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Erfolgreiche Projektsteuerung mit agilen Teams im Online-Format

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Matthias Gärtner

Gründer und Geschäftsführer der RUHR PM GmbH

Unser erstes Business Breakfast im Online-Format

Bisher fanden unsere PM-Nuggets als Business Breakfast statt. Locker ankommen, Kaffee trinken, Brötchen essen und entspannt Netzwerken. Aber zur Zeit wird unser Leben von Corona dominiert, sodass wir auf unsere digitalen Medien ausweichen mussten. Hinterher fragt man sich auch, warum wir auf die Idee nicht schon eher gekommen sind.

Das Format wurde sehr gut angenommen. Statt der bisher angemeldeten 8 Teilnehmer hatten wir 22 Gäste in der Online-Veranstaltung.

In der alten Lampenstube der Zeche Bonifacius in Essen-Kray waren die beiden Vortragenden Matthias Gärtner (als Projektmanager) und Stefan Wozny (als Product Owner) mit dem gebotenen Mindestabstand anwesend.

Wie is et? - Der Einstieg in die Online-Umfrage

Am Anfang wollten wir natürlich wissen, wie unsere Teilnehmer so drauf sind und welche Erwartungen und Vorkenntnisse sie mitgebracht haben. Die Fragen wurden in einem Online-Tool angezeigt und die Teilnehmer konnten mit ihrem Mobiltelefon die Antworten auswählen oder frei eingeben. Sobald die Antworten gesendet wurden, waren sie auf dem Bildschirm sofort sichtbar.

Die Stimmung war überwiegend gut bis sehr gut. Bei den Erwartungen ragten "Ideen", "Impulse" und "Spaß" heraus.

Interessant waren auch die Antworten auf die Frage, ob in den jeweiligen Unternehmen Statusberichte sowohl für klassische als auch für agile Projekte zum Einsatz kommen. Das 15 von 17 der Befragten in klassischen Projekten Statusberichte einsetzen, war zu erwarten. Dass es in agilen Projekten doch 9 von 17 sind, hat uns positiv überrascht.

Klassische und agile Projektumsetzung

Im ersten Teil ging es um die Unterschiede und Gemeinsamkeiten in der Umsetzung von klassischen und agilen Projekten. Anhand der gezeigten Flipcharts erläuterten die beiden Vortragenden ihre Sicht.

Unterschiede:
  • Laufzeit
  • Magische Dreieck
  • Erwartungen von Auftraggeber und Einkauf
  • Flexibilität bei Änderungen
  • Mitwirkung des Kunden
  • Mitwirkung der Dienstleister/Partner
Gemeinsamkeiten:
  • Vision
  • Projektauftrag
  • Statusberichte
  • Projektabschluss

Projektauftrag - Grundlage des Projekterfolgs

Der Projektauftrag ist ein formelles Dokument, durch das das Projektvorhaben genehmigt wird und der Projektleiter bevollmächtigt wird, die Projektarbeiten zu planen und zu steuern, sowie Ressourcen der Organisation für Projektvorgänge einzusetzen (Projektdefinition nach PMI).

Der Projektauftrag gibt die "Leitplanken" für die Steuerung der Umsetzung des Projektvorhabens im Sinne des Auftraggebers vor. Innerhalb dieser Leitplanken wird die Umsetzung in steuerbaren Einheiten ("Etappen") geplant und umgesetzt. Nach Beendigung einer "Etappe" werden die Ergebnisse in Statusberichten aufbereitet.

Ziel des Projektauftrages:
  • Gemeinsames Verständnis zum Projekt (AG, PL)
  • Dokumentation der Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
  • Autorisierung des Projektleiters zur Projektumsetzung
  • Einbindung des Projektes in das Projektportfolio der Organisation

Statusbericht für agile Umsetzung

Der Statusbericht für agile Teams ist wahrlich kein Hexenwerk, da alle Informationen bereits vorliegen. Anhand der Srcum-Methode lassen sich die Informationsquellen einfach beschreiben.

Komponenten des Statusberichtes:
  • Ergebnisse der letzten Berichtsperiode - Ergebnisse des Reviews
  • Probleme / Maßnahmen / Entscheidungsbedarfe - Ergebnisse aus Retrospektive und Impediments
  • Vorhaben in der nächsten Berichtsperiode - Ergebnisse aus dem Planning
  • Fortschritt insgesamt - Diagramm "Burn up" mit Velocity

Feedback der Teilnehmer

"Applaus ist das Brot des Künstlers" lautet das Zitat von Johannes Gross. Uns hat das breite positive Feedback sehr gut gefallen. Vielen Dank auch an unsere Teilnehmer, die mit ihren Fragen im Chat den Dialog aktiv gefördert haben.

Auch wenn wir wieder unser Präsenz-Format mit Frühstück und Netzwerken auflegen können, werden wir weiterhin das Online-Format mit einbinden. Wir freuen uns schon darauf. Bleib gesund und aktuell Zuhause.

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