Kommunikation macht etwa 80 % des Projektmanagements aus.
Kein Wunder also, dass mangelhafte Kommunikation die häufigste Fehlerquelle in Projekten und somit die Hauptursache für Ineffizienzen, Fehlinterpretationen, Missverständnisse und Konflikte ist.
Und das hat weitreichende Folgen.
Studien zufolge verbringt jeder Mitarbeitende fünf Stunden pro Woche mit Double Work - also dem Erledigen von Aufgaben, die ein anderer schon erledigt hat. Das sind im Schnitt 260 Stunden pro Jahr!
Betriebliche Konfliktkosten machen etwa 20 % der jährlichen Personalkosten aus – Jahr für Jahr.
Das geht definitiv besser! Damit Deine Kommunikation in Projekten glänzen kann, gibt es in diesem Blog:
Doch wie lässt sich das in der Praxis umsetzen? Und warum geschieht das nicht, wenn es doch so simpel ist? Die große Krux mit der Kommunikation ist häufig: Sie passiert einfach.
Zu einem großen Anteil unbewusst und ungeplant. Und genau hier kannst Du ansetzen und mit den 3 Phasen der Kommunikation planen.
Phase 1: Planung
Plane Deine Kommunikation: Wem kommuniziere ich was, auf welchem Weg und zu welcher Zeit? Was sind meine eigenen Bedürfnisse? Was möchte ich mit meiner Kommunikation bewirken?
Der Eisberg der Kommunikation
Die externale Planung umfasst alle Faktoren oberhalb der Wasseroberfläche:
Wer kommuniziert mit wem?
Über welche Themen?
Mit welchem Ziel?
Über welchen Kanal?
In welcher Häufigkeit?
All diese Punkte hinterlegst Du in Deinem Kommunikationsplan und nach außen kommunizierst Du das z.B. bei Meetings in Form einer strukturierten Agenda.
Diese Überlegungen sollten auch Teil Deines Stakeholder-Managements sein, damit Du die Menschen, die Einfluss auf das Projekt haben, richtig ansprechen kannst.
Die internale Planung findet unter der Wasseroberfläche statt und fokussiert sich sehr stark auf Dich als Kommunikator.
Hier geht es um Deine Persönlichkeit, Dein individuelles Wertegerüst und Deine subjektiven Bedürfnisse.
Folgende Fragen bieten eine gute Hilfestellung:
Welches Ziel verfolge ich mit meiner Kommunikation?
Welche Wirkung möchte ich entfalten? Wie sollen mich die anderen wahrnehmen? Was möchte ich vertreten, ausstrahlen?
Welche Stärken und Potenziale bringe ich mit?
Für welche Werte und Bedürfnisse stehe ich ein?
Diese Fragen sind wesentliche Bausteine deiner Selbstreflexion und haben einen großen Einfluss auf die Umsetzung deiner Kommunikationsstrategie. Durch die sorgfältige Planung erlangst Du eine klare, authentische und wertschätzende Kommunikation.
Phase 2: Umsetzung
Setze Deine Kommunikation in die Tat um: Nach einer umfangreichen Vorbereitung, ist die Umsetzung Deiner Kommunikationsstrategie nun die Kür.
Meetings stellen das gängigste Kommunikationsformat dar und beanspruchen durchschnittlich 50 % der Wochenarbeitszeit eines jeden Mitarbeitenden.
Wie bereits am Anfang erwähnt: Die Krux an der Kommunikation ist, dass sie häufig einfach passiert. Das Spannende ist: Auch bei Meetings lässt sich oftmals ein ähnliches Phänomen beobachten. Sie passieren einfach.
Diese 3 Must-Haves sind das Ergebnis:
Struktur
Klare Regeln und Ziele
Fokus aller Teilnehmenden
Um diese Punkte in Deinen Meetings zu erfüllen, solltest Du folgende Punkte berücksichtigen:
Lade gezielt (nur) Personen ein, die für das Thema relevant sind.
Versende vorab eine strukturierte Agenda.
Verteile Meeting-Rollen und mache so Teilnehmende zu Beteiligten.
Mache das Ziel des Meetings klar: Geht es darum zu informieren, zu diskutieren, zu konzipieren oder zu entscheiden?
Halte dich an den Zeitplan.
Stelle sicher, dass Vereinbarungen festgehalten und nachgehalten werden.
Das vorherige Versenden der Agenda und Benennen der eigenen Erwartungen ermöglicht den Teilnehmenden, sich auf das Meeting vorzubereiten.
Es hat sich gezeigt, dass dadurch sowohl die individuelle, aktive Beteiligung während des Meetings, als auch das persönliche Commitment zu Vereinbarungen exorbitant steigen.
Um all diese Punkte im Blick zu behalten, geben wir Dir gerne unser Meeting Canvas mit an die Hand.
Es eignet sich hervorragend als Checkliste im Rahmen der Vorbereitung und dient zeitgleich als roter Faden während der Durchführung eines Meetings.
Download des Meeting Canvas als PDF
Phase 3: Steuerung
Überprüfe Deine Kommunikation und nimm Anpassungen vor: Was lief so, wie Du es geplant hast? Wo gibt es noch Verbesserungspotentiale?
Die letzte Phase der Steuerung umfasst im Grunde genommen wieder eine Reflexion.
In dieser Phase überprüfst du, ob die Umsetzung zu der Planung passt. Du wertest Rückmeldungen Deines Teams aus, holst Dir Feedback ein und reflektierst Deine Kommunikationsstruktur.
Eine gute Möglichkeit, um ein Feedback Deines Teams zu eurer Kommunikationsstrategie zu erhalten, bietet Dir:
Die Retrospektive
Wieder ein Meeting – allerdings eines, in dem Du mit Deinem Team die inhaltliche Arbeitsebene verlässt und gemeinsam die Zusammenarbeit reflektierst.
Die Durchführung einer Retrospektive ist an sich kein Hexenwerk. Hier noch ein paar Tipps aus der Praxis mit an die Hand:
Fragen:
Diese Fragen solltest Du am Ende der Retrospektive gemeinsam mit Deinem Team beantwortet haben:
Was wollen wir im Sinne unserer Kommunikationskultur beibehalten?
Was brauchen wir darüber hinaus? Was könnte uns helfen? Was probieren wir aus?
Was hat sich nicht bewährt und hat unsere Kommunikation gestört?
Wovon wollen wir mehr umsetzen?
Medien:
Idealerweise hast Du eine gewisse mediale Grundausstattung parat.
Für eine Durchführung in Präsenz bedeutet das: Whiteboard oder Flipchart, Karten oder Post-It‘s, Stifte.
Für virtuelle Retrospektiven gibt es verschiedenste Anbieter von Online-Retro-Tools. Tatsächlich reicht jedoch oft ein simples Onlineboard, auf dem ihr kollaborativ arbeiten könnt.
Setting:
Da nicht jedes Team darin geübt ist, sich außerhalb von inhaltlichen Themen auszutauschen, ist es wertvoll, zu Beginn das Ziel, den Ablauf und vor allem die Spielregeln zu definieren.
Jede Perspektive ist wichtig, jede Idee findet Gehör und alles, was besprochen wird, bleibt in diesem Raum.
Um tatsächlich auch Maßnahmen zur Verbesserung eurer Kommunikationsstrategie abzuleiten, solltest Du ausreichend Zeit einplanen. Auch wenn der Diskussionsbedarf von Team zu Team unterschiedlich ist, kannst Du mit 90 bis 120 Minuten planen.
Moderation:
Wichtig ist die Festlegung eines Moderators. Dieser stellt sicher, dass ein konstruktiver Austausch stattfindet und die Ergebnisse festgehalten werden.
Wenn möglich, ist es hilfreich, die Retrospektive durch einen externen Moderator begleiten zu lassen.
Das muss nicht zwingend jemand aus einem anderen Unternehmen sein. Vielleicht findet sich auch in einer anderen Abteilung jemand, der über moderative Fähigkeiten verfügt und Dich und Dein Team unterstützt.
Ob das im monatlichen Rhythmus oder quartalsweise erfolgt, hängt von Deiner Strategie ab. Entscheidend ist, dass Du die Anpassungen in Deine Planung einfließen lässt.
Der Mehrwert einer Retrospektive ergibt sich aus den gesammelten Erkenntnissen und insbesondere darin, wie diese anschließend in der Praxis angepasst und umgesetzt werden.
Das Ganze ist als ein revolvierender Prozess zu verstehen, den Du in regelmäßigen Zyklen in Deinem Team wiederholst.
Kommunikation ist viel zu komplex und wirkungsvoll, als dass sie einfach nur passieren sollte.
Richtig geplant und bewusst eingesetzt, stellt Kommunikation Dein mächtigstes Führungswerkzeug dar.
Entscheidend ist dabei nicht nur, was gesagt wird, sondern vielmehr, was im Vorfeld unbewusst und unterhalb der Wasseroberfläche passiert.
Wie auch in Projekten gilt: Planung ist das A und O in Deiner Kommunikation.
