Franziska Schacht
Stakeholdermanagement: Die richtigen Zutaten für Projekterfolg
Was haben Spaghetti al Pomodoro und Stakeholdermanagement gemeinsam?
Was ist Stakeholdermanagement?
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Welche typischen Stakeholder fallen Dir in Deinen Projekten ein?
- Initialisierung – Übergabe der Projektanforderungen durch den Auftraggeber an das Projektteam bzw. den Projektleiter
- Definition – Erstellung des Projektauftrages mit einem gemeinsamen Verständnis zum Projektvorhaben sowie Genehmigung durch den Auftraggeber
- Planung – Festlegung der methodischen (Projekthandbuch) und inhaltlichen (Projektplan) Vorgehensweisen im Projekt
- Ausführung – Umsetzung der fachlichen Projektaufgaben entsprechend der festgelegten Vorgehensweise
- Steuerung – Überprüfung der Ergebnisse und Vorgehensweisen anhand der Projektplanung und des Projektauftrages sowie Ableitung von Maßnahmen
- Abschluss – fachlicher und kaufmännischer Abschluss des Projektes mit Archivierung der Projektmanagementergebnisse und Übergabe der Projektergebnisse
Projekt A
- Vertrieb
- Einkauf
- Öffentlichkeitsarbeit
- Qualitätsmanagement
- Kunden und Eigentümer
- Subunternehmen
- Städte/Gemeinden
- Planungsbüro
- Auftraggeber
- Teamleitung
Projekt B
- Interessenten
- Externe Dienstleister
- Betriebsrat
- PMO
- Einkauf
- Vertrieb
- Vertriebsgesellschaften
- Versand
- Marketing
- Produkt Manger
- Auftraggebende
Projekt C
- Unternehmenskommunikation
- Veranstaltungsmanagement
- Onboarding Arbeitsgruppe
- Vorstand
- Geschäftsführung
- Vorgesetzte
- Arbeitsdirektorat
- Human Ressources
Projekt D
- Dienstleister
- Planungsbüro
- Einkauf
- Ortsgemeinde
- Anwohnende
- Naturschutzbehörde
- Weitere Behörden
Wie Du siehst, ist das Ergebnis der Umfrage nicht aus einem einzigen Projekt, sondern aus vier unterschiedlichen Projekten. Nichts destotrotz wiederholen sich einige Stakeholdergruppen immer wieder.
Wenn Du in Deinem nächsten Projekt also Deine Stakeholder zusammenstellst, suche Deine Unterlagen der vorangegangenen Projekte heraus und schau, ob Du niemanden vergessen hast. Eine Rücksprache und ein Vergleich mit Projektmanagern aus anderen Projekten sind hier ebenfalls hilfreich. Eine weitere gute Anlaufstelle für solche Unterlagen ist das Projekt Management Office (PMO), die Dir gute Rezepte für Deine Projekte liefern können.
Doch warum ist ein ausgefeiltes Stakeholdermanagement so wichtig? Um die Relevanz deutlich zu machen, werfen wir mal einen Blick auf ein bekanntes Beispiel dafür, wie Stakeholdermanagement nicht laufen sollte.
Stakeholdermanagement im Extrem
Stuttgart 21 ist ein umstrittenes Großprojekt in Deutschland, dass den Umbau des Stuttgarter Hauptbahnhofs und die Anbindung an die geplante Schnellbahnstrecke nach Ulm vorsieht. Das Projekt ist eines der größten Infrastrukturvorhaben des Landes und sieht eine grundlegende Veränderung des Bahnhofs und des Schienennetzes vor.
In Bezug auf das Stakeholdermanagement gab es mehrere Probleme, die das Projekt stark beeinträchtigt haben. So stark, dass das ursprünglich veranschlagte Budget von 4,5 Milliarden Euro mehrfach überschritten wurde. Die tatsächlichen Kosten stiegen auf über 9 Milliarden Euro an, was zu öffentlicher Empörung und politischer Kritik führte. Das Resultat waren massive Verzögerungen. Die geplante Fertigstellung war ursprünglich für 2019 vorgesehen, wurde jedoch aufgrund von technischen Herausforderungen und Protesten immer weiter nach hinten geschoben. Nach dem letzten Stand im Juni 2023 steht das Versprechen, dass Stuttgart 21 Ende 2025 in Betrieb geht. Sechs Jahre später als zu Beginn geplant.
Schauen wir uns doch mal an, was in Bezug auf das Stakeholdermanagement hier schiefgelaufen ist:
- Fehlende Kommunikation und Transparenz: Ein Hauptproblem beim Projekt Stuttgart 21 war die unzureichende Kommunikation mit den betroffenen Stakeholdern. Die Projektverantwortlichen versäumten es, frühzeitig und transparent über die geplanten Veränderungen zu informieren und die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger ernsthaft anzuhören.
- Bürgerproteste und Widerstand: Die unzureichende Einbindung der Bevölkerung führte zu massiven Bürgerprotesten und Widerstand mit über 600 Kundgebungen gegen das Projekt. Es entstanden Protestbewegungen, die das Projekt immer wieder verzögerten und in Frage stellten.
- Kosten und Zeitrahmen: Das Projekt Stuttgart 21 geriet durch die Proteste und politischen Debatten in erhebliche finanzielle Schwierigkeiten und verzögerte sich stark. Die steigenden Kosten und Verzögerungen führten zu einem Vertrauensverlust bei den Stakeholdern und in der Öffentlichkeit.
- Politische Einflussnahme: Das Projekt wurde auch durch politische Interessen beeinflusst, was das Stakeholdermanagement zusätzlich erschwerte. Die unterschiedlichen politischen Standpunkte und Wechsel in der Regierung führten zu Unsicherheiten und veränderten Prioritäten.
- Mangelnde Berücksichtigung von Anliegen: Einige Gruppen fühlten sich nicht angemessen in die Planungsphase einbezogen und sahen ihre Bedenken und Interessen nicht ausreichend berücksichtigt. Dies führte zu einem Vertrauensverlust und verstärkte die Widerstände.
Das Beispiel von Stuttgart 21 verdeutlicht eindrücklich, wie wichtig ein effektives Stakeholdermanagement für komplexe Großprojekte ist. Das gilt jedoch ebenso für kleinere Projekte, auch wenn die Auswirkungen in der Regel geringer sind.
Die frühzeitige Einbindung der betroffenen Stakeholder in die Projektplanung, eine transparente Kommunikation und eine ernsthafte Berücksichtigung ihrer Anliegen und Bedenken sind von entscheidender Bedeutung, um Projekte erfolgreich umzusetzen und mögliche Konflikte zu minimieren.
Von der Analyse bis zur Kommunikation
1. Stakeholder identifizieren
Erstelle eine umfassende Liste aller relevanten Stakeholder. Hierbei kannst du auf Dokumente vergangener Projekte zurückgreifen, Brainstorming-Sitzungen oder Workshops mit deinem Kernteam durchführen, das Organigramm des Unternehmens nutzen oder deine Stakeholder Liste mit jenen anderer Projektmanager abgleichen.
Nach diesen Schritten solltest du eine solide Grundlage für das weitere Vorgehen haben – Deine Grundzutaten liegen bereit.
2. Stakeholder bewerten
Im nächsten Schritt bewertest du die identifizierten Stakeholder hinsichtlich ihres Einflusses und Interesses. In der Praxis hat sich eine Bewertung auf einer Skala von 1 bis 9 bewährt. Anhand dieser Bewertungen ergibt sich eine Einordnung in eine Stakeholder-Matrix.
Diese Einordung gibt Dir die Möglichkeit vier Prioritätsgruppen zu unterteilen und deren Einbindungsstrategie in das Projektgeschehen zu planen, was uns schon zum nächsten Schritt bringt.
3. Einbindung planen
Im dritten Schritt legst du Maßnahmen fest, um die jeweiligen Relevanzgruppen zu informieren. Hier ein paar Beispiele aus der Praxis wie die Kommunikation aussehen kann:
A – umfangreich informieren und einbeziehen:
- Regeltermin
- Statusmeeting
- Working-Sessions
- Regelmäßige Infomail
B – gut informieren und einbeziehen:
- Infomail
- Telefonat
- Statusbericht
C – regelmäßig informieren:
- Meilensteine kommunizieren
- Flyer / Newsletter
- Teamscall / Infomail
- Infoveranstaltung
D – ausreichend informieren:
- Bedarfstermine
- Dokumentation
- Infomail
- Infoveranstaltung
4. Stakeholder informieren
Im nächsten Schritt bewertest du die identifizierten Stakeholder hinsichtlich ihres Einflusses und Interesses. In der Praxis hat sich eine Bewertung auf einer Skala von 1 bis 9 bewährt. Anhand dieser Bewertungen ergibt sich eine Einordnung in eine Stakeholder-Matrix.
Diese Einordung gibt Dir die Möglichkeit vier Prioritätsgruppen zu unterteilen und deren Einbindungsstrategie in das Projektgeschehen zu planen, was uns schon zum nächsten Schritt bringt.
5. Einbindung analysieren
Die erste Phase des Stakeholdermanagements, die Identifikation, erfolgt früh im Projektverlauf, meist in der Initiativ- oder Definitionsphase. Dennoch ist dieser Schritt nicht endgültig abgeschlossen. Besonders bei längeren Projekten mit vielen Beteiligten ist es ratsam, die Stakeholder Liste regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Das gilt gleichermaßen für die darauffolgenden Schritte.
Das Interesse und der Einfluss der Personen werden sich im Verlauf des Projekts ändern. Manche Personen, wie zum Beispiel Dienstleister, begleiten das Projekt nur zeitweise, haben aber in dieser Phase einen großen Einfluss.
Eine kontinuierliche Analyse und Anpassung des Stakeholdermanagements ist daher für eine erfolgreiche Umsetzung von essenzieller Bedeutung – quasi wie das Abschmecken und Verfeinern Deiner Soße mit den richtigen Gewürzen.
Fazit
Stakeholdermanagement ist keine einfache Aufgabe, sondern eine Balance zwischen Erwartungen, Bedenken und Zielen verschiedener Akteure.
Zu Beginn dieses Beitrags habe ich eins meiner vermeintlich einfachen Lieblingsgerichte – Spaghetti mit fantastischer, selbstgemachter Tomatensoße – erwähnt. Doch was auf den ersten Blick simpel wirkt, entfaltet sich erst in den Feinheiten – in den Gewürzen und Röstaromen. Natürlich kann ich eine Fertigsoße kaufen und mir Arbeit zu sparen, aber den Geschmack von frischen Zutaten, Abschmecken und Nachwürzen kann ich dadurch nie erreichen.
Genau wie beim Kochen lernst Du die Feinheiten des Umgangs mit Stakeholdern am besten durch Erfahrung. Mit der Zeit lernst Du neue Gewürze kennen, verstehst den richtigen Umgang mit Ihnen und nutzt sie dafür, Dein Gericht noch besser zu machen.
Durch die Nutzung erprobter Strategien und der Auseinandersetzung mit den Bedürfnissen Deiner Stakeholder, kannst Du Deine Projekte so steuern, dass Du die gewünschten Ergebnisse erzielst.
Als Rezepte für den richtigen Umgang mit Stakeholdergruppen, kann ich Dir unsere Vorlage zum Stakeholdermanagement ans Herz legen. Unsere Toolbox und die Stakeholder Matrix helfen Dir dabei, den Überblick nicht zu verlieren und angemessene Strategien für jede Gruppe festzulegen.
Wenn Du gerne in die weiteren Wissensgebiete des Projektmanagements eintauchen möchtest, schau bei der Masterclass Projektmanagement 4.0 vorbei, Deiner Lernplattform für Projektmanagement!
Ich hoffe, dass Dir dieser kleine Ausflug in die Welt der Stakeholder und der Tomatensoßen gefallen hat. Wenn Du Fragen zu den Unterlagen oder zu Deinen Projekten hast, freue ich mich über eine Mail von Dir.
Template für Dein Stakeholdermanagement
In der Mail mit dem Dokument gebe ich Dir auch noch 5 wertvolle Praxistipps zum Stakeholdermanagement mit:
Projektmanagement einfach anwendbar
– egal ob klassisch oder agil – so werden Deine Projekte erfolgreich.
