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Statusberichte und KPI in agilen Projekten?

Matthias Gärtner

Gründer und Geschäftsführer der RUHR PM

PM + agile = hybrid ?

Meine Antwort auf diese Frage lautet: Diese Gleichung stimmt so nicht, denn es werden Äpfel mit Birnen verglichen.

Denn Projektmanagement (PM) ist eine Managementaufgabe zur Steuerung von Projekten. "Agil" und "klassisch" in diesem Kontext beschreiben die Methode der Umsetzung dieser Projekte.

Wenn Sie zum Beispiel ein "hybrides Auto" fahren, haben Sie die Steuerung (das Management) des Autos übernommen. Der Antrieb des Autos (die Umsetzung) ist "Elektro" und/oder "Verbrenner". Welcher Antrieb zum Einsatz kommt, hängt von der jeweiligen Situation ab. Bevor Sie auf eine zeitlich begrenzte und einmalige Reise (das Projekt) gehen, sollten Sie Folgendes überlegen und einplanen:

  • Was ist das Ziel (der Sinn) meiner Reise?
  • Wann kann ich die Reise als Erfolg einordnen?
  • Welche Hauptaktivitäten möchte ich umsetzen?
  • Welchen Zeitplan und welche Meilensteine setze ich mir?
  • Welche finanziellen Mittel muss ich einplanen?
  • Welche Risiken und Chancen bestehen für die Zielerreichung?
  • Welche Personen oder Gruppen können das Ergebnis beeinflussen?
  • Mit welchem funktionierenden Team gehe ich auf die Reise?

Bei den eigenen Reisen klappt das in der Regel schon ganz gut. In manchen Projekten werden einige Fragen am  Anfang gar nicht erst gestellt. Die Ergebnisse sind dann oft nicht so, wie erhofft.

Der Projektauftrag ist die Grundlage des Projekterfolgs. Mehr dazu im Blog zum Projektauftrag.


Projektsteuerung in Etappen

Mit der Genehmigung des Projektauftrages sind die Leitplanken, in denen sich das Projekt bewegen soll, gesetzt. Das Projekt berichtet in regelmäßigen Abständen (oft 6-8 Wochen) über den Projektfortschritt entsprechend der gesetzten Leitplanken. Idealerweise bestehen die Leitplanken aus allen Wissensgebieten des Projektmanagements. Themen, die gern vergessen werden, sind Kosten, Risiken oder Stakeholder.

In der Planung werden die "Etappen" der "Reise" innerhalb der "Leitplanken" geplant. In klassischen Umsetzung erfolgt die Planung idealerweise nach der Genehmigung des Projektauftrages und vor dem Beginn der Umsetzung. Bei agilen Umsetzung erfolgt die Planung iterativ (z.B. Scrum) oder fortlaufend (z.B. Kanban).
Eine kurze Übersicht über die wichtigsten Methoden der agilen Umsetzung gibt es auch in unserem Blog.


Statusbericht für agile Projektteams

Die Informationen zur aktuellen Projektsituation werden nach Abschluss eines Teilabschnittes im Statusbericht zusammengefasst. Am Beispiel von Scrum lässt sich leicht erkennen, dass nach Iterationswechsel alle Informationen schon vorliegen und "nur" noch im Bericht eingegeben werden müssen. Aus unseren Erfahrungen ist der Product Owner die beste Option, um den Statusbericht zu erstellen.

  • Ergebnisse der letzten Berichtsperiode wurden im Review vorgestellt und abgenommen
  • Probleme, Maßnahmen und Entscheidungsbedarfe ergeben sich aus den offenen Impediments und den Ergebnissen der Retrospektive
  • Geplante Aufgaben für die kommende Berichtsperiode wurden im Sprint-Planning festgelegt
  • Das Burn-Up-Diagramm gibt Aufschluss zum Gesamtfortschritt und zur Velocity
  • Die Ampel sollte entsprechend der "Ampelkultur" des Unternehmens manuell (und keinesfalls automatisch) gesetzt werden.

Einheitliche KPI mit Earned Value

Der Bericht an den Lenkungskreis reflektiert immer auf den Projektauftrag. Basis dafür kann der Statusbericht in oben genannter Form sein. Die zusätzlichen Themen, wie Budget, Risiken oder Stakeholder sind meist projektspezifisch und lassen sich selten in eine allgemein gültige Vorlage hinterlegen.

Mit der Earned Value Methode lassen sich Prognosen zum Zieltermin und Zielbudget machen. Diese Methode funktioniert sowohl für klassische als auch agile Umsetzung. Mit diesen einheitlichen KPIs lassen sich Projekte und deren Fortschritt vergleichen.


Praktische Übungen dazu im PM-Workshop #11:

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