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PSP-Strukturen praxistauglich einsetzen

Matthias Gärtner

Gründer und Geschäftsführer der RUHR PM GmbH

PSP bisher nur eingeschränkt umsetzbar

Wie die gängigen Definitionen eines Projektstrukturplan zeigen, ist dieses Werkzeug in Projekten nur eingeschränkt nutzbar.

Der Projektstrukturplan (PSP) / Work Breakdown Structure (WBS) ist eine hierarchische Zerlegung des gesamten Inhalts und Umfangs der durch das Projektteam auszuführende Arbeit, um die Projektziele zu erfüllen und die erforderlichen Liefergegenstände zu erstellen. (PMBOK® Guide - sechste Ausgabe)

Der Projektstrukturplan (PSP) (englisch work breakdown structure; abgekürzt WBS) ist das Ergebnis einer Gliederung des Projekts in plan- und kontrollierbare Elemente. (Wikipedia)

Diese hier vorliegenden Definitionen zielen auf "klassische" Projekte mit klar definiertem Inhalt, der zu Beginn der Planungsphase vorliegen muss. Bei den heutigen "agilen" Projekten, bei denen der Inhalt zum Projektstart nicht komplett vorliegt und während der Umsetzung erst ausgeprägt wird, scheint die Strukturierung mit einem PSP nicht zu passen.

Projektumsetzung klassisch

PSP-Einsatz praxistauglich machen

Um einen Projektstrukturplan praxistauglich in allen Projektarten einsetzbar zu machen, helfen folgende Vorgehensweisen:

  1. Erweiterung des bisherigen Dimension "Inhalt und Umfang" um eine weitere Dimension "Organisation"
  2. Reduzierung der Gliederungsebenen auf zwei (maximal drei)
  3. Zuordnung der Informationen aus allen Wissengebieten zu den jeweiligen PSP-Komponenten
    • Ziele und Erfolgsfaktoren
    • Annahmen und Einschränkungen
    • Kosten
    • Termine (Meilensteine)
    • Risiken
    • Ressourcen
    • Stakeholder

Beispiel eines praxistauglichen PSP

Das folgende Bild eines PSP zeigt die beiden Dimensionen Organisation und Scope.

Die Organisation ist strukturiert in die Aufgaben des Projektleiters mit seinem Projektoffice und drei Teilprojekten, wobei das dritte Teilprojekt aus zwei Teams besteht.

Der Scope besteht aus drei Hauptanforderungen, wobei die dritte Anforderung in zwei Teilanforderungen aufgeteilt wurde, sowie eine übergreifenden Projekt-Aufgabe.

Die PSP-Elemente werden in diese Matrix numeriert, sodass jedes Element eindeutig ist.

In dem konkreten Beispiel haben wir den PSP-Elementen Kosten und Meilensteine zugeordnet. Im Detail heißt das:

  • Teilprojekt TP1 arbeitet an 3 Arbeitspaketen mit einem Kostenblock von 80 T€ und ist bis zum 1.11. fertig.
  • Teilanforderung TA2 wird von allen Teilprojekten mit einem Kostenblock von 150 T€ umgesetzt und soll zum 1.12. fertig sein
  • Die geplanten Gesamtkosten von 580 T€ liegen unter dem Projektbudget von 600 T€.

Kostenmanagement in Projekten einfach erfolgreich machen.
Verschaffen Sie sich einen Überblick in unserem PM-Nugget am 13.09.2019.

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Vorteile solcher PSP auf einen Blick

In der Praxis hat sich diese Vorgehensweise sehr gut bewährt. Einige Erfolgsfaktoren seien hier genannt:

  • einfaches Verständnis durch Visualisierung
  • hohe Transparenz durch Reduzierung
  • Teilen der Verantwortung mit PSP-Elementen (für Meilensteine, Risiken, Kosten etc.)
  • mehr Struktur bei der Planung und Umsetzung
  • eindeutige Arbeitspakete für die Leistungserfassung
  • passende Schnittstelle zum Finanz-/Controllingbereich
Probieren Sie es aus! Viele Erfolg!


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