Risikomanagement in Projekten – muss das sein?

„No Risk, no Fun – im Blindflug durch das Projekt“

Nein, es geht auch ohne. Dann lebst Du mit den Ereignissen, die zufällig und manchmal überraschend passieren. Ist allerdings nicht mein Ding.

In unserem täglichen Leben gehen wir regelmäßig mit Risiken bewusst oder unbewusst um.

So war in der vergangenen Woche ein Sturmtief angesagt. Also kurzer Check: lose Teile auf dem Balkon oder im Garten, Fenster gut verriegelt, Regenjacke anziehen, Schirm dabei und zum Schluss die Überlegung: „Will ich wirklich unter diesem alten schrägen Baum parken?“.

Risikomanagement in Projekten - wie geht das?

„Es gibt nichts Gutes, außer man tut es“

Das gilt sowohl bei Erich Kästner als auch beim Risikomanagement, doch wie startest Du am besten mit Risikomanagement in Deinen Projekten?

Wie bei so vielem: Einfach anfangen!

Schon bei der Erstellung des Projektauftrages solltest Du die bekannten Risiken identifizieren.
Wenn Du es zum ersten Mal machst, tausch Dich mit Deinem Team aus, was welche positiven oder negativen Ereignisse Dein Projekt beeinflussen können.

Die anderen können in hrer Erfahrungskiste stöbern, was ihnen alles schon widerfahren ist.

Dann reichere die Daten mit Informationen (Bedrohung oder Chance, Strategie, Status etc.) an, um die Risiken besser einzuordnen.

Und dann geht es um die Bewertung der Risiken.

In der Bewertung der Risiken geht es immer um die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkungen auf das Projekt.
Die Eintrittswahrscheinlichkeit in Prozent oder Stufen (unwahrscheinlich, gering, mittel, hoch und absehbar) ist hier nicht das Problem.

Die Auswirkungen in niedrig, mittel, hoch und kritisch einzustufen ist einfach, aber raubt Dir die Handlungsfähigkeit in den Maßnahmen, denn diese kosten oft Budget.

Deutlich hilfreicher ist es, den Bezug zum Projektbudget herzustellen.

Zum Beispiel das Risiko „Ausfall einer internen Key Ressource“ soll kompensiert werden mit einer externen Ressource. Diese benötigt zur Einarbeitung mehr Zeit und kostet in der Regel mehr als die interne Ressource.

Einfaches Rechenbeispiel:

• Interne Ressource: 100 PT á 600 € = 60.000 €
• Externe Ressource: 100 PT á 800 € = 80.000 € + 10.000 € Einarbeitung
• Auswirkung auf das Projekt: 30.000 € (sinkt im weiteren Projektverlauf)
• Eintrittswahrscheinlichkeit: 20% (Ihr habt da eure eigenen Erfahrungen)
• Risikowert: 30.000 € * 20% = 6.000 € (die Ihr im Projektbudget verankern solltet)

Risikomanagement in Projekten - was machen wir (nicht)?

Paragraph 2 des Kölschen Grundgesetzes: „Et kütt wie et kütt“

Was bedeutet der Paragraph 2 für Dich und Deinen Umgang mit Risiken?

„Füge Dich in das Unabwendbare, Du kannst ohnehin nichts am Lauf der Dinge ändern.“ oder „Hab keine Angst vor der Zukunft.“

Das Sturmtief Ela hat 2014 viele Schäden hinterlassen. Das Eintreten von manchen Risiken kann nicht verhindert werden. Aber reicht das aus, um solche Risiken zu ignorieren?

Aus meiner Sicht nicht. Wenn die nahenden Risiken gesehen werden, können immer noch Maßnahmen zur Senkung der Schadenshöhe getroffen werden.

Daher mein Tipp: Nimm alle Risiken, die Du siehst, mit in Dein Risikoregister mit auf und bewerte diese nach Schadenhöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit. Der Aufwand, zum Beispiel einmal im Monat die Risiken neu zu bewerten, hält sich im Verhältnis zu den möglichen Schäden in Grenzen.

Und dann sind da noch die ungesehenen Chancen, die Risiken mit positiver Auswirkung. Diese kommen aus meiner Erfahrung in den Projekten weniger zur Geltung. Das könnte folgenden Ursachen haben:

1. Risiken sind grundsätzlich negativ belegt, daher gehören Chance nicht dazu
2. Risikomanagement und insbesondere mit Chancen wird nicht praktiziert
3. Der Umgang mit Chancen erfordert einen hohen Aufwand

Wie ist das bei Dir: Planst Du in Deinen Projekten regelmäßig mit Risiken und Chancen?