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Erste Schritte in die Digitalisierung in der Zeche Carl

Autor: Christina Hofacker

Ausgangslage

Die Digitale Transformation ist nicht nur ein Buzzword – sie ist längst Realität.

Der Weg in ein digitales Zeitalter erfordert ein vollkommen neues Skill-Set und ermöglicht gleichzeitig neue Formen der Zusammenarbeit.

Folgenden Status in der Zusammenarbeit konnten wir feststellen:

  • Eine klare Struktur in der Arbeitsweise ist bisher noch nicht ausgeprägt und die Erarbeitung von Themen ist schwer messbar
  • Zusätzlich erschwert das asynchrone Arbeiten des Teams die Zusammenarbeit und Absprachen in Projekten
  • Die Vernetzung der Teams ist nicht im vollen Umfang gewährleistet
  • Verschiedenste Ablage- und Arbeitsstrukturen machen eine Übersichtlichkeit und Transparenz in der Arbeitsweise unmöglich

Herausforderung

Digitalisierung bedeutet, bestehende Geschäftsprozesse mit Hilfe digitaler Mittel auf eine Art und Weise zu verbessern, die zu einem messbaren Mehrwert führt.

Das Team suchte daher nach Möglichkeiten die aktuellen Prozesse und Strukturen zu digitalisieren und so eine verbesserte Kommunikation und Struktur zu schaffen.

Um mögliche Lösungsansätze herauszuarbeiten, wurden mehrere Workshops, angelehnt an einen Design Sprint, durchgeführt.

Lösungsansätze

Um die verschiedenen Dimensionen der Digitalisierung und modernem Arbeiten zu verstehen und erfolgreich anzuwenden, haben wir unterschiedliche Workshops in Form eines Design Sprints durchgeführt. Ziel ist es, in 3 Workshop-Tagen eine vom Nutzer getestete Vorgehensweise zur Digitalisierung zu entwickeln, um eine schnell integrierbare und auf Effektivität überprüfte Lösung zu erhalten.

  • Im ersten Schritt führten wir einen Digital-Check durch. Dieser diente zur Status-Quo-Analyse und zur Reflektion der aktuellen Arbeitssituation.
  •  Im „Ziele-Workshop“ mit dem gesamten Team wurden die Ziele für den Weg der Digitalisierung formuliert. Das Team definierte die individuellen Handlungsfelder, diese wurden in Form von „Jobs to be done“ formuliert.
  • Im „Ideen-Workshop“ wurde das ganze Workshop-Team in die Ideengenerierung eingebunden. Für die definierten „Jobs to be done“ wurden Lösungen im Team entwickelt und eine praxisnahe Vorgehensweise erarbeitet. Die Ideen wurden skizziert und dem Team vorgestellt.
  • Im „Richtungs-Workshop“ wurden alle vorher entwickelten Lösungen und Ideen noch einmal betrachtet. Das Team hatte noch einmal die Möglichkeiten Themen zu hinterfragen. Anschließend wählte das Team die passenden Lösungswege aus und definierte die nächsten Schritte mit klaren Verantwortlichkeiten.

Ergebnisse

Das Team reflektierte die Zusammenarbeit in einer Retrospektive und entwickelte drei „Jobs to be done“, die als Ziel für die Workshop-Reihe definiert wurden.

(1) Unsere Meetings haben Fokus und sind effizient
(2) Unsere Arbeitsorganisation ist optimiert und für jeden transparent
(3) Wir haben eine Kommunikationsstruktur, die Teamwork fördert

In intensiver Teamarbeit wurden über die drei Themen diskutiert und Ideen entwickelt. In einem Impulsvortrag wurde die Zusammenarbeit über MS Teams vorgestellt und gemeinsam ein Prototyp entwickelt für die Strukturierung und Möglichkeiten der Zusammenarbeit über MS Teams.
Die Ideen wurden anschließend präsentiert und ein gemeinsames Verständnis geschaffen. Die weitere Zusammenarbeit soll zukünftig über MS365 und über MS Teams erfolgen.

Für die drei „Jobs to be done“ wurden folgende Lösungen entwickelt:

1) Unsere Meetings haben Fokus uns sind effizient

Hier wurde in einer individuellen Registerkarte (Planner) des Gesamtteams eine Struktur für interne Meetings etabliert.

Eine digitale Agenda ist für jeden einsehbar. In einer Spalte vorbereitete Themen, hat jedes Teammitglied die Möglichkeit Themen für das Meeting eigenverantwortlich vorzubereiten. In den Meetings wird zukünftig mit Timeboxing gearbeitet, um Themen nicht in die Länge zu ziehen und diese zeitlich ausufern zu lassen.

Das Team einigte sich auf unterschiedliche Rollen in ihren Meetings. Hier wurde ein Time Keeper für die Zeiteinhaltung eingeführt, ein wechselnder Moderator für wechselnde Verantwortlichkeiten für das Meeting, sowie ein Action Keeper zum Festhalten der To Dos im virtuellen Board.

Durch diese Vorgehensweise werden kürzere und effizientere Meetings mit klarer Struktur und mehr Eigenverantwortung für jedes Teammitglied gewährleistet.

2) Unsere Arbeitsorganisation ist optimiert und für jeden transparent

Veranstaltungen werden zukünftig als eigenes Projekt/Team angelegt mit der Option externe Mitarbeitende einzuladen.

Über ein Kanban Board, welches über den Planner in Teams integriert ist und über die Meetingformate Planungsmeeting, Jour fix, Review und Retrospektive, wird eine Transparenz in der Bearbeitung der Themen gewährleistet.

Hier werden in einem Planungsmeeting alle Aufgaben festgehalten. Im wöchentlichen Jour fix werden die erledigten Aufgaben, die anstehenden Aufgaben, sowie Hindernisse besprochen. Aufgaben für die folgende Zeitperiode kommen dann in die „To Do“ Spalte zur weiteren Bearbeitung. Im Review schaut das Team auf die letzte Zeitperiode (Sprint) und auf die gemeinsam erreichten Ergebnisse, beispielsweise fertige Veranstaltungen. Das Team reflektiert die weitere Zusammenarbeit regelmäßig, um neue Prozesse nachhaltig zu etablieren und zu verbessern und die Zusammenarbeit zu optimieren.

3) Wir haben eine Kommunikationsstruktur, die Teamwork fördert

Die Verbindlichkeit in der Aufgabenstruktur wird durch die klaren Zuständigkeiten der Aufgaben inklusive Fälligkeitstermins gewährleistet. Kommunikation wird über Chatfunktion und über die Beitragsfunktion der einzelnen Projektteams getestet und im Anschluss eine Entscheidung getroffen, welche Themen über welche Kanäle kommuniziert werden.

 

Für die Reflektion im Team wird in regelmäßigen Zeitabschnitten eine einfache Retrospektive durchgeführt, um die Zusammenarbeit zu stärken und Hindernisse und Konflikte schnell zu beseitigen.

In MS-Teams wird zukünftig ein Unternehmenswiki angelegt, in dem allgemeine Themen zur Zusammenarbeit und Vereinbarungen festgehalten werden.

Das Team prüft im weiteren Verlauf, ob durch die Aufnahme der To Dos im Board, sowie der Vereinbarungen in Karten und dem Unternehmenswiki ein Protokoll für die Meetings hinfällig wird.


Kundenstimme

„Herzlichen Dank an RUHR PM für die kompetente Beratung zur digitalen Transformation von Arbeitsprozessen der Zeche Carl! Die Workshops waren produktiv, spannend und haben uns neue Wege des agilen Arbeitens und effizienten Kommunizierens aufgezeigt.“

Marcus Kalbitzer, Geschäftsführung Zeche Carl

 


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