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6 Tipps für digitales Teamwork

Christina Hofacker

Managerin Training & Executive Coach

Regeln für erfolgreiche Arbeit auf Distanz

Viele Unternehmen stemmen die Aufrechterhaltung des Betriebes und sämtliche Herausforderungen im Zusammenhang mit COVID-19. Viele haben die Zeit genutzt, um eine StatusQuo Analyse durchzuführen oder einen Braindump zu testen.
Im Idealfall haben sie dadurch konkrete Vorgehensweisen und Maßnahmenpakete für die nächste Zeit für sich entwickelt. 

Dennoch hat sich das Arbeiten durch die aktuelle Situation stark verändert. Ganze Teams arbeiten aktuell in Remote bzw. im HomeOffice. Dies erschwert die ohnehin schon anspruchsvolle Teamarbeit zusätzlich. Wie aber funktioniert digitales Teamwork? Welche Spielregeln sind zu beachten für ein erfolgreiches Arbeiten im HomeOffice?

Eine klare Kommunikation und feste Regeln sind wichtig, um in digitaler Form zielorientiert und effektiv zusammenzuarbeiten. Außerdem braucht es eine präsente und emphatische Führungskraft.

Unsere Empfehlung: Nutze das Thema „Digitale Zusammenarbeit“ in Deiner nächsten Videokonferenz und sprich konkret über Eure Erfahrungen der letzten Arbeitswochen im Remote-Modus. Legt gemeinsam als Team Eure Spielregeln für die digitale Zusammenarbeit fest. Denn, wenn wir ehrlich sind, wissen wir nicht, wie lange die Zusammenarbeit auf Distanz noch gehen wird….

Die nachfolgenden Tipps, sollen Dir Ansatzpunkte  für einen gemeinsamen Austausch liefern.


6 Tipps für ein starkes Team im HomeOffice

Tipp 1: Festlegung von Kommunikationsregeln

Kommunikation und Austausch sind die größten Erfolgsfaktoren für Teams, die von zuhause arbeiten.

Finde klare Verantwortlichkeiten für die verschiedenen Aufgaben und Ansprechpartner.

  • Kommuniziere regelmäßig zu einer festen Zeit (mindestens zweimal pro Woche) den Stand der Dinge
  • Als Tools bieten sich hier z.B. Slack, Zoom oder Microsoft Teams an
  • Bespreche Eure Aufgaben, Hürden und biete Unterstützung an

Da unsere Arbeit von Zwischenmenschlichen geprägt ist, nutze die ersten oder letzten Minuten für einen kurzen Austausch und SmallTalk.
Oder wie wäre es mit einem gemeinsamen virtuellen Frühstücksmeeting einmal die Woche?

Legt gemeinsam fest, wann und wie häufig ihr miteinander in den Austausch gehen wollt und finde klare Kommunikationsregeln für Dein Team.


Tipp 2: Vermeide eine Email Flut

Eine Email ist schnell geschrieben und versendet. Um eine Email Flut zu vermeiden und Gefahr zu laufen den Überblick zu verlieren, rufe Deine Kollegen einfach kurz an. So lassen sich Fragen und Unklarheiten schnell aus dem Weg räumen.

Wenn Du doch das Email Format nutzen willst, versuche einmal am Tag alle Themen, Aufträge und Anmerkungen zu bündeln und eine Tagesmail zu versenden.

Es ist notwendig im Team möglichst konkrete Regeln dafür aufzustellen, welche Informationen auf welchem Kanal geteilt werden sollen.


Tipp 3: Online Meetings

Regelmäßige Meetings und Treffen sind auch beim Arbeiten in Remote wichtig. Hier können sich alle über aktuelle Arbeitsstände austauschen und Ideen vorstellen.
Des Weiteren können Fehler schnell erkannt und ausgebessert werden.

Mit einer Videokonferenz ist ein Meeting auch gut in digitaler Form möglich. Nutzt für Teamkommunikation digitale Tools, wie z.B. Zoom, Microsoft Teams oder WebEx.

Hier gib es einige Regeln zu beachten, denn nichts ist anstrengender als Online Meetings ohne Entscheidungsfindung und klarer Struktur.

  • Sorge für eine feste Agenda und einen Moderator, der durch das Meeting führt
  • Nutzt TimeBoxing, um Euren zeitlichen Rahmen einzuhalten
  • Denkt an Pausen, damit das Team konzentriert bleibt
  • Protokolliert die Aufgaben und Ergebnisse des Meetings und stellt es dem Team zur Verfügung


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Tipp 4: Sprich Konflikte an und gebt Euch Feedback

Die Feedback-Kultur wird in digitalen Teams noch viel wichtiger, damit Herausforderungen schnell gemeinsam gemeistert werden können.

Teste eine digitale Retrospektive oder ein Lessons Learned, dadurch kann sich das Team weiterentwickeln und die digitale Zusammenarbeit wird stärker.

  • Was war gut?
  • Was weniger gut?
  • Wovon benötigen wir mehr?
  • Was wollen wir ausprobieren?

Eine offene Kommunikation führt auf Dauer zu einer besseren Akzeptanz für Kritikpunkte. Veränderungen werden schneller vom Team angenommen und umgesetzt.


Tipp 5: Digitale Teams & Selbstorganisation

Sei Ansprechpartner und Unterstützer für Dein Team und schaffe damit die Rahmenbedingungen für selbstorganisiertes Arbeiten.

  • Fördere das eigenverantwortliche Arbeiten Deiner Mitarbeiter
  • Behalte das Team und dessen Bedürfnisse im Blick und unterstütze gegebenenfalls
  • Ermutige dazu Verantwortung zu übernehmen
  • Gib regelmäßig Feedback und fordere auch Feedback vom Team
  • Messe die Leistungen Deiner Mitarbeiter nicht an der benötigten Zeit, sondern an Arbeitsständen und Ergebnissen.

Durch die konstante Kommunikation mit Deinem Team erfährst Du frühzeitig, wenn es Herausforderungen gibt. Unterstütze das Team dabei und findet gemeinsam Lösungen.

 


Tipp 6: Tagesplanung

  • Plane Deinen Tag in Blöcken.
  • Nutze zum Beispiel den Vormittag für das konzentrierte Arbeiten und verlegen Mitarbeitergespräche, Teammeetings und Telefonate in den Nachmittag.
  • Gestalte Deine Zeitplanung transparent mit dem Team, um gemeinsam optimal und ergebnisorientiert zu kommunizieren und zu arbeiten.
  • Nimm Dir regelmäßig Zeit für Videotelefonate mit einzelnen Deiner Teammitglieder.

Besprecht wie es läuft und was Deine Mitarbeiter beschäftigt. So bekommst Du mit, wer sich mit dem Homeoffice schwer tut und Unterstützung braucht. Des Weiteren sollte Feedback bewusst und regelmäßiger erfolgen.


In der aktuellen Situation gilt: Kommuniziere lieber zu viel als zu wenig.
Mit diesen Tipps zur Vorgehensweise förderst Du ein starkes digitales Team und eine produktive Zusammenarbeit in-Remote.

Wir wünschen Dir viel Erfolg bei der Umsetzung!

Bei Unterstützungsbedarf in der konkreten Umsetzung helfe ich gerne.

Bleib weiterhin gesund!



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