Wie KI die Entwicklung vom Beginner zum Professional beschleunigt

Mit Struktur und Transparenz zum Projekterfolg

Ausgangslage

Die Frage, wie künstliche Intelligenz einen echten Mehrwert im Projektmanagement schaffen kann, hat uns lange beschäftigt. Ziel war es nicht, ein weiteres isoliertes Tool zu entwickeln, sondern eine Lösung, die Projektarbeit ganzheitlich unterstützt – von der ersten Idee bis zum Projektportfolio.

Das Ergebnis ist der „„KI-Workplace Projektmanagement“: eine integrierte Umgebung, die alle relevanten Aspekte der Projektarbeit abbildet: von der Projektidee über operative Projektdaten bis hin zu Statusberichten und Portfolioauswertungen.

Um den „KI-Workplace Projektmanagement“ direkt erlebbar zu machen und die Anwendung nachhaltig zu verankern, wurde er in die Masterclass Projektmanagement integriert. Das bewährte Konzept der Lernreise – bestehend aus praxisnaher Wissensvermittlung und der Arbeit an einem eigenen Projekt – blieb dabei erhalten.

Im Gegensatz zu klassischen Intensivtrainings über ein bis zwei Wochen setzt die Masterclass auf eine kontinuierliche Entwicklung über drei Monate. Die Inhalte werden in kleinen, leicht verdaulichen Einheiten von rund zwei Stunden pro Woche vermittelt und direkt in der Praxis angewendet.

Bisher unterstützte eine umfassende Excel-Toolbox die Teilnehmenden bei der Umsetzung ihrer Projekte. Diese wird nun durch den „KI-Workplace Projektmanagement“ suksesszive ergänzt bzw. perspektivisch abgelöst. Der „KI-Workplace Projektmanagement“ ist fester Bestandteil in allen Paketen der Masterclass geworden.

Herausforderung

Eine zentrale Herausforderung der bisherigen Ausbildung lag in der Isoliertheit der Projekterfahrungen:

  • Teilnehmende arbeiteten meist eigenständig oder in kleinen Gruppen an ihren Projekten
  • Der Austausch mit Coaches und anderen Teilnehmenden fand punktuell statt
  • Erfahrungen – insbesondere Fehler und Lessons Learned – blieben häufig im jeweiligen Projektteam

Dadurch entstand eine typische Projektsituation:
Wertvolle Erkenntnisse wurden zwar gesammelt, waren jedoch für andere nur begrenzt nutzbar.

Es fehlte ein Mechanismus, um:

  • Erfahrungen systematisch zu teilen,
  • voneinander zu lernen und
  • Wissen jederzeit im Projektkontext verfügbar zu machen.

Lösungsansatz

Gemeinsam mit der Adacor Hosting GmbH wurde eine vorkonfigurierte, praxisorientierte KI-Lösung entwickelt: der „KI-Workplace Projektmanagement“.

Dieser wurde konsequent in die Ausbildungsprojekte integriert und strukturiert den gesamten Projektlebenszyklus in vier aufeinander aufbauenden Stufen, die Unternehmen je nach Projektmanagement-Reifegrad gemeinsam mit uns durchlaufen:

Stufe 1: Transparenz durch Projektidentifikation und Klassifikation

  • Zentrale Erfassung aller laufenden und geplanten Projekte
  • Strukturierte Darstellung von Inhalten, Terminen und Kosten
  • Definition einheitlicher Klassifikationskriterien (z. B. Größe, Relevanz)
  • Vergleichbarkeit und Priorisierung von Projekten

Stufe 2: Qualitätssicherung der Projektaufträge

  • Definition klarer Mindestanforderungen an Projektaufträge
  • KI-gestützte Unterstützung bei der Erstellung und Optimierung
  • Erfassung und Konsolidierung von Abhängigkeiten zwischen Projekten
  • Freigabe und Integration in das Projektportfolio

Stufe 3: Etablierung eines transparenten Berichtswesens

  • Entwicklung standardisierter Statusberichte
  • Festlegung sinnvoller Berichtszyklen und Entscheidungsformate
  • Aufbau eines konsistenten Steuerungsmodells für Projekte und Portfolio
  • Automatisierte Verdichtung von Informationen auf Portfolioebene

Stufe 4: Weiterentwicklung der Projektmanagementkultur

  • Kontinuierlicher Aufbau von Kompetenz und Professionalität
  • Nutzung von KI zur Reflexion, Bewertung und Verbesserung von Projektergebnissen
  • Förderung einer offenen Fehler- und Lernkultur
  • Nachhaltige Verankerung im Unternehmen

Ergebnisse

Die Integration des „KI-Workplace Projektmanagement“ in die Lernreise führt zu einer deutlichen Qualitätssteigerung in der Ausbildung:

  • Bedarfsgerechte Wissensvermittlung genau zum richtigen Zeitpunkt
  • Nutzbarkeit von Praxiserfahrungen aus anderen Projekten
  • Direktes Feedback zu eigenen Projektergebnissen
  • Konkrete Handlungsempfehlungen durch KI-Unterstützung
  • Aktive Beteiligung am gemeinsamen Wissenspool

Teilnehmende erreichen dadurch bereits während der Ausbildung ein hohes Maß an Professionalität und Handlungssicherheit im Projektmanagement und können Projekte eigenständig umsetzen.

Nutzen für Projekte und Unternehmen

Der „KI-Workplace Projektmanagement“ schafft über die Ausbildung hinaus einen nachhaltigen Mehrwert, indem er eine einheitliche und transparente Projektabwicklung auf höchster Projektmanagement-Ebene ermöglicht. Wissen und Erfahrungen sind jederzeit kontextbezogen verfügbar, wodurch Silos aufgelöst und eine offene Lernkultur gefördert werden. Das PMO gewinnt strategisch an Bedeutung, während Projekte und Portfolios auf einer konsistenten Datenbasis aufgebaut werden. Ergänzend verbessern KI-gestützte Kommunikation und rollenbasierte Ressourcenplanung die Steuerungsfähigkeit und Planungssicherheit deutlich.

Lessons Learned

Die Kombination aus strukturierter Methodik, praktischer Anwendung und KI-Unterstützung verändert das Lernen im Projektmanagement grundlegend. Erfolgsentscheidend ist das Zusammenspiel aus individueller Erfahrung, gemeinsamer Wissensnutzung und kontinuierlichem Feedback.

So entsteht eine Lernumgebung, in der sich Teilnehmende nicht nur Wissen aneignen, sondern sich schneller und nachhaltiger vom Beginner zum Professional entwickeln.

Du hast ähnliche Herausforderungen?

Dann lass uns in den Austausch kommen.

Viele Grüße
Franziska Schacht
Leitung PM-Akademie

Termin vereinbaren