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Digitales Teamwork bei der RUHR PM

Christina Hofacker

Managerin Training & Executive Coach

Die Arbeitswelt hat sich seit dem Jahr 2020 stark verändert und viele Teams arbeiten immer noch aus dem Home Office, digitales Teamwork ist gefragt.

Das Team der RUHR PM war es auch bereits vor Corona gewohnt, im Homeoffice zu arbeiten. Doch jetzt ist es auch für uns anders: Abstandsregelungen, Lockdown sowie Kinderbetreuung und Homeschooling zwingen uns noch stärker in die Remote Arbeit. Das heißt für uns konkret: keine persönlichen Meetings mit dem gesamten Team, keine schnellen Absprachen über den Schreibtisch hinweg, keine Runde auf der Büro-Putting-Trainingsmatte und seltener persönlicher Austausch an der Kaffeemaschine.
Wie schafft man es nun, in dieser Zeit den Austausch und den Teamgeist aufrecht zu erhalten?

Wir geben Euch heute einen Einblick in unsere aktuelle Arbeitssituation und 7 Hacks zum digitalen Teamwork:


Unsere 7 Hacks für digitales Teamwork

Hack 1: Virtuelles Weekly

In Unternehmen, in denen das Team während des Arbeitstages nur wenig kommuniziert, empfiehlt es sich mit einem morgendlichen Videocall zu beginnen. Dieses Daily macht aber nur Sinn, so lange es nicht als Belastung empfunden wird und auch einen Mehrwert bietet.

Wir sind ein kleines Team und arbeiten in Projektteams themenspezifisch zusammen. Wir sind im ständigen Austausch und dementsprechend aktuell auch in ständigen Videomeetings. Bei uns hat es sich daher am effektivsten herausgestellt, an jedem Freitag unser „Weekly“ abzuhalten, damit es nicht zu viel wird.

In unserem virtuellen Weekly reflektieren wir gemeinsam die Woche. Jeder erzählt und berichtet anhand der folgenden Fragen:

  • Was habe ich in dieser Woche gemacht?
  • Was steht nächste Woche an?
  • Wo gibt es Hindernisse? Wo brauche ich Unterstützung?

Im direkten Anschluss ergänzen wir unsere Themen aus den Objectives and KeyResults. Die OKRs sind unsere fokussierten und strategischen Themen zur Erreichung unserer Vision. Dann setzen wir entsprechend die Prioritäten und definieren einzelne Arbeitspakete und Teams.


Hack 2: Projektorganisation und Selbstverpflichtung

Wir haben klare Rollen und Zuständigkeiten für einzelnen Arbeitsbereiche im Team definiert. Jede Aufgabe, die angegangen wird, ist entsprechend einer verantwortlichen Person zugeordnet. Diese weiß, mit welcher Zielsetzung die Aufgabe bearbeitet wird, welchen Handlungs- und Entscheidungsrahmen es gibt, wann die Aufgabe als erledigt gilt (unsere Definition of Done) und wann die Aufgabe fertig sein sollte.

Die verantwortliche Person sucht sich anschließend sein oder ihr Team für die zu bewältigende Aufgabe zusammen. Bei Fragen kann das Team auf die zuständige Person aus dem Team zurückgreifen. Durch die aufgaben- und stärkenorientierte Auswahl der Aufgaben, werden die Aufgaben mit hoher Motivation und Selbstverpflichtung angegangen und bewältigt.

 


Hack 3: Kollaborative Zusammenarbeit mit den richtigen Tools

Digitale Teamarbeit funktioniert nur mit modernen Tools. Wir haben im letzten Jahr zahlreiche Tools für uns getestet, um unsere Zusammenarbeit zu optimieren. Tools, die sich für die gemeinsame Entwicklung von Themen am besten eignen sind aus unserer Sicht :

  • Mural, ein Online Tool, um gemeinsam an Boards zu arbeiten. Hier gibt es bereits zahlreiche Vorlagen, die wir nutzen und die für uns einen echten Mehrwert im täglichen Doing liefern.
  • Microsoft Forms oder Mentimeter für schnelle Abfragen innerhalb des Teams
  • Jira Kanban Board zur Projektorganisation und Aufgabenstrukturierung, sowie direkter Möglichkeit zur Protokollierung von Meetings, da dort direkt die To Dos und die verantwortliche Person festgelegt werden kann.
  • Microsoft Teams zur kollaborativen Zusammenarbeit

Wir haben uns für die interne Kommunikation von E-mails  entfernt, da sie immer etwas förmlicher wirken. Da der Ruf über den Schreibtisch aktuell weg fällt ist der schnelle Austausch über Chats sprachlich leichter und ungezwungener.

Microsoft Teams bietet außerdem durch die vielfältigen Möglichkeiten der kollaborativen Zusammenarbeit eine gute Spielwiese für digitale Teams. Manchmal starten wir einen neuen Kanal, der aber nach einiger Zeit wieder gelöscht wird, weil er sich als nicht effektiv oder sinnvoll erwiesen hat. In MicrosoftTeams hilft es uns außerdem den Status zu aktualisieren (verfügbar, beschäftigt, nicht stören, abwesend) oder auch mal kurz in den Chat des Teams zu schreiben *bin die nächsten 2 Stunden offline – Lunch und Homeschooling ruft*.
Somit sind alle informiert und das Team hat Verständnis für die Situation und kann im Einzelfall unterstützen.


Du willst mehr zum Thema Digitales Teamwork lernen? Dann melde Dich zu unserem PM-Nugget am 23.04.21 an:

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Hack 4: Zeitfresser vermeiden und effektive Meetings durchführen (Timeboxing)

Unsere Erfahrungen haben gezeigt, Videokonferenzen sollten nicht länger dauern als 60 Minuten: Wenn sie vernünftig vorbereitet wurden, reicht diese Zeit vollkommen aus. Vor jedem Termin wird daher das Thema, sowie das Ziel von der einladenden Person definiert.

Einmal im Monat treffen wir uns jedoch für ein längeres Meeting über 3 Stunden. In unserem Monatsmeeting hat jede Person aus dem Team die Möglichkeit ein Thema vorzubereiten. Hier bereitet die Person eine Jira Karte vor mit dem Thema, Zeitbedarf und Ziel (Information, Feedback, Sharing, Abstimmung). Das Team priorisiert dann am Tag des Monatsmeetings gemeinsam die Themen und legt die Inhalte fest.

Mehr allgemeine Tipps zu Kommunikation und digitalem Teamwork gibt es auch in meinem Blog-Beitrag "6 Tipps zum digitalen Teamwork".

Bei der Durchführung des Meetings achten wir dann auf Einhaltung der festgelegten Zeit (Timeboxing) für die vorbereiteten Themen. Hierfür gibt es einen zu Beginn des Meetings festgelegten Timekeeper. Dieser hat die Aufgabe die Zeit im Auge zu behalten. Des Weiteren achten wir bei längeren Meetings auf regelmäßige Pausen, um die Augen einmal vom Bildschirm abzuwenden. So können auch mal längere Videomeetings mit kleinen Tricks effektiv und mit hohem Mehrwert gestaltet werden.


Hack 5: Regelmäßige Online-Retrospektiven

Gerade für Remote Teams ist es wichtig, dass Themen schnell angesprochen werden, damit Herausforderungen schnell gemeinsam gemeistert werden können.

 

Wir führen bei längeren Meetings regelmäßig eine kurze Retrospektive durch. Hier sind 15 Minuten Zeit gut investiert. Wir nutzen dafür gern ein Board auf Mural und beschreiben virtuell unsere Kärtchen. Dadurch konnten wir unsere Meetings effektiver gestalten, gutes beibehalten und Störfaktoren schnell abstellen.

Wenn es schnell gehen muss, nutzen wir gerne die Starfish-Retrospektive anhand der folgenden Fragen:

  • Was war gut?
  • Was weniger gut?
  • Wovon benötigen wir mehr?
  • Was wollen wir ausprobieren?

Hack 6: Digitaler Teamzusammenhalt

Arbeiten im Homeoffice ist eine Herausforderung, ein kurzer  "Telefon-Plausch" der nicht unmittelbar mit der Arbeit zu tun hat, tut jedem gut. Aus der Distanz ist es viel schwieriger mitzubekommen, ob jemand mit Problemen zu kämpfen hat. Plant deshalb für gemeinsame Meetings ein paar Minuten zum Ankommen und zum Small Talk Themen ein.

Aber auch Einzelgespräche zwischen den Personen im Team sind wichtig und helfen, die Situation jedes Einzelnen zu kennen, zu verstehen, anzuerkennen und einzuordnen.

Um auch bei uns die Distanz nicht zu groß werden zu lassen und uns als Team nicht zu verlieren, arbeiten wir ständig an uns.

Hier haben wir im letzten Jahr schon einiges ausprobiert und einiges steht noch auf unserer Agenda:

  • Agile und digitale Spiele machen komplexes oftmals so leicht und machen Spaß. Ob Kanban-Pizza, Kugelschreiber weiterreichen über den Bildschirm, Raumschiffe bauen oder Logik-Rätsel, vieles ist möglich. Hier probieren wir immer wieder Neues aus und nutzen dies auch in unseren Workshops.
  • Digitale Kaffeeküche oder auch mal ein Feierabendbier eignen sich für einen lockeren Austausch zwischendurch oder nach einem erfolgreichen Arbeitstag.
  • Feste feiern oder digitale Events (Karneval, Weihnachtsfeiern, Kochevents)
  • Online Escape Room Spiele
  • Team-Challenges: Etwa durch eine Foto-Challenge, bei der jeder, der nominiert wird, seinen (Lieblings)arbeitsplatz im Homeoffice zeigt. Vielleicht muss auch eine Aufgabe des Nominierenden erfüllt werden: „Ich tagge Lena Müller – Was gibt’s bei dir zum Mittagessen?“
  • Gemeinsamer Working-Lunch aus dem Homeoffice

Hack 7: Mitarbeiter coachen Mitarbeiter

Wir haben die Zeit intensiv genutzt, um unser Wissen zu teilen. Wir schulen uns regelmäßig gegenseitig zu aktuellen Themen wie z.B. Agilität, Projektmanagement, Excel Pivot oder ähnliches.
Dazu kann das Team die betreffende Expertenperson anfragen und ein Termin wird festgelegt. Interessierte Mitarbeitende aus dem Team können online an dem Termin teilnehmen und sich so schnell Wissen zu unterschiedlichen Themen aneignen.

 

Das waren sie unsere 7 Hacks zum digitalen Teamwork und ich hoffe Euch hat dieser kleine Einblick hinter die Kulissen der RUHR PM Ideen für Euren eigenen digitalen Alltag gebracht.


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