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Agilität in Projekten (2/5) – Projektauftrag in agilen Projekten

Matthias Gärtner

Gründer und Geschäftsführer der RUHR PM GmbH

... oder der Projektauftrag als Basis für den Projekterfolg

Die Ausgangssituation zum Start eines Projektes ist in der Regel so, dass eine Vision, eine Idee oder ein Business Case mit gewissen Rahmenbedingungen (z.B. Budget und Zieltermin) vorliegt. Die zukünftige Projektleitung soll auf dieser Basis das Projekt umsetzen. Leider ist es in der Praxis so, dass die Projektleitung die Vorgaben unreflektiert entgegen nimmt und versucht, das Projekt mit viel Engagement nach bestem Wissen und Gewissen umzusetzen. An dieser Stelle werden die Weichen für den späteren Projekterfolg oder in der Form eher für das Scheitern gelegt, denn es fehlt der von Auftraggebern und Projektleitung abgestimmte und unterzeichnete Projektauftrag.

In den Methoden des Projektmanagements geht PMI® davon aus, dass der Projektauftrag zur Initialisierung des Projektes bereits komplett vorliegt. Bei der GPM ist die Erarbeitung des Projektauftrages Bestandteil der Definitionsphase. In der Praxis treffen öfter das Vorgehen nach GPM an. Die Projektleitung erarbeitet mit ihrem Kernteam den vollständigen Projektauftrag und lässt sich diesen vom Auftraggeber genehmigen.

Das Ziel des Projektauftrages ist es, die Arbeiten im Projekt zu autorisieren und dafür zu sorgen, dass die Geschäftsführung, unterstützt durch das Projektmanagement Office (PMO) und das Projektportfoliomanagement (PPM), die Projekte des Unternehmens steuern kann.

Definition: Der Projektauftrag ist ein formelles Dokument, durch das das Projektvorhaben genehmigt wird und der Projektleiter bevollmächtigt wird, die Projektarbeiten zu planen und zu steuern, sowie Ressourcen der Organisation für Projektvorgänge einzusetzen.

Hinweis: In unserem PM-BOOK haben wir auf Basis unserer Praxiserfahrungen wichtige Komponenten des Projektmanagements einfach und kompakt beschrieben.


Bestandteile des Projektauftrages

Idealerweise ist die zukünftige Projektleitung in die Erstellung des Projektauftrags eingebunden, um von Beginn an ein grundlegendes Verständnis der Projektanforderungen zu erhalten. Ziel dieses Prozesses ist es, das Vorhaben (Annahmen, Einschränkungen, Anforderungen) und die zu erbringende Leistung auf hoher Ebene zu dokumentieren und die Teilergebnisse aller Schritte der Definitionsphase zusammenzuführen. Die Art der Umsetzung (agil, hybrid, klassisch) entscheidet nicht die Notwendigkeit eines Projektauftrages, sondern hat nur Einfluss auf die Inhalte des Projektauftrages.


Inhalte des Projektauftrages

Der Projektauftrag enthält neben den formalen Daten (Projekt-ID, Bereich, Projekttyp etc.) Komponenten aus allen Wissensgebieten des Projektmanagements:

  • Ziele wie Unternehmens-, Projekt- und Managementziele - definiere die Ziele SMART (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert)
  • Anforderungen auf hoher Ebene ggf. mit Priorisierung - diese sind Grundlage für den Projektstrukturplan oder das Produkt Backlog
  • Erfolgsfaktoren mit messbaren Kriterien - sowohl für die Projektergebnisse, als auch für die Projektmanagementergebnisse
  • Meilensteine als Liste oder als Projektphasenplan - die optische Aufbereitung (z.B. Gantt) erleichtert das Verständnis
  • Budget zu genehmigendes Budget ggf. detailliert - vergiss den ermittelten Risikowert der bekannten Risiken nicht
  • Risiken mit den bekannten Bedrohungen und Chancen - bereits mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe
  • Projektorganisation mit Projektleitung, Kernteam, Lenkungskreis und Auftraggeber / Sponsor
  • Stakeholder Liste der internen und externen Stakeholder - mit Stakeholdermatrix (Interesse, Einfluss)

Genehmigung des Projektauftrages

Beachte vor der Genehmigung, dass Du

  • alle Wissensgebiete des Projektmanagements betrachtet hast.
  • diese Wissensgebiete in den Projektauftrag eingegangen sind.
  • als Projektleitung am Projektauftrag gemessen wirst.
  • auf mögliche Abweichungen zur ursprünglichen Vision hinweist.

Betrachte den Projektauftrag als Vertrag zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern (Projektleitung und Projektteam)

  • beide Seiten haben Rechte und Pflichten
  • beide Seiten unterschreiben den Auftrag

Zeichnen sich während der Umsetzung des Projekts Abweichungen zum Projektauftrag ab, müssen diese zwischen den Vertragspartner „verhandelt“ werden. Anpassungen des Projektauftrages sollten immer schriftlich erfolgen.

Die für den Projektauftrag erarbeiteten und ausgefüllten Templates und Tools sollten in der weiteren Berichterstattung für eine bessere Wiedererkennung weiter verwendet werden.
Als Anlage einige Bilder aus unseren Workshops.


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