Was ist die "Getting Things Done" Methode?

Die GTD-Methode wurde von David Allen entwickelt und hat das Ziel, ein effektives Selbstmanagement zu fördern. Im Zentrum steht die Idee, alle Aufgaben, Gedanken und Ideen aus dem Kopf zu bekommen (der sogenannte Braindump) und in einem externen System einzusortieren. "Dem GTD-Workflow". Dieser 5-Schritte-Workflow hilft dabei, den Überblick zu behalten, "lose Enden" zu vermeiden und somit die verfügbare Zeit produktiver zu nutzen.

Der erste Schritt der GTD-Methode besteht darin, alle Gedanken, Aufgaben und Ideen aufzuschreiben. Dies kann in Form von Notizen, Aufgabenlisten oder Sprachnachrichten geschehen. Der Zweck ist, den Kopf von unnötigem Ballast zu befreien und Platz für kreatives Denken zu schaffen.

Schritt 2: Verarbeiten

Nachdem alles erfasst wurde, erfolgt die Organisation. Allen empfiehlt, die Aufgaben in Kategorien wie Arbeitspakete, Einzelaufgaben, "Irgendwann" oder "Warten" zu unterteilen.
Diese Struktur ermöglicht anschließend eine klarere Priorisierung der Aufgaben.

Schritt 3: Organisieren

Ein Schlüsselelement der GTD-Methode ist das sofortige Entscheiden über Aufgaben durch die Sortierung in den GTD-Workflow.
Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledige sie sofort.
Bei längeren Aufgaben überlege, ob du sie selbst erledigen kannst oder ob du sie delegieren solltest.

Schritt 4: Durchsehen

Regelmäßige Reflexion ist ein wichtiger Bestandteil der GTD-Methode. In regelmäßigen Abständen nimmst du dir Zeit, deine Aufgaben zu überprüfen, zu aktualisieren und neu zu bewerten. Dadurch bleibst du flexibel und kannst auf Veränderungen reagieren.
Hier empfiehlt es sich, täglich einen Blick auf die Planung für den Folgetag zu werfen und einmal pro Woche die Folgewoche zu betrachten.

Schritt 5: Erledigen

Sobald du bereit bist die Aufgabe(n) zu erledigen, frage dich u.a. wie viel verfügbare Zeit dir bleibt, wie viel Energie du gerade dafür hast, aber auch was du aktuell zur Erledigung tun kannst.

Möglicherweise fehlen dir relevante Informationen oder Zuarbeiten von Kolleg:innen. Dies hilft dir die Aufgaben zu priorisieren und schlussendlich zu erledigen.

Der innere Schweinehund: Ein ständiger Begleiter

Der ständige Begleiter im Kampf um produktives Selbstmanagement ist oft der "innere Schweinehund".
Diese innere Stimme neigt dazu, uns davon abzuhalten, wichtige Aufgaben anzugehen und uns stattdessen zu Ablenkungen oder scheinbar dringenden, aber unwichtigen Aufgaben zu verleiten.
Die "Getting Things Done" Methode (GTD) kann als wirksames Werkzeug dienen, um diesen wohlwollenden, aber prokrastinierenden Freund, von Neuem zu überzeugen.

Bevor du dich jedoch der GTD-Methode widmest, ist es entscheidend, dich mit dem inneren Schweinehund auseinanderzusetzen. Diese innere Barriere muss überwunden werden, um die Grundlage für eine effektive Umsetzung von GTD zu schaffen.

Hierbei helfen 6 kleine Schritte:

1. Erkenne den Schweinehund - mache dir bewusst, dass hier deine behütende und bequeme Stimme spricht, nicht deine Fähigkeiten und Motivation
2. Definiere das „Warum“ - Gebe deiner neuen Herausforderung einen Sinn
3. Erkenne deine Stärken und Schwächen - Baue deine Stärken weiter aus und nutze deine Schwächen zu deinem Vorteil
4. Betrachte den Weg, nicht nur das Ziel - Kleine Ziele auf dem Weg zum Großen sind bereits Erfolge!
5. Anfangen - Beginne mit dem Neuen, wie z.B. die Gewöhnung an die GTD-Methode und warte nicht bis alle Unsicherheiten geklärt sind. Lösungen finden sich auch im Verlauf
6. Starte Neues - Routinen / Veränderungen sind wie Muskeln, man muss sie trainieren, damit sie stark werden und bleiben (Dr. Stefan Frädrich)

So schaffst du die ersten Schritte, um den inneren Schweinehund in Form von Prokrastination, Selbstzweifel oder mangelnder Motivation zu besiegen.