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Kostenmanagement in agilen und klassischen Projekten

Rückblick auf das PM-Nugget #6

Am 13.09.2019 fand das 6. PM–Nugget in den Räumlichkeiten der Zeche Bonifacius statt. Die Teilnehmer wurden durch Matthias Gärtner zu einem gemeinsamen Frühstück im Gebäude der ehemaligen Kaue begrüßt. Der Weg zum Workshop-Raum führte durch die ehemalige Lampenstube, der heutigen Arbeitsstätte der RUHR PM.

Erste Eindrücke erhältst Du in unserem Kurzfilm.

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Die 7 Stufen des Kostenmanagements

Als Einstieg in das Thema der Veranstaltung gab es bei den Teilnehmern eine kurze Abfrage. Mit roten Punkten markierten Sie, in welcher Tiefe das Kostenmanagement in ihren Projekten zum Einsatz kommt. Hierfür erklärte Matthias Gärtner vorab die 7 Stufen der Kostenmanagement.

Es zeigte sich, dass in den Praxis überwiegend Kostensteuerung in den Stufen 4 und 5 angewendet wird. Aber es gibt auch Projekte, die ohne Budget gestartet und durchgeführt werden.

Bei den Teilnehmern unseres PM-Nuggets war also vom "Starter" bis "Experte" alles vorhanden.


Vom Projektauftrag zur Prognose

Anhand eines praktischen Beispiels wurden die einzelnen Stufen anschaulich erläutert.

In der Genehmigung des Projektauftrages spielt auch das Budget eine sehr wichtige Rolle. Dabei kann es sein, dass das zu genehmigende Projektbudget vom avisierten Budget abweicht. In der Genehmigung des Projektauftrages wird die Basis für den Projekterfolg geschaffen.

Nach dem Projektstart werden die Kosten in der Regel in Monatsscheiben geplant. Im weiteren Verlauf erfolgt dann die Erfassung der Ist-Kosten und die Neubewertung des Forecasts. Soweit die gewohnte Vorgehensweise in Projekten.

In dieser Betrachtung der Plan- und Ist-Kosten sowie des Forecasts fehlt aber der Bezug zum Projektergebnis, dem aktuellen Fertigstellungswert.

Erst mit dem Einsatz der Earned-Value-Methode gibt es in den Projekten die Verbindung der Kosten zum erreichten Ergebnis. Mit Hilfe von SPI (schedule performance index) und CPI (cost performance index) sind fundierte Aussagen zum prognostizierten Fertigstellungstermin und dem zu erwartenden Budgetverbrauch möglich.

Matthias Gärtner erläuterte, wie auf Basis eines Burn-Up-Diagramms die Earned-Value-Methode auch für Projekte mit agiler Umsetzung anwendbar ist. Somit schaft EVM die Grundlage für eine projektübergreifende vergleichbare Berichterstattung mit einheitlichen KPIs.


Diskussion und Erfahrungsaustausch

Spannende Fragen diskutierten wir beim anschließenden Erfahrungsaustausch.

  • "Wie schaffe ich es als Projektleiter, das zu genehmigende Budget zu beeinflussen?"
  • "In welchen Projekten ist es sinnvoll, die Earned-Value-Methode" einzusetzen?"
  • "Welches sind die Mindestanforderungen an ein professionelles Kostenmanagement?"
  • "Wie lässt sich das Kostenmanagement einfach und effektiv gestalten?"

In welcher Stufe des Kostenmanagements möchtest Du Deine Projekte in Zukunft umsetzen? Das war die abschließende Frage an die Teilnehmer. Das Ergebnis (grüne Punkte - siehe oben) zeigte das gewonnene Verständnis für den Earned-Value-Ansatz.

Vielen Dank an alle Beteiligten. Es hat sehr viel Spaß gemacht. Bis zum nächsten Mal!


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