Professionalisierung des Projekt­managements – Stadtwerke Zehdenick

Wie die Stadt­werke Zehdenick durch ein maß­geschneidertes Maßnahmen­paket ihr Projekt­management nachhaltig stärkten

Ausgangslage

Die Stadtwerke Zehdenick sahen sich mit einer zunehmenden Komplexität und Anzahl an Projekten konfrontiert – von der Energiewende über die digitale Transformation bis hin zu Infrastrukturmodernisierungen. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, fehlte es an einer einheitlichen Projektmanagement-Systematik, klaren Rollen und Prozessen sowie standardisierten Methoden.

Die bisherige Projektarbeit war oft von individuellen Vorgehensweisen geprägt, was zu Ineffizienzen, Kommunikationslücken und einem Mangel an Transparenz führte. Das Ziel war es, das Projektmanagement von Grund auf zu professionalisieren, um Projekte erfolgreicher, termingerechter und wirtschaftlicher umzusetzen.

Projektziele und Herausforderungen

Das ambitionierte Vorhaben zielte darauf ab, in überschaubarer Zeit eine fundamentale Verbesserung der Projektmanagement-Kultur zu erreichen. Zentrale Ziele waren:

• Schaffung einer einheitlichen Projektmanagement-Sprache und Methodik.
• Erhöhung der Projekttransparenz und -steuerung durch klare Prozesse.
• Steigerung der Effizienz und Erfolgsquote von Projekten.
• Stärkung der Führungs- und Methodenkompetenz der Projektleiter.
• Nachhaltige Verankerung des Wissens durch Dokumentation und Zertifizierung.

Die größte Herausforderung lag darin, die theoretischen Konzepte nachhaltig in den Arbeitsalltag zu integrieren und von allen Beteiligten akzeptiert und gelebt zu bekommen.

Lösungsansatz

Gemeinsam mit der RUHR PM wurde ein umfassendes, dreiteiliges Maßnahmenpaket konzipiert und umgesetzt, das die Organisation nachhaltig stärken sollte:

1. Team-Workshop zur Einführung und Sensibilisierung

Ein eintägiger, interaktiver Workshop für das gesamte projektbezogene Team schuf eine gemeinsame Wissensbasis und ein einheitliches Verständnis für professionelles Projektmanagement. Die Teilnehmenden erarbeiteten sich die Grundlagen von der Projektdefinition über Stakeholder- und Risikomanagement bis hin zur Erstellung eines Projektauftrags. Der Fokus lag auf hoher Praxisrelevanz durch Gruppenarbeiten und Fallbeispiele aus dem eigenen Unternehmen.

2. Entwicklung einer neuen Team- und Auftragsstruktur, sowie eines Projekt-Portfolio-Managements (PPM)

Im nächsten Schritt wurden die organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen. Dazu gehörten:

• Die Definition klarer Teamstrukturen mit Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswegen.
• Die Etablierung einer standardisierten Auftragsstruktur, die von der Projektinitiierung bis zum Abschluss für Klarheit und Verbindlichkeit sorgt.
• Die Einführung eines einfachen, aber wirkungsvollen Projekt-Portfolio-Managements (PPM), um Projekte strategisch zu steuern, Ressourcen gezielt einzusetzen und den Gesamtüberblick zu behalten.

3. Erstellung eines unternehmensspezifischen PM-Handbuchs

Alle erarbeiteten Prozesse, Templates und Methoden wurden in einem zentralen PM-Handbuch dokumentiert. Dieses dient seither als verbindlicher Leitfaden und lebendiges Nachschlagewerk für alle Projektbeteiligten und sichert die langfristige Anwendung der neuen Standards.

4. Vertiefung der Spezialkenntnisse durch eine Masterclass

Um die Expertise auf Spitzenniveau zu heben, absolvierten zwei ausgewählte Projektleiter die „Masterclass Projektmanagement 4.0“ von RUHR PM. Diese vertiefende Weiterbildung, die mit einem anerkannten IHK-Zertifikat abschloss, befähigte sie, auch hochkomplexe Projekte zu leiten und als interne Multiplikator und Ansprechpartner für das Team zu fungieren.

Ergebnisse

Durch die Kombination der Maßnahmen erzielten die Stadtwerke Zehdenick eine signifikante Steigerung der Projektmanagement-Reife.

• Gemeinsame Basis: Der Workshop schuf ein starkes Wir-Gefühl und ein einheitliches Verständnis für Projektarbeit.
• Struktur und Klarheit: Die neuen Strukturen und Prozesse führten zu mehr Verbindlichkeit, weniger Reibungsverlusten und einer deutlich verbesserten Ressourcenplanung.
• Nachhaltigkeit & Qualität: Das PM-Handbuch stellt sicher, dass die eingeführten Standards auch langfristig angewendet und weiterentwickelt werden können.
• Interne Expertise: Die zertifizierten Projektleiter sind nun in der Lage, das Erlernte und Erarbeitete in den Projekten anzuwenden und ihr Wissen als Coach ins Team zu tragen.

Lessons Learned

Die nachhaltige Professionalisierung des Projektmanagements ist ein mehrdimensionaler Prozess, der über eine reine Methodenschulung hinausgeht. Entscheidend für den Erfolg war die Kombination aus:

• Breitenqualifizierung (Workshop) zur Schaffung einer gemeinsamen Kultur.
• Struktureller Verankerung (Prozesse, PPM, Handbuch) zur Sicherstellung der Anwendung.
• Spitzenförderung (Masterclass & IHK-Zertifikat) zur Etablierung interner Expertise.

Erst die Verzahnung dieser Elemente führte zu einer spürbaren und messbaren Verbesserung der Projektperformance und schuf eine zukunftssichere Grundlage für die anstehenden Herausforderungen der Energiewelt von morgen.