In Unternehmen, in denen das Team während des Arbeitstages nur wenig kommuniziert, empfiehlt es sich mit einem morgendlichen Videocall zu beginnen. Dieses Daily macht aber nur Sinn, so lange es nicht als Belastung empfunden wird und auch einen Mehrwert bietet.

Wir sind ein kleines Team und arbeiten in Projektteams themenspezifisch zusammen. Wir sind im ständigen Austausch und dementsprechend aktuell auch in ständigen Videomeetings. Bei uns hat es sich daher am effektivsten herausgestellt, an jedem Freitag unser „Weekly“ abzuhalten, damit es nicht zu viel wird.

In unserem virtuellen Weekly reflektieren wir gemeinsam die Woche. Jeder erzählt und berichtet anhand der folgenden Fragen:

• Was habe ich in dieser Woche gemacht?
• Was steht nächste Woche an?
• Wo gibt es Hindernisse? Wo brauche ich Unterstützung?

Im direkten Anschluss ergänzen wir unsere Themen aus den Objectives and KeyResults. Die OKRs sind unsere fokussierten und strategischen Themen zur Erreichung unserer Vision. Dann setzen wir entsprechend die Prioritäten und definieren einzelne Arbeitspakete und Teams.

Wir haben klare Rollen und Zuständigkeiten für einzelnen Arbeitsbereiche im Team definiert. Jede Aufgabe, die angegangen wird, ist entsprechend einer verantwortlichen Person zugeordnet. Diese weiß, mit welcher Zielsetzung die Aufgabe bearbeitet wird, welchen Handlungs- und Entscheidungsrahmen es gibt, wann die Aufgabe als erledigt gilt (unsere Definition of Done) und wann die Aufgabe fertig sein sollte.

Die verantwortliche Person sucht sich anschließend sein oder ihr Team für die zu bewältigende Aufgabe zusammen. Bei Fragen kann das Team auf die zuständige Person aus dem Team zurückgreifen. Durch die aufgaben- und stärkenorientierte Auswahl der Aufgaben, werden die Aufgaben mit hoher Motivation und Selbstverpflichtung angegangen und bewältigt.

Digitale Teamarbeit funktioniert nur mit modernen Tools. Wir haben im letzten Jahr zahlreiche Tools für uns getestet, um unsere Zusammenarbeit zu optimieren. Tools, die sich für die gemeinsame Entwicklung von Themen am besten eignen sind aus unserer Sicht :

• Mural, ein Online Tool, um gemeinsam an Boards zu arbeiten. Hier gibt es bereits zahlreiche Vorlagen, die wir nutzen und die für uns einen echten Mehrwert im täglichen Doing liefern.
• Microsoft Forms oder Mentimeter für schnelle Abfragen innerhalb des Teams
• Jira Kanban Board zur Projektorganisation und Aufgabenstrukturierung, sowie direkter Möglichkeit zur Protokollierung von Meetings, da dort direkt die To Dos und die verantwortliche Person festgelegt werden kann.
• Microsoft Teams zur kollaborativen Zusammenarbeit

Wir haben uns für die interne Kommunikation von E-mails  entfernt, da sie immer etwas förmlicher wirken. Da der Ruf über den Schreibtisch aktuell weg fällt ist der schnelle Austausch über Chats sprachlich leichter und ungezwungener.

Microsoft Teams bietet außerdem durch die vielfältigen Möglichkeiten der kollaborativen Zusammenarbeit eine gute Spielwiese für digitale Teams. Manchmal starten wir einen neuen Kanal, der aber nach einiger Zeit wieder gelöscht wird, weil er sich als nicht effektiv oder sinnvoll erwiesen hat. In MicrosoftTeams hilft es uns außerdem den Status zu aktualisieren (verfügbar, beschäftigt, nicht stören, abwesend) oder auch mal kurz in den Chat des Teams zu schreiben *bin die nächsten 2 Stunden offline – Lunch und Homeschooling ruft*.
Somit sind alle informiert und das Team hat Verständnis für die Situation und kann im Einzelfall unterstützen.

Unsere Erfahrungen haben gezeigt, Videokonferenzen sollten nicht länger dauern als 60 Minuten: Wenn sie vernünftig vorbereitet wurden, reicht diese Zeit vollkommen aus. Vor jedem Termin wird daher das Thema, sowie das Ziel von der einladenden Person definiert.

Einmal im Monat treffen wir uns jedoch für ein längeres Meeting über 3 Stunden. In unserem Monatsmeeting hat jede Person aus dem Team die Möglichkeit ein Thema vorzubereiten. Hier bereitet die Person eine Jira Karte vor mit dem Thema, Zeitbedarf und Ziel (Information, Feedback, Sharing, Abstimmung). Das Team priorisiert dann am Tag des Monatsmeetings gemeinsam die Themen und legt die Inhalte fest.

Mehr allgemeine Tipps zu Kommunikation und digitalem Teamwork gibt es auch in meinem Blog-Beitrag "6 Tipps zum digitalen Teamwork".

Bei der Durchführung des Meetings achten wir dann auf Einhaltung der festgelegten Zeit (Timeboxing) für die vorbereiteten Themen. Hierfür gibt es einen zu Beginn des Meetings festgelegten Timekeeper. Dieser hat die Aufgabe die Zeit im Auge zu behalten. Des Weiteren achten wir bei längeren Meetings auf regelmäßige Pausen, um die Augen einmal vom Bildschirm abzuwenden. So können auch mal längere Videomeetings mit kleinen Tricks effektiv und mit hohem Mehrwert gestaltet werden.

Arbeiten im Homeoffice ist eine Herausforderung, ein kurzer  "Telefon-Plausch" der nicht unmittelbar mit der Arbeit zu tun hat, tut jedem gut. Aus der Distanz ist es viel schwieriger mitzubekommen, ob jemand mit Problemen zu kämpfen hat. Plant deshalb für gemeinsame Meetings ein paar Minuten zum Ankommen und zum Small Talk Themen ein.

Aber auch Einzelgespräche zwischen den Personen im Team sind wichtig und helfen, die Situation jedes Einzelnen zu kennen, zu verstehen, anzuerkennen und einzuordnen.

Um auch bei uns die Distanz nicht zu groß werden zu lassen und uns als Team nicht zu verlieren, arbeiten wir ständig an uns.

Hier haben wir im letzten Jahr schon einiges ausprobiert und einiges steht noch auf unserer Agenda:

• Agile und digitale Spiele machen komplexes oftmals so leicht und machen Spaß. Ob Kanban-Pizza, Kugelschreiber weiterreichen über den Bildschirm, Raumschiffe bauen oder Logik-Rätsel, vieles ist möglich. Hier probieren wir immer wieder Neues aus und nutzen dies auch in unseren Workshops.
• Digitale Kaffeeküche oder auch mal ein Feierabendbier eignen sich für einen lockeren Austausch zwischendurch oder nach einem erfolgreichen Arbeitstag.
• Feste feiern oder digitale Events (Karneval, Weihnachtsfeiern, Kochevents)
• Online Escape Room Spiele
• Team-Challenges: Etwa durch eine Foto-Challenge, bei der jeder, der nominiert wird, seinen (Lieblings)arbeitsplatz im Homeoffice zeigt. Vielleicht muss auch eine Aufgabe des Nominierenden erfüllt werden: „Ich tagge Lena Müller – Was gibt’s bei dir zum Mittagessen?“
• Gemeinsamer Working-Lunch aus dem Homeoffice

Wir haben die Zeit intensiv genutzt, um unser Wissen zu teilen. Wir schulen uns regelmäßig gegenseitig zu aktuellen Themen wie z.B. Agilität, Projektmanagement, Excel Pivot oder ähnliches.
Dazu kann das Team die betreffende Expertenperson anfragen und ein Termin wird festgelegt. Interessierte Mitarbeitende aus dem Team können online an dem Termin teilnehmen und sich so schnell Wissen zu unterschiedlichen Themen aneignen.