Projektmanagement 4.0 - Projektarbeit in Selbstorganisation

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Projektmanagement 4.0 – Projektarbeit in Selbstorganisation

17. November 2019 - 11:11
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Matthias Gärtner

Gründer und Geschäftsführer der RUHR PM GmbH

Projektmanagement Wissen und Vorträge

Die Art und Weise, wie Projekte umgesetzt werden, ist eng verbunden mit der jeweiligen Organisationsform. In seinem Buch "Reinventing Organisations", dem "Leitfaden zur Gestaltung sinnstiftender Formen der Zusammenarbeit" vergleicht Frederic Laloux die Organisationsmodelle der Vergangenheit mit denen der Gegenwart.

Nachdem es in meinem ersten Blogbeitrag zu diesem Thema um die Ausprägungen des Projektmanagements in den aktuellen Organisationsformen ging, beschäftige ich mich in diesem Beitrag mit der sich verändernden Zusammenarbeit und der Umsetzung von Projekten in postmodernen Organisationen mit selbstorganisierten Teams.

Traditionelle Organisationen mit klassischen Projekten

Traditionell (konformistische) Organisationen sind geprägt durch:

stark formalisierte Rollen innerhalb einer hierarchischen Pyramide,
Anweisung und Kontrolle von oben nach unten (Was und Wie) und
Stabilität ist der höchste Wert und wird durch exakte Prozesse gesichert.

Dazu passend werden die Projekte überwiegend mit klassischen Methoden umgesetzt.

Moderne Organisationen mit agilen Projekten

Moderne (leistungsorientierte) Organisationen haben das Ziel, besser zu sein, als die Konkurrenz. Sie erreichen das durch:

Innovation, um technologisch an der Spitze bleiben,
Management durch Zielvorgaben (wie KPIs) und
Anweisungen und Kontrolle bei dem was getan wird, mit der Freiheit dabei, wie es getan wird.

In dieser Organisationsform kommen immer mehr agile Methoden in den Projekten zum Einsatz.

Postmoderne Organisationen mit Selbstführung

Postmoderne (pluralistische) Organisationen funktionieren nach der klassischen Pyramidenstruktur mit Fokus auf Kultur und Empowerment, um eine herausragende Motivation der Mitarbeiter zu erreichen. Postmodernen Organisationen sind gekennzeichnet durch folgende drei Aspekte:

Selbstführung - Funktionieren vollständig ohne Hierarchie (und auch ohne Konsens).
Ganzheit - Erlangung der inneren Ganzheit und Einbringen eines vollständigen Selbst in die Arbeit,
Evolutionärer Sinn - Evolutionäre Organisationen sind aus sich selbst heraus lebendig und entwickeln sich.

In den postmodernen Organisationsformen entwickeln sich die Projekte organisch und informell. Im folgenden Abschnitt wird an einem Beispiel gezeigt, wie Selbstorganisation in der Praxis gelebt wird und wie dort Projekte umgesetzt werden.

Am Beispiel einer Episode aus der französischen Gießerei FAVI, zeigt Laloux, wie die drei Prinzipien der Selbstorganisation funktionieren. In seinem Buch berichtet er über ein Team, dass wöchentlich für FIAT LKW mit Getriebegabeln versieht und jeden Sonntag einen LKW gen Turin schickt.

„Am Freitag, …, gab es eine Anfrage von FIAT, ob sie nicht eine Ausnahme machen können und an diesem Sonntag zwei LKWs schicken können. Das Team traf sich und nach einigem Nachdenken und Planen entschlossen sie sich, die Herausforderung anzunehmen. Sie nahmen einige Freiwillige aus anderen Teams in ihre Gruppe auf und fügten am Samstag und Sonntag Schichten hinzu. Erschöpft aber stolz schickten sie dann am Sonntagabend zwei LKWs nach Italien. Es kam ihnen nicht in den Sinn, den Geschäftsführer zu informieren oder um Erlaubnis zu fragen. Niemand bat um die Bezahlung der Überstunden; das Team organisierte sich selbst, sodass die Überstunden in den folgenden Wochen abgebaut werden konnten.“

In Organisationen mit einer Abteilung, die Kundenanforderungen bearbeitet, wäre die Anfrage (am Freitagnachmittag) wahrscheinlich abgelehnt worden oder bei Annahme hätten die Mitarbeiter das Gefühl, dass ihnen Überstunden aufgezwungen worden wären.

Stattdessen entwickeln sich bei Sun Hydraulik , einem börsennotiertem (NASDAQ) Unternehmen mit Sitz in Florida und ca. 900 Mitarbeitern, die Projekte organisch und informell. Die Mitarbeiter arbeiten oft parallel an mehreren Projekten gleichzeitig und passen ihre Prioritäten ständig an. Es gibt weder einen "Masterplan" (im Sinne eines Projektportfolios) und keine Projektverträge und niemand kümmert sich um Ressourcenplanung. Die Projektteams formen sich organisch und lösen sich wieder auf, wenn die Arbeit getan ist. Bei 90% der Projekte wird kein Zeitverlauf notiert und kein Budget festgelegt. Viel Zeit wird frei, weil auf Projektplanung, Genehmigungsverfahren und Berichterstattung verzichtet wird.

Priorisierung der Projekte

Wie aber werden dann die Aufgaben priorisiert? Bei Sun Hydraulik hat man sich von der Illusion verabschiedet, dass eine Person, wie kompetent sie auch sei, alle Informationen in einem solchen komplexen System verstehen und steuern kann. Hier vertraut man auf die kollektive Intelligenz des Systems. Ein Ingenieur sagt: „Ja, manchmal wird etwas vergessen.“. Aber genau das ist willkommen. Denn in diesem System rutschen unwichtige und unrentable Projekte in der Priorisierung automatisch nach unten.

Dieser Prozess ist relativ einfach: Prinzipiell kann jeder Mitarbeiter in der Organisation jede Entscheidung treffen. Davor muss sich dieser Mitarbeiter aber den Rat aller davon betroffenen Mitarbeiter und von Experten in Bezug auf das jeweilige Thema einholen. Der Mitarbeiter ist aber nicht verpflichtet jeden Ratschlag anzunehmen. Je größer die Entscheidung ist, umso größer ist das Netz, das berücksichtigt werden muss – wenn nötig auch der Geschäftsführer oder Vorstand. Meist wird die Entscheidung von demjenigen getroffen, der das Problem oder die Möglichkeit bemerkt hat, oder die Person, die davon am meisten betroffen ist. Der Beratungsprozess ist eine einfache Form der Entscheidungsfindung, der Konsens und autoritäres Handeln überwindet.

Was heißt das aber für die Projektleiter von heute?

In dieser Organisationsform gibt es weder die klassischen Methoden der Projektplanung und -steuerung noch die Projektleiter oder Linienmanager.
Die (Projekt-)Manager werden Berater, bei denen sich die Mitarbeiter Rat holen und auf der Grundlage dessen ihre Entscheidungen treffen.
Daher bleiben Projekterfahrung und Beratungsfähigkeiten in selbstorganisierten Teams weiterhin ein wichtiger Bestandteil bei der erfolgreichen Umsetzung von Projekten, Maßnahmen und Vorhaben.

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