Einführung Projektportfolio bei den Stadtwerken Haltern am See
Wie die Stadtwerke Haltern am See eine klare Übersicht über ihre Projekte erhalten und damit deren Qualität steigern konnten.
Ausgangslage
Die vielfältigen Aufgaben innerhalb des Unternehmens werden mit viel Engagement der Mitarbeitenden im Tagesgeschäft umgesetzt. Dabei stand die sogenannte Linienarbeit oft in Konkurrenz zur Projektarbeit.
Die Schulungen zu den Themen „Klassisches und agiles Projektmanagement“ brachten den Teilnehmenden wertvolle Erkenntnisse zur Struktur, Methodik, Praxisanwendung und zum Werkzeugkasten des Projektmanagements.
Als Ergebnis dieser Schulungen beschloss das Unternehmen die interne Projektarbeit weiter aufzuwerten, um folgende Ziele zu erreichen:
- Stärkere Priorisierung der Projektarbeit, damit diese nicht „on top“ zur Linienarbeit kommt
- Förderung der Teamarbeit innerhalb der Projekte und projektübergreifend
- Ausbau des Projektmanagement Know hows und der Projekt(management)-Kultur
- Förderung der Zusammenarbeit zwischen operativer und strategischer Ebene
Herausforderung
Wie viele mittelständische Unternehmen, standen auch die Stadtwerke vor der Herausforderung, sich mit den immer schneller wandelnden Umwelt- und Einflussfaktoren erfolgreich auseinanderzusetzen. Diese Anforderungen und Veränderungsprozesse lassen sich nicht mehr nur durch Linienarbeit umsetzen, sondern verlangen eine transparente und strukturierte Projektarbeit.
Somit galt es für die Stadtwerke Haltern am See folgende Herausforderungen anzugehen:
Synchronisation von Linienarbeit und Projektarbeit
- Schaffung einer höheren Transparenz der Projektarbeit
- Klassifizierung und Priorisierung von Projekten und Linienarbeit
- Darstellung von Abhängigkeiten (z.B. Ressourcen, Termine, Ergebnisse)
Aufbau eines einheitlichen Projektmanagements
- Vermittlung von einfach anwendbarem Projektmanagementwissen
- Zentralisierung des projektrelevanten Wissens
- Bereitstellung von praxiserprobten Tools und Templates
- Vereinheitlichung von Prozessen und Berichtswesen
- Regelmäßiger Austausch und Unterstützung in der Projektumsetzung
Change-Management und Wandel in der Kommunikation
- Veränderung der Unternehmenskommunikation
- Veränderung der Arbeitsprozesse
- Förderung des eigenverantwortlichen und intrinsisch motivierten Arbeitens
- Förderung bereichsübergreifender Teamarbeit
Lösungsansatz
Gemeinsam mit der RUHR PM wurde eine stufenweise Einführung des Projektportfoliomanagements bei den Stadtwerken Haltern am See umgesetzt. Nach Umsetzung jeder Stufe wurden die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft und die nächsten Schritte bei Bedarf angepasst und umgesetzt.
Stufe 1: Identifikation und Klassifikation aller laufenden und geplanten Projekte im Unternehmen
- Erstellung einer Übersicht aller laufenden Projekte mit den wichtigsten Merkmalen (Inhalt – Termine – Kosten).
- Festlegung der Klassifikationsmerkmale und Einstufung der Projekte (z.B. nach Größe oder Portfolio-Relevanz)
Stufe 2: Qualitätssicherung der Projektaufträge aller laufenden Projekte
- Erstellung der Mindestanforderungen an einen Projektauftrag
- Unterstützung bei der Anpassung der Projektaufträge an diese Mindestanforderungen
- Aufnahme und Konsolidierung der Abhängigkeiten der Projekte untereinander
- Genehmigung der angepassten Projektaufträge und Aufnahme in das Projektportfolio
Stufe 3: Etablierung eines transparenten Berichtswesen durch die Projekte und das Projektportfolio
- Erstellung bzw. Anpassung einer standardisierten Vorlage für die Statusberichte
- Festlegung der Berichtszyklen und -gremien abhängig von den Klassifikationsmerkmalen der Projekte
- Aufbau des Berichtswesens und der Steuerungsmittel für das Projektportfolio
Stufe 4: Weiterer Ausbau der Projektmanagementkultur und -kompetenz im Unternehmen
Ergebnisse
Identifikation und Klassifikation aller laufenden und geplanten Projekte im Unternehmen
Es wurde die Übersicht aller laufenden Projekte mit den wichtigsten Merkmalen (Inhalt – Termine – Kosten) optimiert, gefolgt von der Festlegung von Klassifikationsmerkmalen und Einstufung der Projekte (z.B. nach Größe oder Portfolio-Relevanz).
Qualitätssicherung aller laufenden Projekte für eine transparente Berichterstattung
Um die Qualität der Berichterstattung zu steigern wurden die Projektaufträge auch von den laufenden Projekten überprüft und bei Bedarf angepasst. Das hat das gemeinsame Verständnis zwischen Auftraggeber und dem Projektteam zum Ziel und der Umsetzung des jeweiligen Projektes weiter verbessert. Und damit wurde auch die Grundlage für eine transparente Berichterstattung gelegt.
Etablierung eines transparenten Berichtswesen für Projekte im Projektportfolio
Hierzu benutzten wir die Vorlage für die Statusberichte aus der RUHR PM Toolbox. Die Übersicht des Projektportfolios wurde in MS-Teams mit Hilfe der Listenfunktion eingerichtet.
Für die regelmäßige Berichterstattung wurde ein 2-wöchtlicher Termin "PL-Leitung" eingerichtet, in dem ausgewählte Projekt über ihren Projektfortschritt berichten. Im 6-wöchentlichen Rhythmus trifft sich das sogenannte "Entwicklungsteam", um den kurzen Status aller im Portfolio laufenden Projekte zu sichten, sowie neue Projekte mit aufzunehmen und abgeschlossene Projekte zu "verabschieden".
Ausbau der Projektmanagementkultur und -kompetenz im Unternehmen
Nach dem Aufbau des Berichtswesens und der Steuerungsmittel für das Projektportfolio erfolgte der weitere Ausbau der Projektmanagementkultur und -kompetenz im Unternehmen.
Mittel zum Zweck
Workshops und Hacks
In Workshops und Hacks wurden neben den Methoden des Projektmanagements auch Tipps und Tricks für eine moderne Zusammenarbeit und eine effektive Umsetzung vermittelt. Unter anderem wurden zunächst Hacks zur Nutzung von MS Teams durchgeführt und damit verbundene Boards und Tools bekannt gemacht.
MS Teams Listen
Mittels MS Teams App „Lists“ wurde ein transparentes Kollaborationstool aufgebaut und eingeführt, welches nicht nur zur Teamkommunikation dient, sondern auch im Rahmen des Portfoliomonitorings und der Priorisierung genutzt wird.
Projektmanagement Toolbox
Mit der Nutzung der Projektmanagement-Toolbox auf der Basis von MS Excel lässt sich der Statusbericht sehr einfach aus den operativen Daten des Projektmanagements erstellen. Die Statusberichte sind im Portfolio-Board verknüpft und vereinfachen somit das Berichtswesen.
Kommunikationsroutinen
Zum Schluss wurden regelmäßige Kommunikationsroutinen eingeführt und geübt, sodass eine effiziente und transparente Meetingkultur für Projekte geschaffen wurde und weiter ausgebaut werden kann.
Kundenstimme
"Durch die Einführung eines Projektportfoliomanagements haben wir das Projektmanagement professioneller aufgestellt. Mit Hilfe von standardisierten Prozessen und Tools, sowie der Nutzung strukturierter Kommunikationsroutinen gelang es uns, Transparenz zu schaffen und die Zusammenarbeit zu fördern. Unterm Strich haben wir somit den Weg zum Projektabschluss und die Ergebnisse jedes Projekts in ihrer Qualität gesteigert.
Für mich persönlich, als Portfoliomanagerin, wurden Werkzeuge für einen besseren Überblick an die Hand gegeben und meine täglichen Aufgaben nicht nur als "lose Enden" visualisiert. Neue Kommunikationswege wurden geschaffen und bieten so unserem Team eine zukunftsweisendere Zusammenarbeit."
Annika Schrepping
Leitung Projektportfoliomanagement, Stadtwerke Haltern am See GmbH
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