.09.2019.

Neuer Call-to-Action

Regel 3 - Behalten Sie die Kosten von Anfang an im Griff

Nach der Genehmigung des Projektauftrages mit dem Projektbudget planen Sie die Kostenverteilung entsprechend der Abrechnungszyklen. Diese erfolgen in der Regel monatlich. Die Kostenzuordnung ergibt sich entsprechend der festgelegten PSP-Stuktur nach Arbeitspaketen und Ressourcen.

Nach jedem Abrechnungszyklus liegen neue Istzahlen vor. Verlassen Sie sich nicht auf die Rechnungslegung der Dienstleister oder die Kontierung der Mitarbeiter.

Bestimmen Sie ab dem ersten Zyklus mit der Earned-Value-Methode den aktuellen Fertigstellungswert und damit die Prognosen für Projektkosten und  Abschlusstermin. Die dazu benötigten Kennzahlen liegen in Projekten in der Regel vor oder lassen sich einfach ermitteln.

Berichten Sie regelmäßig dem Auftraggeber über den Fortschritt und die Prognosen der Kosten und Termine.

Wie diese Earned-Value-Methode für Projekte mit klassischer, agiler oder hybrider Umsetzung funktioniert oder wofür eine PSP-Stuktur hilfreich ist und wie sie sinnvoll aufgebaut wird, können Sie in unseren nächsten Blog-Beiträgen nachlesen oder in unseren PM-Nuggets erleben:

  • 13.09.2019 um 09:00 Uhr PM-Nugget #6 als Business Breakfast "Kostenmanagement und einheitliche KPIs"
    Teilnahme sichern
  • 08.10.2019 um 16:00 Uhr PM-Nugget #7 als Mini-Workshop "Kostenmanagement mit Pivot und EVM"
    Teilnahme sichern


Letzte Beiträge dieser Kategorie

Kommentare

Schreiben Sie einen Kommentar

Google Analytics Opt-Out Cookie wurde erfolgreich gesetzt.

Um unsere Webseite für Sie optimal zu gestalten und fortlaufend verbessern zu können, verwenden wir Cookies. Durch die weitere Nutzung der Website stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen zu Cookies erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Akzeptiert