Um das Management meiner Stakeholder anzugehen, ist es notwendig zu wissen, wer diese Stakeholder sind. Genau diese Frage habe ich den Teilnehmenden der Live Session unserer Masterclass Projektmanagement 4.0 gestellt. Hier ein paar der Ergebnisse:

Projekt A

• Vertrieb
• Einkauf
• Öffentlichkeitsarbeit
• Qualitätsmanagement
• Kunden und Eigentümer
• Subunternehmen
• Städte/Gemeinden
• Planungsbüro
• Auftraggeber
• Teamleitung

Projekt B

• Interessenten
• Externe Dienstleister
• Betriebsrat
• PMO
• Einkauf
• Vertrieb
• Vertriebsgesellschaften
• Versand
• Marketing
• Produkt Manger
• Auftraggebende

Projekt C

• Unternehmenskommunikation
• Veranstaltungsmanagement
• Onboarding Arbeitsgruppe
• Vorstand
• Geschäftsführung
• Vorgesetzte
• Arbeitsdirektorat
• Human Ressources

Projekt D

• Dienstleister
• Planungsbüro
• Einkauf
• Ortsgemeinde
• Anwohnende
• Naturschutzbehörde
• Weitere Behörden

Wie Du siehst, ist das Ergebnis der Umfrage nicht aus einem einzigen Projekt, sondern aus vier unterschiedlichen Projekten. Nichts destotrotz wiederholen sich einige Stakeholdergruppen immer wieder.

Wenn Du in Deinem nächsten Projekt also Deine Stakeholder zusammenstellst, suche Deine Unterlagen der vorangegangenen Projekte heraus und schau, ob Du niemanden vergessen hast. Eine Rücksprache und ein Vergleich mit Projektmanagern aus anderen Projekten sind hier ebenfalls hilfreich. Eine weitere gute Anlaufstelle für solche Unterlagen ist das Projekt Management Office (PMO), die Dir gute Rezepte für Deine Projekte liefern können.

Doch warum ist ein ausgefeiltes Stakeholdermanagement so wichtig? Um die Relevanz deutlich zu machen, werfen wir mal einen Blick auf ein bekanntes Beispiel dafür, wie Stakeholdermanagement nicht laufen sollte.

Stuttgart 21 ist ein umstrittenes Großprojekt in Deutschland, dass den Umbau des Stuttgarter Hauptbahnhofs und die Anbindung an die geplante Schnellbahnstrecke nach Ulm vorsieht. Das Projekt ist eines der größten Infrastrukturvorhaben des Landes und sieht eine grundlegende Veränderung des Bahnhofs und des Schienennetzes vor.

In Bezug auf das Stakeholdermanagement gab es mehrere Probleme, die das Projekt stark beeinträchtigt haben. So stark, dass das ursprünglich veranschlagte Budget von 4,5 Milliarden Euro mehrfach überschritten wurde. Die tatsächlichen Kosten stiegen auf über 9 Milliarden Euro an, was zu öffentlicher Empörung und politischer Kritik führte. Das Resultat waren massive Verzögerungen. Die geplante Fertigstellung war ursprünglich für 2019 vorgesehen, wurde jedoch aufgrund von technischen Herausforderungen und Protesten immer weiter nach hinten geschoben. Nach dem letzten Stand im Juni 2023 steht das Versprechen, dass Stuttgart 21 Ende 2025 in Betrieb geht. Sechs Jahre später als zu Beginn geplant.

Schauen wir uns doch mal an, was in Bezug auf das Stakeholdermanagement hier schiefgelaufen ist:

• Fehlende Kommunikation und Transparenz: Ein Hauptproblem beim Projekt Stuttgart 21 war die unzureichende Kommunikation mit den betroffenen Stakeholdern. Die Projektverantwortlichen versäumten es, frühzeitig und transparent über die geplanten Veränderungen zu informieren und die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger ernsthaft anzuhören.
• Bürgerproteste und Widerstand: Die unzureichende Einbindung der Bevölkerung führte zu massiven Bürgerprotesten und Widerstand mit über 600 Kundgebungen gegen das Projekt. Es entstanden Protestbewegungen, die das Projekt immer wieder verzögerten und in Frage stellten.
• Kosten und Zeitrahmen: Das Projekt Stuttgart 21 geriet durch die Proteste und politischen Debatten in erhebliche finanzielle Schwierigkeiten und verzögerte sich stark. Die steigenden Kosten und Verzögerungen führten zu einem Vertrauensverlust bei den Stakeholdern und in der Öffentlichkeit.
• Politische Einflussnahme: Das Projekt wurde auch durch politische Interessen beeinflusst, was das Stakeholdermanagement zusätzlich erschwerte. Die unterschiedlichen politischen Standpunkte und Wechsel in der Regierung führten zu Unsicherheiten und veränderten Prioritäten.
• Mangelnde Berücksichtigung von Anliegen: Einige Gruppen fühlten sich nicht angemessen in die Planungsphase einbezogen und sahen ihre Bedenken und Interessen nicht ausreichend berücksichtigt. Dies führte zu einem Vertrauensverlust und verstärkte die Widerstände.

Das Beispiel von Stuttgart 21 verdeutlicht eindrücklich, wie wichtig ein effektives Stakeholdermanagement für komplexe Großprojekte ist. Das gilt jedoch ebenso für kleinere Projekte, auch wenn die Auswirkungen in der Regel geringer sind.

Die frühzeitige Einbindung der betroffenen Stakeholder in die Projektplanung, eine transparente Kommunikation und eine ernsthafte Berücksichtigung ihrer Anliegen und Bedenken sind von entscheidender Bedeutung, um Projekte erfolgreich umzusetzen und mögliche Konflikte zu minimieren.

Erstelle eine umfassende Liste aller relevanten Stakeholder. Hierbei kannst du auf Dokumente vergangener Projekte zurückgreifen, Brainstorming-Sitzungen oder Workshops mit deinem Kernteam durchführen, das Organigramm des Unternehmens nutzen oder deine Stakeholder Liste mit jenen anderer Projektmanager abgleichen.

Nach diesen Schritten solltest du eine solide Grundlage für das weitere Vorgehen haben - Deine Grundzutaten liegen bereit.

Im nächsten Schritt bewertest du die identifizierten Stakeholder hinsichtlich ihres Einflusses und Interesses. In der Praxis hat sich eine Bewertung auf einer Skala von 1 bis 9 bewährt. Anhand dieser Bewertungen ergibt sich eine Einordnung in eine Stakeholder-Matrix.

Diese Einordung gibt Dir die Möglichkeit vier Prioritätsgruppen zu unterteilen und deren Einbindungsstrategie in das Projektgeschehen zu planen, was uns schon zum nächsten Schritt bringt.

Im dritten Schritt legst du Maßnahmen fest, um die jeweiligen Relevanzgruppen zu informieren. Hier ein paar Beispiele aus der Praxis wie die Kommunikation aussehen kann:

A – umfangreich informieren und einbeziehen:

• Regeltermin
• Statusmeeting
• Working-Sessions
• Regelmäßige Infomail

B – gut informieren und einbeziehen:

• Infomail
• Telefonate
• Statusbericht

C – regelmäßig informieren:

• Meilensteine kommunizieren
• Flyer / Newsletter
• Teamscall / Infomail
• Infoveranstaltung

D – ausreichend informieren:

• Bedarfstermine
• Dokumentation
• Infomail
• Infoveranstaltung

Anschließend informierst du die Stakeholder gemäß ihrer festgelegten Einbindung. Dabei spielt die passende Kommunikation eine entscheidende Rolle. Eine klare, authentische und respektvolle Kommunikation basiert auf interne Kommunikationsfragen wie:

• Welches Ziel verfolge ich mit meiner Kommunikation?
• Welche Wirkung möchte ich erzielen? Wie sollen mich andere wahrnehmen? Welche Botschaft möchte ich vermitteln?
• Welche Stärken und Potenziale kann ich einbringen?
• Welche Werte und Bedürfnisse vertrete ich?

Wie du deine Kommunikation effektiv planst, umsetzt und steuerst, erfährst du in diesem Blogbeitrag von Miriam.

Die erste Phase des Stakeholdermanagements, die Identifikation, erfolgt früh im Projektverlauf, meist in der Initiativ- oder Definitionsphase. Dennoch ist dieser Schritt nicht endgültig abgeschlossen. Besonders bei längeren Projekten mit vielen Beteiligten ist es ratsam, die Stakeholder Liste regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Das gilt gleichermaßen für die darauffolgenden Schritte.

Das Interesse und der Einfluss der Personen werden sich im Verlauf des Projekts ändern. Manche Personen, wie zum Beispiel Dienstleister, begleiten das Projekt nur zeitweise, haben aber in dieser Phase einen großen Einfluss.

Eine kontinuierliche Analyse und Anpassung des Stakeholdermanagements ist daher für eine erfolgreiche Umsetzung von essenzieller Bedeutung - quasi wie das Abschmecken und Verfeinern Deiner Soße mit den richtigen Gewürzen.