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Was ist Time Boxing?

Seit Monaten liegt das neue Regalbrett eingepackt im Flur herum, die Fenster muss ich dringend putzen und in der Küche stapelt sich das Altglas. Meine Motivation Ordnung zu schaffen scheint völlig abhandengekommen zu sein – es kommt ja momentan eh niemand zu Besuch.

Doch dann kündigen sich spontan die Eltern zum Besuch an: In Windeseile hängt das Brett an der Wand, Fensterputzen dauert gar nicht so lange wie ich dachte und das Altglas verschwindet zumindest schon einmal im Auto. Zeitaufwand für meine Aufräumaktion: Circa eine Stunde. Wieso ging das in den letzten Wochen nicht?

Wer kennt es nicht? Bestimmte Aufgaben, egal ob privat oder im Job, schiebt man wochenlang vor sich her, bis die Deadline so nahe rückt, dass nur noch eine Nachtschicht helfen kann. Das war schon in der Schule oder in der Uni so: Ist der Druck da, kann man plötzlich effektiver und effizienter arbeiten als je zuvor.

Wieso kann man manche Dinge nur mit Zeitdruck erledigen und gibt es eine Möglichkeit auch ohne extern gesetzte Deadlines effektiver Aufgaben zu erledigen?

Die Antwort lautet: Ja, mit Time Boxing.

 


Was ist Time Boxing?

Was fehlt uns eigentlich, wenn wir nur unter Druck die Motivation aufbringen, bestimmte Aufgaben zu erledigen? Die Antwort lautet Disziplin durch intrinsische Motivation. Intrinsische Motivation führt dazu, dass wir selbst bestimmt Dinge tun, weil sie uns erfüllen und Spaß machen. Bei Aufgaben, die uns schwerfallen, kann das Prinzip des Time Boxings die Lösung sein.

Time Boxing ist ein Zeit Management Verfahren, was vor allem im agilen Projektmanagement wie z.B. der SCRUM-Methode genutzt wird. Die Methode funktioniert, indem feste Zeitblöcke (Time Boxes) für Aufgaben reserviert werden.

Um ein gutes Ergebnis zu generieren, muss vor Beginn des Zeitblocks genau definiert sein, was am Ende erreicht werden soll. Statt mit einer Aufgabe also einfach anzufangen, ohne ein Ende in Sicht, gibt das Time Boxing eine klare Struktur vor, die genau zeigt, wann welche (Teil-)Aufgabe erledigt sein muss. Je nach Aufgabe können die Zeitblöcke unterschiedliche Längen haben – Minuten, Stunden oder sogar Tage.

Agile Jonglage mit Fokus durch Time Boxing!

Ein wichtiges Thema im agilen Arbeiten ist Fokus. In der modernen Arbeitswelt wird zunehmend von uns erwartet, mit vielen Themen und To Do's gleichzeitig zu jonglieren. Wir haben Projekte nebeneinander laufen und bewältigen täglich unzählige verschiedene Aufgaben.

Diese Jonglage kann dazu führen, dass wir uns auf Aufgaben nicht mehr richtig konzentrieren können und unseren Fokus verlieren. Im Agilen spricht man davon, in einen Flow Zustand zu kommen, in dem wir fokussiert und konzentriert bei der Sache sind.

Time Boxing ist eine Methode, um diesen Flow Zustand durch die strukturierte Planung unserer Zeit zu erreichen und uns nicht in Details zu verlieren.

In einem agilen Team kann das Time Boxing Bestandteil der Scrum Meetings sein. Ob im Daily, Weekly, Planning oder Refinement - wichtig ist immer, dass es für Themen und Meeting- Blöcke eine feste Dauer und einen bestimmten Zweck gibt.

Ein Daily beispielsweise dauert nur 15 Minuten und soll einen Überblick über den Status Quo geben, während ein Planning-Meeting bis zu zwei Stunden dauern kann und den Zweck hat, einen Sprint vorzuplanen.

Time Boxing hat das Ziel, den Zweck der verschiedenen Meetings in den Vordergrund zu setzen. Eine Time Box wird abgeschlossen, auch wenn nicht alle Inhalte des Meetings Platz in der Time Box gefunden haben. Ziel des Time Boxing als agile Methode ist es, die Effizienz eines Projektes oder von einzelnen Besprechungen zu erhöhen.


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Tipps für den Einsatz der Methode

Die Methode hat den großen Vorteil, dass die Einführung und der Einsatz keine wochenlange Vorbereitung, Übung oder gar Schulung benötigt. Sie ist verständlich und jeder kann sie anwenden.

Time Boxing lässt sich auch mit anderen Methoden verwenden z.B. den Liberating Structures.

Um Timeboxing effektiv einzusetzen haben wir ein paar Tipps gesammelt:

 

Überblick

Verschaffe Dir zunächst einen Überblick über Deine Aufgaben. Das funktioniert am besten mithilfe einer To Do Liste, die alle Aufgaben übersichtlich darstellt. Hierfür gibt es z.B. auch die Getting Things Done (GTD) Selbstmanagement-Methode, die Dir hilft To dos zu strukturieren und geordnet festzuhalten.

Mithilfe von GTD kann der gesamte Alltag mit kontextbezogenen Aufgabenlisten erfasst werden. Die Methode bedarf einiger Übung und ist zunächst relativ aufwendig, es lohnt sich aber.

Zeitplanung

Nachdem Du einen Überblick über alle Methoden hast, versuche einzuschätzen, wie lange Du für die einzelnen Aufgaben brauchen wirst. Achte aber darauf genug Pausen einzuplanen. Sowohl im privaten Arbeitsalltag als auch bei Team Meetings ist es wichtig, sich Zeit für die realistische Einschätzung des Zeitaufwands der einzelnen Themenbereiche zu nehmen. Nur dann kann das Time Boxing auch funktionieren.

Ein Hilfsmittel, um genug Pausen einzuplanen, kann die Pomodoro-Methode sein. Bei dem Konzept sind feste Zeitblöcke und feste Pausen terminiert. Arbeitet man beispielswiese 2 Stunden lang, gibt es 4 Zeitblöcke á 25 Minuten, zwischen denen jeweils 5 Minuten Pause eingeplant sind.

Puffer

Unerwartete Störungen oder Ereignisse sollten unbedingt mit eingeplant werden. Nur wenn im Voraus schon der zeitliche Mehraufwand berücksichtigt wird, kann die festgelegte Zeitplanung eingehalten werden.

Nutzt man Timeboxing für die Planung des persönlichen Arbeitstages empfehlen wir Dir eine Puffer-Zeitblock einzuplanen, die am Ende des Tages für Mehraufwand oder den Fall, dass die geplante Zeit überzogen wurde, genutzt werden kann. Auch in Meetings sollte die Zeit nicht bis zum Anschlag ausgenutzt werden, sondern immer eine Time Box für abschließende Fragen oder Diskussionen eingeplant sein.

Disziplin bei der Umsetzung

Das Konzept von Time Boxing kann nur funktionieren, wenn Du Dich auch wirklich auf das Verfahren einlässt. Die Hälfte der Woche mit Time Boxes zu planen und die andere Hälfte nicht, wird dazu führen, dass Du in alte Muster zurückfällst.

Im Team muss eine Bereitschaft geschaffen werden, die Zeitblöcke einzuhalten, auch wenn das bedeutet, Themen manchmal nicht direkt zu Ende zu bringen.


Die Vorteile von Time Boxing

  • Die psychologische Macht der Deadlines: Beim Time Boxing wird vom Parkinsonschen Gesetz profitiert, welches besagt, dass Du für eine Aufgabe so lange brauchst, wie Zeit zur Verfügung steht. Gibst Du Dir 60 Minuten für eine Aufgabe, schaffst Du sie auch in der Zeit, obwohl Du früher vielleicht viel länger gebraucht hast. Probiere Es selbst!
  • Konzentration: Durch die Vermeidung von Multitasking kannst Du Dich auf eine einzelne Aufgabe viel besser fokussieren und konzentrieren, was am Ende zu besseren Ergebnissen führen wird.
  • Überblick: Sowohl bei Projekten als auch im privaten Berufsalltag führt die Einteilung in Zeitblöcke dazu, dass Du den Überblick über die gesamten To Do’s nicht verlieren kannst.
  • Perfektionismus: Du kannst bei Aufgaben nie ein Ende finden, weil alles bis ins kleinste Detail perfekt sein muss? Durch Time Boxing wirst Du gezwungen einen Schlussstrich zu ziehen.
  • Prokrastination: Durch Time Boxing weißt Du automatisch, dass die ungeliebte Aufgabe bald schon erledigt sein wird und Du kommst weniger in Versuchung To Do’s aufzuschieben

Beim Konzept des Time Boxings handelt es sich um eine Zeit-Management-Methode, die jeder erlernen kann und die keiner großen Übung bedarf.

Die Methode eignet sich jedoch nicht für alle Arten von Aufgaben. Kundengespräche, oder Aufgaben, die möglichst sorgfältig ausgeführt werden müssen, können nicht getimeboxed werden.

Bei Routineaufgaben oder in Team Meetings eignet sich die Methode jedoch sehr gut, um Produktivität, Konzentration und effektives Arbeiten zu steigern.


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