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Kostenmanagement – 3 Regeln für den Projekterfolg

Matthias Gärtner

Gründer und Geschäftsführer der RUHR PM GmbH

Das magische Dreieck des Projekterfolgs

Wenn Projekte scheitern, wird der Misserfolg des Projektes immer am "magischen Dreieck" des Projektmanagements gemessen:

  • Termine (Time) - wurde die Meilensteine eingehalten?
  • Kosten (Budget) - ist das Projekt im Budgets geblieben?
  • Inhalte (Scope) - entspricht das Ergebnis dem Projektauftrag?

Der Projekterfolg hängt noch von anderen Komponenten, wie

  • Projektauftrag, Projektorganisation und Beschaffung
  • Risikenmanagement und Stakeholdermanagement
  • Projektkommunikation und Projektsteuerung

ab. In der Beurteilung des Projekterfolges wird auf diese Komponenten eher selten zurückgegriffen.


Was funktioniert in der Regel und was nicht?

Aus meiner Erfahrung sind viele Projektleitende und ihre Teams in fachlichen Fragestellungen sehr gut aufgestellt. An der inhaltlichen Umsetzung scheitert ein Projekt selten.

Viele Projekte haben einen ordentlichen Terminpläne, an dem sich orientiert werden kann. Diese Pläne sind für viele Teams verständlich und sie können sich bei der Umsetzung danach richten.

Am häufigsten ist in den Projekten das Kostenmanagement nicht erfolgreich. Dafür gibt es folgende Gründe:

  • Kostenmanagement wird nicht gemacht (zum Beispiel in reinen internen Projekten mit "Eh-da-Kosten")
  • Kostenkontrolle erfolgt außerhalb des Projektes (Projektbudget und Rechnungen im Controlling)
  • Kostensteuerung erfolgt viel zu spät in den Projekten (erst, wenn Budgets "aus dem Ruder laufen")

Regel 1 - Sicher Dir das Budget, welches Du für das Projekt benötigst

Das Budget für das Projekt wird oft als "auftraggeber-gegeben" durch die Projektleitung hingenommen. Mit dem Erarbeitung eines Projektauftrages ist die Projektleitung in der Lage die Kosten viel besser als der Auftraggeber (z.B. im Business Case) abzuschätzen. Diese erste Gelegenheit, am Projekterfolg zu arbeiten, sollte sich die kluge Projektleitung nicht entgehen lassen.

Stelle anhand der umzusetzenden Aufgaben mit Hilfe eines Projektstrukturplans (PSP) ein übersichtliche Kostenverteilung für Dein Projekt auf. Lasse auf jeden Fall die bekannten Projektrisiken in Höhe des Risikowertes (= Eintrittswahrscheinlichkeit * Schadenhöhe) einfließen. Damit erhältst Du ein zu genehmigendes Budget, welches mit der Unterzeichnung des Projektauftrages zu den Leitplanken des Projektes gehört. Sollte das zu genehmigende Budget deutlich vom gesetzten Budget abweichen, kann man bei gewissenhafter Kalkulation das dem Auftraggeber gut erläutern.


Regel 2 - Übernehme aktiv die Budgetverantwortung

Mit der Genehmigung des Projektauftrages und dem Projektbudget hat die Projektleitung die volle Hoheit über die Verwendung des Projektbudget im Sinne des Projekterfolgs. Nutze das Zusammenspiel von Risikomanagement und Kostenmanagement, um Dein Projekt einfach erfolgreich zu machen.

  • Beispiel 1: Eine interne Key-Ressource steht Ihnen ad hoc nicht zur Verfügung. Dieses Risiko (als Bedrohung) ist schon im Projektauftrag verankert. Kalkuliere den Ersatz dieser Ressource durch interne oder externe Ressourcen und setze die neuen Ressourcen richtig ein.
  • Beispiel 2: Für die Anbindung eines externen IT-Systems hatte man eine Eigenentwicklung geplant. Der Anbieter des Systems kann jetzt eine standardisierte Schnittstelle liefern. Auch diese Möglichkeit hatte man als Risiko (als Chance) im Projektauftrag aufgenommen. Entscheide im Sinne des Projekterfolgs.

Binde bei solchen Entscheidungen den Auftraggeber (zum Beispiel in Form einer Entscheidungsvorlage) mit ein. Es zeichnet Dich als professionellen Projektmanager oder Projektmanagerin aus.


Regel 3 - Behalte die Kosten von Anfang an im Griff

Nach der Genehmigung des Projektauftrages mit dem Projektbudget plane die Kostenverteilung entsprechend der Abrechnungszyklen. Diese erfolgen in der Regel monatlich. Die Kostenzuordnung ergibt sich entsprechend der festgelegten PSP-Stuktur nach Arbeitspaketen und Ressourcen.

Nach jedem Abrechnungszyklus liegen neue Istzahlen vor. Verlasse Dich nicht auf die Rechnungslegung der Dienstleister oder die Kontierung der Mitarbeitenden.

Bestimme ab dem ersten Zyklus mit der Earned-Value-Methode den aktuellen Fertigstellungswert und damit die Prognosen für Projektkosten und  Abschlusstermin. Die dazu benötigten Kennzahlen liegen in Projekten in der Regel vor oder lassen sich einfach ermitteln.

Berichte regelmäßig dem Auftraggeber über den Fortschritt und die Prognosen der Kosten und Termine.


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