Einführung Projektportfolio bei den Stadtwerken Haltern am See

Autor: Anna Mae Schmidt

Die vielfältigen Aufgaben innerhalb des Unternehmens werden mit viel Engagement der Mitarbeitenden im Tagesgeschäft umgesetzt. Dabei stand die sogenannte Linienarbeit oft in Konkurrenz zur Projektarbeit.

Die Schulungen zu den Themen „Klassisches und agiles Projektmanagement“ brachten den Teilnehmenden wertvolle Erkenntnisse zur Struktur, Methodik, Praxisanwendung und zum Werkzeugkasten des Projektmanagements.

Als Ergebnis dieser Schulungen beschloss das Unternehmen die interne Projektarbeit weiter aufzuwerten, um folgende Ziele zu erreichen:

Stärkere Priorisierung der Projektarbeit, damit diese nicht „on top“ zur Linienarbeit kommt
Förderung der Teamarbeit innerhalb der Projekte und projektübergreifend
Ausbau des Projektmanagement Know hows und der Projekt(management)-Kultur
Förderung der Zusammenarbeit zwischen operativer und strategischer Ebene

Wie viele mittelständische Unternehmen, standen auch die Stadtwerke vor der Herausforderung, sich mit den immer schneller wandelnden Umwelt- und Einflussfaktoren erfolgreich auseinanderzusetzen. Diese Anforderungen und Veränderungsprozesse lassen sich nicht mehr nur durch Linienarbeit umsetzen, sondern verlangen eine transparente und strukturierte Projektarbeit.

Somit galt es für die Stadtwerke Haltern am See folgende Herausforderungen anzugehen:

Synchronisation von Linienarbeit und Projektarbeit

Schaffung einer höheren Transparenz der Projektarbeit
Klassifizierung und Priorisierung von Projekten und Linienarbeit
Darstellung von Abhängigkeiten (z.B. Ressourcen, Termine, Ergebnisse)

Aufbau eines einheitlichen Projektmanagements

Vermittlung von einfach anwendbarem Projektmanagementwissen
Zentralisierung des projektrelevanten Wissens
Bereitstellung von praxiserprobten Tools und Templates
Vereinheitlichung von Prozessen und Berichtswesen
Regelmäßiger Austausch und Unterstützung in der Projektumsetzung

Change-Management und Wandel in der Kommunikation

Veränderung der Unternehmenskommunikation
Veränderung der Arbeitsprozesse
Förderung des eigenverantwortlichen und intrinsisch motivierten Arbeitens
Förderung bereichsübergreifender Teamarbeit

Gemeinsam mit der RUHR PM wurde eine stufenweise Einführung des Projektportfoliomanagements bei den Stadtwerken Haltern am See umgesetzt. Nach Umsetzung jeder Stufe wurden die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft und die nächsten Schritte bei Bedarf angepasst und umgesetzt.

Stufe 1: Identifikation und Klassifikation aller laufenden und geplanten Projekte im Unternehmen

Erstellung einer Übersicht aller laufenden Projekte mit den wichtigsten Merkmalen (Inhalt – Termine – Kosten).
Festlegung der Klassifikationsmerkmale und Einstufung der Projekte (z.B. nach Größe oder Portfolio-Relevanz)

Stufe 2: Qualitätssicherung der Projektaufträge aller laufenden Projekte

Erstellung der Mindestanforderungen an einen Projektauftrag
Unterstützung bei der Anpassung der Projektaufträge an diese Mindestanforderungen
Aufnahme und Konsolidierung der Abhängigkeiten der Projekte untereinander
Genehmigung der angepassten Projektaufträge und Aufnahme in das Projektportfolio

Stufe 3: Etablierung eines transparenten Berichtswesen durch die Projekte und das Projektportfolio

Erstellung bzw. Anpassung einer standardisierten Vorlage für die Statusberichte
Festlegung der Berichtszyklen und -gremien abhängig von den Klassifikationsmerkmalen der Projekte
Aufbau des Berichtswesens und der Steuerungsmittel für das Projektportfolio

Stufe 4: Weiterer Ausbau der Projektmanagementkultur und -kompetenz im Unternehmen

Identifikation und Klassifikation aller laufenden und geplanten Projekte im Unternehmen

Es wurde die Übersicht aller laufenden Projekte mit den wichtigsten Merkmalen (Inhalt – Termine – Kosten) optimiert, gefolgt von der Festlegung von Klassifikationsmerkmalen und Einstufung der Projekte (z.B. nach Größe oder Portfolio-Relevanz).

Qualitätssicherung aller laufenden Projekte für eine transparente Berichterstattung

Um die Qualität der Berichterstattung zu steigern wurden die Projektaufträge auch von den laufenden Projekten überprüft und bei Bedarf angepasst. Das hat das gemeinsame Verständnis zwischen Auftraggeber und dem Projektteam zum Ziel und der Umsetzung des jeweiligen Projektes weiter verbessert. Und damit wurde auch die Grundlage für eine transparente Berichterstattung gelegt.

Etablierung eines transparenten Berichtswesen für Projekte im Projektportfolio

Hierzu benutzten wir die Vorlage für die Statusberichte aus der RUHR PM Toolbox. Die Übersicht des Projektportfolios wurde in MS-Teams mit Hilfe der Listenfunktion eingerichtet.

Für die regelmäßige Berichterstattung wurde ein 2-wöchtlicher Termin "PL-Leitung" eingerichtet, in dem ausgewählte Projekt über ihren Projektfortschritt berichten. Im 6-wöchentlichen Rhythmus trifft sich das sogenannte "Entwicklungsteam", um den kurzen Status aller im Portfolio laufenden Projekte zu sichten, sowie neue Projekte mit aufzunehmen und abgeschlossene Projekte zu "verabschieden".

"Durch die Einführung eines Projektportfoliomanagements haben wir das Projektmanagement professioneller aufgestellt. Mit Hilfe von standardisierten Prozessen und Tools, sowie der Nutzung strukturierter Kommunikationsroutinen gelang es uns, Transparenz zu schaffen und die Zusammenarbeit zu fördern. Unterm Strich haben wir somit den Weg zum Projektabschluss und die Ergebnisse jedes Projekts in ihrer Qualität gesteigert.
Für mich persönlich, als Portfoliomanagerin, wurden Werkzeuge für einen besseren Überblick an die Hand gegeben und meine täglichen Aufgaben nicht nur als "lose Enden" visualisiert. Neue Kommunikationswege wurden geschaffen und bieten so unserem Team eine zukunftsweisendere Zusammenarbeit."

Annika Schrepping
Leitung Projektportfoliomanagement, Stadtwerke Haltern am See GmbH