1. Risiken regelmäßig erkennen und bewerten

• Identifiziere die Risiken erstmalig zum Projektstart bei der Erarbeitung des Projektauftrages.
• Überprüfe die identifizierten und die neuen Risiken einmal pro Monat.
• Nutze die Erfahrungen Deines Teams oder aus anderen Projekten.
• Bewerte die Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und nach Schadenshöhe (Bedrohungen) und Nutzenhöhe (Chancen).

Strategien bei Bedrohungen

• Vermeiden - Den Eintritt der Bedrohung um jeden Preis vermeiden. Das ist oft die teuerste Strategie.
• Mindern - Umfasst die Minderung der Eintrittswahrscheinlichkeit oder der Schadenshöhe.
• Übertragen - Dadurch soll die Minderung einer Schadenshöhe auf Partner verteilt werden (zum Beispiel bei Versicherungen oder Vertragsstrafen)  
• Akzeptieren - Handeln nach dem Kölschen Grundgesetz - Paragraph 2: Et kütt wie et kütt.

In Projekten habe ich schon erlebt, dass Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadens- bzw. Nutzenhöhe in Kategorien (gering, mittel, hoch und sehr hoch) angegeben werden. Gut zu wissen, zur Steuerung des Projektes nicht zielführend. So machst Du es besser:

• Die Verknüpfung von Kosten- und Risikomanagement hilft Dir bei der Planung und Umsetzung von Maßnahmen. Aus konkreten Zahlen kannst Du auch konkrete Maßnahmen ableiten und damit den Projekterfolg absichern.

• Wichtig ist hier zwischen Projekt- und Unternehmensrisiken zu unterscheiden und bei Bedarf mit dem Auftraggeber abzustimmen.
• Der Risikowert (Schaden oder Nutzen) bezieht sich immer auf das Projektvolumen, da das Projekt gemäß Projektauftrag nur dafür verantwortlich sein kann. Einen nach der Projektlaufzeit späteren Nutzen für das Unternehmen zu realisieren ist dann nicht mehr die Projektaufgabe.

Wie sieht das jetzt in der Praxis aus?

Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadens- oder Nutzenhöhe = Risikowert.

Beispiel (Bedrohung): Der Ausfall einer Key-Ressource ist mit eine Erwartungswert 50% und einer Schadenshöhe von 80 T€ (Ersatz durch externe Dienstleister) geschätzt. Der Risikowert beträgt also 40 T€.
Als Maßnahme wird die Besetzung eines zweiten internen Mitarbeiters für diese Position beschlossen. Die internen Kosten für diesen Mitarbeiter betragen 30 T€. Die Kosten für die Maßnahme sind also niedriger als der aktuelle Risikowert.
Das ist eine sinnvolle Entscheidung für das Projekt und langfristig für das Unternehmen.

Beispiel (Chance): Die Programmierung einer Schnittstelle wurde in der Planung mit 150 T€ geschätzt. Wie sich im Projektverlauf herausstellt, gibt es eine ähnliche Schnittstelle auf dem Markt für 20 T€ zu kaufen.
Der Aufwand für die Integration dieser Schnittstelle beträgt 30 T€. Die Nutzenhöhe beträgt 100 T€ (150 T€ - 20 T€ - 30 T€) und die Eintrittswahrscheinlichkeit liegt bei 80% (Verhandlungen und Kalkulationen laufen noch). Die aktuelle Nutzenhöhe beträgt daher 80 T€.
Es ist also sinnvoll eine Entscheidungsvorlage für den Auftraggeber zu erstellen, um diese Chance zu nutzen. Das Projekt kann damit 100 T€ einsparen.

Der Begriff "Risiko" ist in der deutschen Sprache und um Sprachgebrauch oft negativ im Sinne eine Bedrohung verbreitet.

Erfolgreiches Risikomanagement befasst sich aber nicht nur mit Bedrohungen für ein Projekt, sondern sucht gezielt nach Chancen, um mehr aus dem Projekt herauszuholen.

• Suche in Deinen Projekt nach Chancen, um sie zu nutzen, zu verbessern, zu teilen oder sie zu akzeptieren.

Gerade im Risikomanagement ist es wichtig, die Entscheider mit einzubinden, um

• mehr Unterstützung bei der Bewertung der Risiken und der Identifikation von Maßnahmen zu bekommen.
• die Verantwortung zu teilen. Regelmäßige Berichterstattung über mögliche Bedrohungen und Chancen holt die Entscheider "ins Boot".
• das Wissen und die Erfahrungen der Entscheider zu nutzen, um die "richtigen" Entscheidungen zu treffen.

• Entscheider wertschätzen vorausblickendes Handeln und eine hohe Transparenz.
• Es bleiben nicht Deine Risiken, sondern es werden gemeinsame Risiken.
• Und es hilft nicht zuletzt bei der Erhaltung Deines Arbeitsplatzes. 😉

• Du musst "das Rad" nicht jedes mal neu erfinden.
• Du nutzt die praktischen Erfahrungen von Experten.
• Du sparst einiges an Rüstzeiten im Projekt.
• Du bleibst flexibel bei der Verwendung eigener Daten.
• Du präsentierst zielgruppengerecht mit Daten und Grafiken.

Baue Dein Wissen und Deine praktischen Erfahrungen im Projektmanagement aus.

• Kenne die Beziehungen zwischen den Wissensgebieten.
• Mache in der jeweiligen Projektphase das Richtige.
• Nutze die Übersicht der Prozesse als Checkliste.
• Besuche die Masterclass Projektmanagement 4.0 😉