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Konzept zur Digitalisierung von Stundenzetteln

Autor: Werner Bohnen

Ausgangslage

Bei einem Energieversorger sollen die Prozesse der Stundenerfassung für geförderte Projekte digitalisiert und vereinfacht werden.
Auf Grund der speziellen Projektart müssen die Prozesse revisionssicher sein.
Um die Revisionssicherheit weiter zu unterstützen, soll die Technologie von Blockchain angewandt werden.

In Zusammenarbeit mit der visibleRuhr soll ein Konzept zur Digitalisierung der Stundenerfassung erstellt werden.

Als mögliche Lösung wird eine mobile App mit Schwerpunkt auf iPhone und iPad anvisiert.

Herausforderung

Die Entwicklung einer mobilen App benötigt Planung mit allen Beteiligten, zur besseren Kommunikation und Transparenz wurden folgende Ziel- und Erfolgskriterien wurden definiert:

Ziele:

  • Zeiterfassung für geförderte Projekte revisionssicher zu digitalisieren und zu optimieren
  • Neue Technologien werden getestet, dazu gehören mobile Apps, Digitalisierung der Stundenerfassung, Systemanbindung an bestehende Systeme, Blockchain

Erfolgskriterien:

  • die Mitarbeiter nutzen die App als Verbesserung für ihre Arbeit
  • der Prozess der Stundenerfassung ist erfolgreich digitalisiert
  • Anbindung der Systeme funktioniert und ist skalierbar
  • Erkenntnisse über Blockchain für weitere Anwendungen sind gewonnen

Lösungsansätze

Um ein geeignetes Konzept für die Digitalisierung zu erstellen wurde auf die  Experten der visibleRuhr zurückgegriffen und die RUHR PM übernahm das Projektmanagement.

Dabei wurden die folgenden Bereiche mit einbezogen:

  • Projektmanagement (RUHR PM)
  • Design Thinking (RAUM X)
  • App-Entwicklung (AppPlusMobile)
  • UX-Design (RHaug)

Die Anforderungen für das auf das Konzept folgende Projekt wurden dann wie folgt definiert:

  • Erarbeitung einer Produkt-Beschreibung (Konzept) mit Hilfe eines „Design Sprint“
  • SAP-Anbindung
  • Outlook-Anbindung
  • App-Entwicklung
  • Freigabe der Stunden
  • Unterstützung einer Blockchain
  • Revisionssicherheit

Die Projektgruppe legte dann als Minimum Viable Product (MVP) die Funktionen für die zu erstellende App fest.

Dabei war es wichtig, dass jeder Nutzer einen eigenen Zugang erhält, um die Stunden digital erfassen zu können.

Das UX-Design muss hochwertig sein, um den Nutzern den Zugang und die Bedienung zu erleichtern.

Außerdem sollte noch ein einstufiger Freigabeprozess der Stunden durch den Vorgesetzten ermöglicht werden.

 

Die konkrete App-Entwicklung sollte in agiler Umsetzung nach Scrum erfolgen und durch ein professionelles Projektmanagement unterstützt werden.

Ergebnisse

Mit der Erstellung des Projektauftrages hat das Projekt seine Leitplanken innerhalb dieser agil umgesetzt wird. Der Projektauftrag ist die Grundlage für das Berichtswesen an die Auftraggeber und für Entscheidungen zur Projektsteuerung.


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