Einführung Projekt­portfolio bei den 
Stadt­werken Haltern am See

Wie die Stadt­werke Haltern am See eine klare Übersicht über ihre Projekte erhalten und damit deren Qualität steigern konnten.

Ausgangslage

Die vielfältigen Aufgaben innerhalb des Unternehmens werden mit viel Engagement der Mitarbeitenden im Tages­geschäft umgesetzt. Dabei stand die sogenannte Linien­arbeit oft in Konkurrenz zur Projektarbeit.

Die Schulungen zu den Themen „Klassisches und agiles Projekt­management“ brachten den Teilnehmenden wertvolle Erkenntnisse zur Struktur, Methodik, Praxis­anwendung und zum Werkzeug­kasten des Projekt­managements.

Als Ergebnis dieser Schulungen beschloss das Unternehmen die interne Projekt­arbeit weiter aufzuwerten, um folgende Ziele zu erreichen:

  • Stärkere Priorisierung der Projekt­arbeit, damit diese nicht „on top“ zur Linien­arbeit kommt
  • Förderung der Team­arbeit innerhalb der Projekte und projektübergreifend
  • Ausbau des Projekt­management Know hows und der Projekt(management)-Kultur
  • Förderung der Zusammenarbeit zwischen operativer und strategischer Ebene

Herausforderung

Wie viele mittelständische Unternehmen, standen auch die Stadtwerke vor der Herausforderung, sich mit den immer schneller wandelnden Umwelt- und Einfluss­faktoren erfolgreich auseinanderzusetzen. Diese Anforderungen und Veränderungs­prozesse lassen sich nicht mehr nur durch Linienarbeit umsetzen, sondern verlangen eine transparente und strukturierte Projekt­arbeit.

Somit galt es für die Stadtwerke Haltern am See folgende Herausforderungen anzugehen:

Synchronisation von Linien­arbeit und Projektarbeit

  • Schaffung einer höheren Transparenz der Projektarbeit
  • Klassifizierung und Priorisierung von Projekten und Linienarbeit
  • Darstellung von Abhängigkeiten (z.B. Ressourcen, Termine, Ergebnisse)

Aufbau eines einheitlichen Projekt­managements

  • Vermittlung von einfach anwendbarem Projekt­management­wissen
  • Zentralisierung des projekt­relevanten Wissens
  • Bereitstellung von praxis­erprobten Tools und Templates
  • Vereinheitlichung von Prozessen und Berichtswesen
  • Regelmäßiger Austausch und Unterstützung in der Projekt­umsetzung

Change-Management und Wandel in der Kommunikation

  • Veränderung der Unternehmens­kommunikation
  • Veränderung der Arbeitsprozesse
  • Förderung des eigenverantwortlichen und intrinsisch motivierten Arbeitens
  • Förderung bereichsübergreifender Teamarbeit

Lösungs­ansatz

Gemeinsam mit der RUHR PM wurde eine stufenweise Einführung des Projekt­portfolio­managements bei den Stadtwerken Haltern am See umgesetzt. Nach Umsetzung jeder Stufe wurden die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft und die nächsten Schritte bei Bedarf angepasst und umgesetzt.

 

Stufe 1: Identifikation und Klassifikation aller laufenden und geplanten Projekte im Unternehmen​

  • Erstellung einer Übersicht aller laufenden Projekte mit den wichtigsten Merkmalen (Inhalt – Termine – Kosten).​
  • Festlegung der Klassifikationsmerkmale und Einstufung der Projekte (z.B. nach Größe oder Portfolio-Relevanz)​

Stufe 2: Qualitätssicherung der Projektaufträge aller laufenden Projekte​

  • Erstellung der Mindestanforderungen an einen Projektauftrag​
  • Unterstützung bei der Anpassung der Projektaufträge an diese Mindestanforderungen​
  • Aufnahme und Konsolidierung der Abhängigkeiten der Projekte untereinander​
  • Genehmigung der angepassten Projektaufträge und Aufnahme in das Projektportfolio​

Stufe 3: Etablierung eines transparenten Berichtswesen durch die Projekte und das Projektportfolio​

  • Erstellung bzw. Anpassung einer standardisierten Vorlage für die Statusberichte​
  • Festlegung der Berichtszyklen und -gremien abhängig von den Klassifikationsmerkmalen der Projekte​
  • Aufbau des Berichtswesens und der Steuerungsmittel für das Projektportfolio​

Stufe 4: Weiterer Ausbau der Projektmanagementkultur und -kompetenz im Unternehmen​

Ergebnisse

Identifikation und Klassifikation aller laufenden und geplanten Projekte im Unternehmen

Es wurde die Übersicht aller laufenden Projekte mit den wichtigsten Merkmalen (Inhalt – Termine – Kosten) optimiert, gefolgt von der Festlegung von Klassifikationsmerkmalen und Einstufung der Projekte (z.B. nach Größe oder Portfolio-Relevanz).

Qualitätssicherung aller laufenden Projekte für eine transparente Berichterstattung

Um die Qualität der Berichterstattung zu steigern wurden die Projektaufträge auch von den laufenden Projekten überprüft und bei Bedarf angepasst. Das hat das gemeinsame Verständnis zwischen Auftraggeber und dem Projektteam zum Ziel und der Umsetzung des jeweiligen Projektes weiter verbessert. Und damit wurde auch die Grundlage für eine transparente Berichterstattung gelegt

Etablierung eines transparenten Berichtswesen für Projekte im Projektportfolio

Hierzu benutzten wir die Vorlage für die Statusberichte aus der RUHR PM Toolbox. Die Übersicht des Projektportfolios wurde in MS-Teams mit Hilfe der Listenfunktion eingerichtet.

Für die regelmäßige Berichterstattung wurde ein 2-wöchtlicher Termin „PL-Leitung“ eingerichtet, in dem ausgewählte Projekt über ihren Projekt­fortschritt berichten. Im 6-wöchentlichen Rhythmus trifft sich das sogenannte „Entwicklungsteam“, um den kurzen Status aller im Portfolio laufenden Projekte zu sichten, sowie neue Projekte mit aufzunehmen und abgeschlossene Projekte zu „verabschieden“.

Ausbau der Projekt­management­kultur und -kompetenz im Unternehmen

Nach dem Aufbau des Berichtswesens und der Steuerungsmittel für das Projekt­portfolio erfolgte der weitere Ausbau der Projekt­management­kultur und -kompetenz im Unternehmen.

Mittel zum Zweck

Workshops und Hacks

In Workshops und Hacks wurden neben den Methoden des Projekt­managements auch Tipps und Tricks für eine moderne Zusammen­arbeit und eine effektive Umsetzung vermittelt. Unter anderem wurden zunächst Hacks zur Nutzung von MS Teams durchgeführt und damit verbundene Boards und Tools bekannt gemacht.

MS Teams Listen

Mittels MS Teams App „Lists“ wurde ein transparentes Kollaborations­tool aufgebaut und eingeführt, welches nicht nur zur Team­kommunikation dient, sondern auch im Rahmen des Portfolio­monitorings und der Priorisierung genutzt wird.

Projektmanagement Prozessmodell

Mit der Projekt­management-Toolbox auf Basis von MS Excel lässt sich der Status­bericht sehr einfach aus den operativen Daten des Projekt­managements erstellen. Die Statusberichte sind im Portfolio-Board verknüpft und vereinfachen somit das Berichtswesen.

Kommunikationsroutinen

Zum Schluss wurden regelmäßige Kommunikationsroutinen eingeführt und geübt, sodass eine effiziente und transparente Meetingkultur für Projekte geschaffen wurde und weiter ausgebaut werden kann.

Kundenstimme

„Durch die Einführung eines Projekt­portfolio­managements haben wir das Projekt­management professioneller aufgestellt. Mit Hilfe von standardisierten Prozessen und Tools, sowie der Nutzung strukturierter Kommunikations­routinen gelang es uns, Transparenz zu schaffen und die Zusammenarbeit zu fördern. Unterm Strich haben wir somit den Weg zum Projekt­abschluss und die Ergebnisse jedes Projekts in ihrer Qualität gesteigert.
Für mich persönlich, als Portfoliomanagerin, wurden Werkzeuge für einen besseren Überblick an die Hand gegeben und meine täglichen Aufgaben nicht nur als „lose Enden“ visualisiert. Neue Kommunikations­wege wurden geschaffen und bieten so unserem Team eine zukunfts­weisendere Zusammenarbeit.“

Annika Schrepping

Leitung Projektportfoliomanagement, Stadtwerke Haltern am See GmbH

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