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6 Tipps für digitales Teamwork

Christina Hofacker

Managerin Training & Executive Coach

Regeln für erfolgreiche Arbeit auf Distanz

Viele Unternehmen stemmen die Aufrechterhaltung des Betriebes und sämtliche Herausforderungen im Zusammenhang mit COVID-19. Viele haben die Zeit genutzt, um eine StatusQuo Analyse durchzuführen oder einen Braindump zu testen.
Im Idealfall haben sie dadurch konkrete Vorgehensweisen und Maßnahmenpakete für die nächste Zeit für sich entwickelt. 

Dennoch hat sich das Arbeiten durch die aktuelle Situation stark verändert. Ganze Teams arbeiten aktuell in Remote bzw. im HomeOffice. Dies erschwert die ohnehin schon anspruchsvolle Teamarbeit zusätzlich. Wie aber funktioniert digitales Teamwork? Welche Spielregeln sind zu beachten für ein erfolgreiches Arbeiten im HomeOffice?

Eine klare Kommunikation und feste Regeln sind wichtig, um in digitaler Form zielorientiert und effektiv zusammenzuarbeiten. Außerdem braucht es eine präsente und emphatische Führungskraft.

Unsere Empfehlung: Nutzen Sie das Thema „Digitale Zusammenarbeit“ in Ihrer nächsten Videokonferenz und sprechen Sie konkret über Ihre Erfahrungen der letzten Arbeitswochen im Remote-Modus. Legen Sie gemeinsam als Team Ihre Spielregeln für die digitale Zusammenarbeit fest. Denn, wenn wir ehrlich sind, wissen wir nicht, wie lange die Zusammenarbeit auf Distanz noch gehen wird….

Die nachfolgenden Tipps, sollen Ihnen Ansatzpunkte  für einen gemeinsamen Austausch liefern.


6 Tipps für ein starkes Team im HomeOffice

Tipp 1: Festlegung von Kommunikationsregeln

Kommunikation und Austausch sind die größten Erfolgsfaktoren für Teams, die von zuhause arbeiten.

Finden Sie klare Verantwortlichkeiten für die verschiedenen Aufgaben und Ansprechpartner.

  • Kommunizieren Sie regelmäßig zu einer festen Zeit (mindestens zweimal pro Woche) den Stand der Dinge
  • Als Tools bieten sich hier z.B. Slack, Zoom oder Microsoft Teams an
  • Besprechen Sie Ihre Aufgaben, Hürden und bieten Sie Unterstützung an

Da unsere Arbeit von Zwischenmenschlichen geprägt ist, nutzen Sie die ersten oder letzten Minuten für einen kurzen Austausch und SmallTalk.
Oder wie wäre es mit einem gemeinsamen virtuellen Frühstücksmeeting einmal die Woche?

Legen Sie gemeinsam fest, wann und wie häufig Sie miteinander in den Austausch gehen wollen und finden Sie klare Kommunikationsregeln für ihr Team.


Tipp 2: Vermeiden Sie eine Email Flut

Eine Email ist schnell geschrieben und versendet. Um eine Email Flut zu vermeiden und Gefahr zu laufen den Überblick zu verlieren, rufen Sie Ihren Kollegen einfach kurz an. So lassen sich Fragen und Unklarheiten schnell aus dem Weg räumen.

Wenn Sie doch das Email Format nutzen wollen, versuchen Sie einmal am Tag alle Themen, Aufträge und Anmerkungen zu bündeln und eine Tagesmail zu versenden.

Es ist notwendig im Team möglichst konkrete Regeln dafür aufzustellen, welche Informationen auf welchem Kanal geteilt werden sollen.


Tipp 3: Online Meetings

Regelmäßige Meetings und Treffen sind auch beim Arbeiten in Remote wichtig. Hier können sich alle über aktuelle Arbeitsstände austauschen und Ideen vorstellen.
Des Weiteren können Fehler schnell erkannt und ausgebessert werden.

Mit einer Videokonferenz ist ein Meeting auch gut in digitaler Form möglich. Nutzen Sie für Teamkommunikation digitale Tools, wie z.B. Zoom, Microsoft Teams oder WebEx.

Hier gib es einige Regeln zu beachten, denn nichts ist anstrengender als Online Meetings ohne Entscheidungsfindung und klarer Struktur.

  • Sorgen Sie für eine feste Agenda und einen Moderator, der durch das Meeting führt
  • Nutzen Sie TimeBoxing, um Ihren zeitlichen Rahmen einzuhalten
  • Denken Sie an Pausen, damit das Team konzentriert bleibt
  • Protokollieren Sie die Aufgaben und Ergebnisse des Meetings und stellen es dem Team zur Verfügung

Auch im Online-Format

Unser PM-Nugget am 17.04.20 von 09 bis 11 Uhr:
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Tipp 4: Sprechen Sie Konflikte an und geben Sie sich Feedback

Die Feedback-Kultur wird in digitalen Teams noch viel wichtiger, damit Herausforderungen schnell gemeinsam gemeistert werden können.

Testen Sie eine digitale Retrospektive oder ein Lessons Learned, dadurch kann sich das Team weiterentwickeln und die digitale Zusammenarbeit wird stärker.

  • Was war gut?
  • Was weniger gut?
  • Wovon benötigen wir mehr?
  • Was wollen wir ausprobieren?

Eine offene Kommunikation führt auf Dauer zu einer besseren Akzeptanz für Kritikpunkte. Veränderungen werden schneller vom Team angenommen und umgesetzt.


Tipp 5: Digitale Teams & Selbstorganisation

Seien Sie Ansprechpartner und Unterstützer für Ihr Team und schaffen Sie damit die Rahmenbedingungen für selbstorganisiertes Arbeiten.

  • Fördern Sie das eigenverantwortliche Arbeiten Ihrer Mitarbeiter
  • Behalten Sie das Team und dessen Bedürfnisse im Blick und unterstützen gegebenenfalls
  • Ermutigen Sie dazu Verantwortung zu übernehmen
  • Geben Sie regelmäßig Feedback und fordern Sie auch Feedback vom Team
  • Messen Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter nicht an der benötigten Zeit, sondern an Arbeitsständen und Ergebnissen.

Durch die konstante Kommunikation mit Ihrem Team erfahren Sie frühzeitig, wenn es Herausforderungen gibt. Unterstützen Sie das Team dabei und finden gemeinsam Lösungen.

 


Tipp 6: Tagesplanung

  • Planen Sie Ihren Tag in Blöcken.
  • Nutzen Sie zum Beispiel den Vormittag für das konzentrierte Arbeiten und verlegen Mitarbeitergespräche, Teammeetings und Telefonate in den Nachmittag.
  • Gestalten Sie Ihre Zeitplanung transparent mit dem Team, um gemeinsam optimal und ergebnisorientiert zu kommunizieren und zu arbeiten.
  • Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für Videotelefonate mit einzelnen Ihrer Teammitglieder.

Besprechen Sie, wie es läuft und was Ihre Mitarbeiter beschäftigt. So bekommen Sie mit, wer sich mit dem Homeoffice schwer tut und Unterstützung braucht. Des Weiteren sollte Feedback bewusst und regelmäßiger erfolgen.


In der aktuellen Situation gilt: Kommunizieren Sie lieber zu viel als zu wenig.
Mit diesen Tipps zur Vorgehensweise fördern Sie ein starkes digitales Team und eine produktive Zusammenarbeit in-Remote.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung!

Bei Unterstützungsbedarf in der konkreten Umsetzung steht Ihnen die RUHR PM gerne zur Verfügung.

Bleiben Sie weiterhin gesund!


PM-Workshop digital

Am 21.04.20 von 16 bis 19 Uhr:
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